Общение на рабочем месте, адресованное «файлу», должно соответствовать процессу и структуре записей о трудоустройстве, а также базовому формату деловой переписки. Файловые заметки предназначены для документирования таких действий, как кадровые изменения или решения о найме. Кроме того, они сохраняют факты и обстоятельства, связанные с человеческими ресурсами и расследованиями на рабочем месте.
Адресат
Хотя ваша заметка предназначена для документирования файла, все же могут быть адресаты, которые должны получить копию сообщения напрямую. Например, если вы документируете файл сотрудника о его рассмотрении для повышения, вы можете включить ее нынешнего руководителя и руководителя, которому она будет подчиняться в новой роли. Кроме того, предоставьте работнику копию памятки.
$config[code] not foundКонфиденциальная информация
Записки на рабочем месте о конфиденциальной информации следует адресовать только тем, кому необходимо это знать, а заметки должны быть четко помечены как «конфиденциальные», если они содержат информацию, которая не должна обсуждаться персоналом и руководителем сотрудника. В некоторых случаях заметки, которые следует подавать по деликатным вопросам, вообще не следует помещать в файл сотрудника. Например, в случаях расследований на рабочем месте, таких как сексуальные домогательства, записка, которую необходимо сохранить, помещается в файл расследования, а не в личный файл сотрудника.Записки для хранения в следственных целях остаются конфиденциальными и доступны только для сотрудников, которым необходимо знать, таких как сотрудники отдела кадров, руководители и владельцы компаний, или юристы.
Памятка Содержание
Если эта записка не является частью постоянной переписки, вам может потребоваться описать обстоятельства или объяснить причину вашей документации. Если дело касается персонала - кроме расследования - начните записку с имени сотрудника, отдела, должности и стажа работы. Например, если вы суммируете запрос сотрудника на перевод, ваш первый абзац должен содержать соответствующую информацию, такую как должность сотрудника и должность или отдел, для которого она запросила перевод. Записка также будет содержать подробности о том, был ли ее запрос о передаче удовлетворен, рассмотрен или отклонен.
Распространение и архивы
Если вы пишете в файл сотрудника, копия памятки должна быть помещена в файл общей корреспонденции отдела кадров как часть списка рассылки. Кроме того, работник получает копию, как и другие стороны, которые могут быть осведомлены о сотруднике, если только эта записка не является частью конфиденциального расследования на рабочем месте. В этом случае только сотрудники отдела кадров и сотрудники, работающие над расследованием, должны иметь доступ к памятке. Когда файл, содержащий памятку, отправляется в ваши архивы, отдел кадров сохраняет копию памятки, находящуюся в общем файле корреспонденции отдела.
