Координаторы конференций или организаторы встреч обычно участвуют во всех аспектах конференции, от подписания первоначальных контрактов до уборки в последний день мероприятия. Между ними есть широкий круг обязанностей, с которыми вы можете столкнуться. С 2014 года в этой области появились значительные возможности, которые, как ожидается, продлятся как минимум до 2024 года, поскольку Бюро статистики труда прогнозирует рост занятости для координаторов конференций примерно на 10 процентов.
$config[code] not foundДо планирования
Как координатор, вы должны убедиться, что все детали, необходимые вашим клиентам, изложены в контракте в письменной форме, прежде чем вы начнете готовиться к конференции. Вы встретитесь с руководителем организации на конференции, чтобы выяснить детали, например, сколько из них ожидается, какие блюда и закуски необходимы, из какой целевой аудитории состоит, какова цель конференции и какой бюджет ограничения клиент находится под. Кроме того, вам нужно будет договориться с поставщиками, учреждениями и другими поставщиками услуг и записать общую стоимость мероприятия. У вас обычно есть бюджет, в котором вы должны работать.
Организовать мероприятие
После того, как вы доработали все детали того, где будет проходить мероприятие и кто будет предоставлять услуги, вы будете нести ответственность за организацию этих деталей в бесперебойную работу. Вам нужно выяснить, какие залы будут использовать разные докладчики, в зависимости от того, насколько популярным будет семинар и сколько гостей планируют приобрести билеты на банкет. Вместе со своим клиентом вы будете нести ответственность за выбор меню, расстановку столов и развлечений, а также за организацию микрофонов и аудиовизуальных потребностей колонок. Если участники остановились в отелях, отличных от места проведения конференции, вам, возможно, придется организовать для них транспорт. К моменту проведения мероприятия вы должны были составить подробное расписание и список контактов для каждого сервиса.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемМониторинг событий
Ожидается, что во время конференции вы будете на связи, чтобы позаботиться о последних запросах и убедиться, что поставщики находятся там, где они должны быть. В начале первого дня вы совершите экскурсию по объекту, чтобы убедиться, что выставочные стенды установлены надлежащим образом, что отель готов к приезду гостей и что вывески достаточно. Вы можете носить переносную рацию или быть готовым на своем мобильном телефоне мгновенно реагировать на запросы клиентов. Помимо наблюдения за ходом конференции во время ее проведения, в первую очередь вы будете заниматься устранением неполадок и решением проблем по мере их возникновения.
Следовать за
Эффективный координатор конференции обеспечивает контроль клиентов, чтобы выяснить, было ли мероприятие признано успешным. Вам также нужно будет получить оплату сразу после события и заплатить вашим поставщикам. Создайте опрос для участников, чтобы заполнить его перед тем, как покинуть мероприятие, и поделитесь результатами с вашим клиентом. Познакомьтесь с ведущими организаторами из компании, которая провела конференцию для обратной связи. Поскольку многие координаторы конференций также участвуют в продаже своих услуг, возможно, вам следует попросить вас о координации следующего собрания или конференции, когда вы будете выполнять эту последующую работу.
