Деловой этикет для подписания документов и писем развивается с каждым технологическим прогрессом, однако некоторые вопросы все еще требуют традиционных методов указания того, что вы либо написали, либо что вы принимаете документ и его содержимое. Лучшие практики и надлежащий этикет для подписей включают не только знание того, когда подписывать, но также и как подписывать документ.
Подпись как доказательство
Помещение вашего Джона Хэнкока в документ может быть связано с запиской, которую вы фактически добавили к своему соглашению с документом и всем, что в нем содержится, включая любые договорные соглашения. Помимо добавления вашей подписи к документу, размещение ваших инициалов в областях, где вы или другая сторона вносите изменения, означает, что вы принимаете изменения, даже если они написаны от руки в качестве дополнения к официальному соглашению.
$config[code] not foundПодписание для кого-то еще
В тех случаях, когда автор документа не может его подписать, надлежащий деловой этикет предполагает, что лицо, которое подготовило документ, или другая уполномоченная сторона может подписать его от имени автора. Например, помощник по административным вопросам, который расшифровывает письмо, которое ее начальник хочет распространить сразу же, может подписать имя своего начальника, если ее начальник не в офисе, чтобы поставить свою фактическую подпись на письме. В этом случае, если ассистента зовут Мэри Смит, а босса зовут Джейн Доу, Мэри должна подписать документ следующим образом: «Джейн Доу / подпись ms» или просто «Джейн Доу / ms», которая означает, что Мэри подписывает в отсутствие Джейн.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемКогда требуются влажные подписи
Технология дает нам возможность подписывать документы, фактически не помещая ручку в бумагу. Когда вы подписываете документ чернилами, это называется «мокрой» подписью. Многие официальные документы, такие как федеральные контракты, личные свидетельства или документы, которые подписывает нотариус, требуют мокрой подписи. В случаях, когда нотариус ставит свою подпись и печать, это указывает на то, что лицо, подписывающее документ, является тем, кем она себя утверждает - подпись нотариуса не свидетельствует о достоверности содержания документа или о том, правильно ли подписывающая сторона подписывает документ. документ.
Электронные подписи
Электронные и цифровые подписи экономят время и деньги. С этими опциями вам не нужно передавать бумажные копии туда и обратно, передавая документы по электронной почте, а не через почтовую службу США или факсимильный аппарат типа 1990-х годов. Несколько поставщиков предоставляют методы для прикрепления вашей электронной или цифровой подписи к документу; однако лучше спросить, является ли этот тип подписи приемлемым, прежде чем приступать к ее изготовлению, только чтобы обнаружить, что вам действительно нужно подписать документ чернильной ручкой.
Это личное
Всегда подписывайте письмо чернилами, если вы пишете поздравительное письмо коллеге или пишете благодарность одному из ваших сотрудников. Цифровая подпись - это не то же самое, когда ваша цель состоит в том, чтобы выразить признательность за того, кто делает хорошую работу или выражает ваши личные мысли. Многие люди придают большое значение рукописному письму, потому что оно показывает, что писатель пошла на дополнительный шаг, чтобы расширить свои личные пожелания.
