В прошлом секретарь часто считался одним из самых низких в компании тотемных столбов. Однако времена изменились, и роль секретаря стала административным помощником, человеком, который часто является стержнем для функционирования всей организации. Работают ли они на одного руководителя, на нескольких менеджеров или на всю организацию, помощник в выполнении административных обязанностей позволяет всем остальным уделять больше времени стратегическим приоритетам и развитию бизнеса, будучи уверенными в том, что детали находятся под контролем.
$config[code] not foundОбзор административных обязанностей
В самом общем смысле административные обязанности - это задачи и действия, которые являются частью повседневной деятельности бизнеса. Они включают в себя ответы на звонки, прием сообщений, управление перепиской, заказ расходных материалов и поддержание организованности и функциональности общих офисных зон. В обязанности также может входить создание отчетов, ввод и управление данными, управление файлами, ведение бухгалтерского учета и другие финансовые задачи. Многие из этих обязанностей выполняются административными помощниками, чья работа заключается в том, чтобы помогать отдельному лицу или команде, выполняя некоторые или все свои канцелярские задачи, но многие должности начального и среднего звена также включают изрядную часть административной работы. Например, административные помощники могут отвечать за обновление своей работы в системе управления проектами или за ответ на электронные письма. Большая часть административных обязанностей является делопроизводством и часто сводится к управлению и распространению информации.
Технология
Знание технологии является одним из важнейших аспектов административных обязанностей. Это включает в себя использование таких инструментов, как компьютеры, факсы, копиры, сканеры, телефоны и другое офисное оборудование. Использование обычных компьютерных программ, включая программы для обработки текстов, электронных таблиц, баз данных и настольных издательских систем, обычно требуется для большинства административных задач. Возможность устранения неполадок с совместно используемым оборудованием также является частью многих административных должностных инструкций. Например, нередки случаи, когда к специалистам по административным вопросам обращаются с просьбой устранять замятия бумаги или менять тонер в принтерах и копировальных аппаратах.
В некоторых компаниях административные помощники также должны знать, как использовать программное обеспечение для планирования и управления проектами. К тем, кто работает непосредственно на руководителей, обычно обращаются с просьбой управлять календарем их начальника, а к административным помощникам департамента обращаются с просьбой планировать встречи, отслеживать отпуск и больничные дни и, как правило, знать, где люди и что они делают.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцемсвязь
Другая важная административная обязанность связана с общением. К административным помощникам часто обращаются в письменной и устной форме. Их могут попросить написать заметки, переписываться с коллегами или клиентами, используя электронную почту, обновлять справочники или веб-сайты компании или редактировать и корректировать чужую работу. Помощники также обычно отвечают за ответ на телефонные звонки, звонки от имени своего босса и взаимодействие с посетителями. Поэтому успешный помощник по административным вопросам должен обладать отличными коммуникативными навыками и уметь писать и говорить четко и профессионально.Твердое понимание орфографии, грамматики и стандартов профессионального письменного общения важно, потому что помощник представляет его или ее босса.
Бухгалтерия и Закупки
Отслеживание расходов важно в любом бизнесе, и эта задача часто ложится на административного помощника, которому может потребоваться ввести расходы в электронную таблицу или бухгалтерскую программу, собрать и проверить отчеты о расходах от сотрудников и управлять возмещением расходов. В малом бизнесе помощник по административным вопросам может также обрабатывать дебиторскую задолженность, отправлять счета и обрабатывать платежи, а также обрабатывать депозиты для компании. Административные профессионалы также иногда отвечают за мелкие деньги, отслеживая расходы и добавляя средства, когда это необходимо. Другие обязанности в этой области могут включать анализ расходов, помощь в составлении бюджета и разрешении споров с поставщиками.
Когда дело доходит до закупок, административные помощники обычно отвечают за расходные материалы, а это означает, что они организуют и контролируют канцелярские товары и по мере необходимости заказывают пополнения. Они проводят исследования поставщиков и запрашивают или выпускают заказы на покупку по мере необходимости. В некоторых случаях административные помощники могут также отвечать за отслеживание и управление лицензированием программного обеспечения или подписок, обеспечивая своевременную оплату и правильное использование.
Исследования и Планирование
Многие административные специалисты призваны управлять исследовательскими проектами и собирать информацию. Это может быть так же просто, как поиск номера телефона или адреса, или более сложный проект, который может включать поиск информации о клиенте, перекрестные ссылки на детали и создание сложных электронных таблиц или отчетов. Эти проекты обычно требуют работы в сжатые сроки и представления информации.
Во многих случаях административные обязанности также включают планирование. От еженедельных собраний персонала до крупных мероприятий, административные помощники призваны позаботиться о деталях. Вы можете нести ответственность за бронирование конференц-зала для совещания или управление резервированием помещения для всего здания или этажа, заказывать напитки и следить за тем, чтобы все техническое оборудование было готово и работало к началу совещания. Планирование поездки - еще одна большая ответственность. Если в компании нет отдела путешествий, то помощником по административным вопросам может быть человек, который занимается исследованием и бронированием авиабилетов и отелей, бронирует столовую и заботится о других деталях, таких как регистрация на конференции.
Специализированные задачи
В определенных отраслях профессионалы в области управления призваны решать задачи, которые требуют специальных знаний или навыков. Например, юридические и медицинские административные помощники часто должны выполнять задачи, которые требуют понимания терминологии и процедур отрасли. Юридические секретари могут быть призваны для заполнения и подачи документов для юридических документов, таких как повестки, апелляции или претензии, что требует базового уровня юридических знаний и понимания. Понимание судебной системы и процедур также важно для этих административных помощников, как и знание того, как проводить юридические исследования.
Обязанности в отделе кадров сосредоточены на вопросах трудоустройства и могут включать планирование собеседований, обработку проверок биографических данных и выполнение первоначального рассмотрения заявок на предмет их полноты. От кого-то в этом качестве, скорее всего, потребуется понимание и опыт в области кадрового права и законодательства о занятости. По сути, конкретные области и отделы, в которых работает административный помощник, будут определяющим фактором в конкретных обязанностях, причем в некоторых областях требуется больше опыта и знаний, чем в других.
Административный помощник квалификации
Хотя большинство рабочих мест включает в себя, по крайней мере, некоторые административные обязанности, большинство из них выполняются административными помощниками. Практически во всех отраслях есть возможности, и большинство должностей начального уровня открыты для лиц с дипломом об окончании средней школы или его эквивалентом. Некоторые работодатели предпочитают нанимать административных помощников или секретарей со степенью бакалавра или опытом работы в этой области. Некоторые области, такие как юриспруденция и медицина, обычно требуют, чтобы помощники имели дополнительное образование, соответствующее этой области.
Независимо от уровня образования большинство работодателей ищут административных помощников, которые имеют опыт и навыки в делопроизводстве, включая обработку текстов, электронные таблицы и управление базами данных. Как правило, работодатели требуют, чтобы помощники имели навыки работы с продуктами Microsoft Office. Некоторые общественные колледжи, временные агентства и образовательные программы для взрослых предлагают программы сертификации в области управления офисом, которые могут дать вам преимущество, когда вы ищете работу. Большинство работодателей также проводят обучение на рабочем месте, чтобы помочь помощникам быстро освоиться и ознакомиться с их конкретными задачами.
Помимо канцелярских навыков, работодатели хотят нанимать людей, которые имеют отличные коммуникативные навыки (как письменные, так и устные), организационные навыки, навыки принятия решений и решения проблем, а также навыки межличностного общения. Профессионализм также необходим, как и способность многозадачности и расстановки приоритетов. Поскольку многие работодатели имеют дело с конфиденциальной информацией и часто связаны федеральными правилами, конфиденциальность и способность сохранять конфиденциальность также являются важными качествами.
Перспективы оплаты и занятости
Средняя заработная плата административного помощника значительно варьируется: помощники начального уровня в нижней части спектра получают заработную плату в диапазоне от 20 до 20 долларов, а самые высокооплачиваемые помощники - почти 6 цифр. PayScale.com сообщает, что административные помощники зарабатывают среднюю зарплату в размере 38 736 долларов, что близко отражается в статистических данных Бюро статистики труда, в соответствии с которыми средняя заработная плата составляет 37 870 долларов, то есть половина административных помощников зарабатывает больше, а половина - меньше., BLS сообщает, что самые высокооплачиваемые помощники зарабатывают более 62 000 долларов в год, и эта сумма возрастает до 85 000 долларов для исполнительных секретарей. Заработная плата увеличивается с годами опыта, с теми, кто имеет больше всего опыта зарабатывать больше всего.
К сожалению, BLS также прогнозирует, что спрос на административных помощников, вероятно, сократится на 5 процентов к 2026 году, поскольку большинство должностей будут не новыми, а скорее заменой увольняющихся сотрудников. Развитие технологий и перераспределение многих административных обязанностей другим работникам объясняют большую часть спада. Кроме того, поскольку многие организации оптимизируют операции, помощники назначаются более чем одному руководителю или отделу и принимают на себя больше обязанностей.
Как преуспеть в ваших административных обязанностях
Часто удивительные административные помощники занимают лидирующие позиции по продвижению по службе, особенно если у них есть высшее образование и глубокое понимание отрасли и бизнеса. Если вы серьезно относитесь к своей работе, это может привести к большему и лучшему, поэтому в ваших интересах найти способы стать незаменимыми для вашего начальника и коллег.
Один из лучших способов сделать это - узнать о целях и приоритетах вашего босса и предугадать его или ее потребности. Смотри вперед и предусмотрительно подготовься к просьбам или потребностям еще до того, как твой босс их поймет. Например, если ваш начальник посещает определенное совещание каждую неделю или месяц, заранее прочитайте протокол собрания и подготовьте любые документы или отчеты, которые ваш начальник должен представить на совещании заблаговременно. Если вы видите, что ваш руководитель будет присутствовать на заседаниях весь день без особых перерывов, закажите обед, который будет доставлен, и сохраните кофейник свежим. Помните, что ваша работа заключается в том, чтобы босс выглядел хорошо, поэтому сделайте то, что вам нужно сделать, чтобы представить самый профессиональный и компетентный образ.
В ногу со своей отраслью может помочь вам стать помощником рок-звезды. Изучите терминологию и следите за тенденциями. Таким образом, вы можете участвовать в разговорах и быть более точными в своей работе. Детали имеют значение, поэтому понимание того, о чем все говорят, поможет вам избежать дорогостоящих ошибок. Великие помощники также находчивы и знают, когда нужно действовать и что именно делать. Вы не можете бежать к своему боссу с каждым вопросом или проблемой; ваш начальник ожидает, что вы позаботитесь о вещах, что ведет к обучению. Если вы знаете свою организацию изнутри и снаружи, где можно найти информацию, а также политику и процедуры компании, вы можете быть более изобретательными и решать проблемы.
Наконец, чтобы стать отличным помощником, нужны исключительные организаторские способности. Вас могут попросить ответить на вопросы, предоставить обновления статуса или решить другие проблемы в любой момент, и если вы не организованы, вы не сможете этого сделать. Самая важная административная обязанность состоит в том, чтобы держать все тарелки крутящимися и организованными - основа этого навыка.
