Исполнительный секретарь может сделать или сломать руководителя высокого уровня, который зависит от нее. Ее способность управлять рабочей нагрузкой и достигать целей важна не только для повседневных функций в офисе, но и для работы организации. Это сложная роль, которая требует образования, опыта и навыков.
Большая нагрузка
Управление рабочей нагрузкой может быть одной из самых больших проблем, с которыми вы сталкиваетесь как исполнительный секретарь, особенно если вы поддерживаете более одного руководителя. Конфликтующие приоритеты между руководителями могут заставить вас чувствовать себя раздробленным, особенно когда происходят изменения в последний момент. Бюро статистики труда США сообщает, что организационные навыки являются одним из четырех основных качеств, необходимых исполнительным секретарям. Ваша способность гарантировать, что отчеты, файлы и другие данные должным образом подаются, легкодоступны и безопасны, значительно облегчает работу вашего начальства.
$config[code] not foundЛюди Проблемы
Ни один исполнительный секретарь не работает в вакууме. Вы - человек, к которому, скорее всего, придут другие менеджеры, сотрудники, поставщики, клиенты, члены правления и посетители, когда им что-то понадобится. В некоторых случаях вы должны иметь дело с людьми, которые являются трудными, или с теми, кто видит вас в качестве подчиненного, которого они могут запугивать. Исполнительный секретарь должен уметь оценивать сложные ситуации, а затем уверенно и четко общаться, сохраняя при этом конфиденциальность и хорошие рабочие отношения.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемВремя, Время, Время
Тайм-менеджмент является еще одной важной задачей для исполнительного секретаря. Обычно вы управляете не только своим временем, но и графиком работы тех, кого вы поддерживаете. Частые прерывания часто происходят по разным причинам. Вы можете отвечать за координацию встреч, назначение встреч, организацию поездок и планирование других мероприятий. Исполнительные секретари иногда борются с балансом между работой и личной жизнью. Многие руководители работают много часов - и могут ожидать, что их исполнительный секретарь поступит так же. Кроме того, вы можете изо всех сил пытаться найти время для общения со своими боссами во время их напряженного графика.
Надзор и управление проектами
Дополнительные обязанности могут быть сложными и трудоемкими, но исполнительный секретарь должен выполнять их в дополнение к своей другой работе. Исполнительный секретарь также может быть руководителем и иметь обязанности по управлению. В большом офисе вам могут подчиняться один или несколько младших секретарей. Вы должны назначать и контролировать их работу, проводить обучение и завершать оценки эффективности. У некоторых исполнительных секретарей также есть свои собственные крупные проекты. Они могут быть назначены для проведения исследований большого проекта, сбора статистической информации и управления базами данных, составления отчетов для совещаний или составления бюджетов.
Подготовка, зарплата и перспективы
Согласно решению BLS, для решения этих задач исполнительному секретарю обычно требуется ученая степень или некоторый колледж, а также несколько лет опыта работы. В некоторых организациях может потребоваться степень бакалавра. Большинство исполнительных секретарей нуждаются в значительном знании конкретного бизнеса или отрасли, в которой они работают. Сертификация доступна и может быть показателем знаний и компетентности. Средняя заработная плата для этой профессии в 2012 году составляла 35 330 долларов в год, а BLS прогнозирует средний рост занятости на 12 процентов с 2012 по 2022 год.
