Закон о гражданских правах 1964 года требует, чтобы заявления о приеме на работу хранились как минимум в течение года. Если вы знаете, что заявитель старше 40 лет, его заявление должно храниться в течение двух лет в соответствии с Законом о дискриминации по возрасту при приеме на работу. Законы штата могли бы требовать еще более длительного периода для хранения записей соискателей. Из-за государственных и федеральных правил, точная система учета и регистрации соискателей является важной частью бизнеса. Возможно, вам даже придется проверить у этих заявителей, не работает ли нанятый вами сотрудник.
$config[code] not foundИспользуйте программное обеспечение для электронного управления для создания и хранения заявлений о приеме на работу. Несколько онлайн-программ позволяют пользователям создавать такие электронные формы, как заявления о приеме на работу. Эти формы занятости отправляются и сохраняются в электронном виде и позволяют безбумажного хранения. Поскольку большинство приложений поступают по электронной почте, это простой способ хранить материалы в файлах, которые не занимают никакого физического пространства. Использование электронного документооборота, хранящегося в системе управления документами вашей компании, требует защиты, поэтому файлы о трудоустройстве не будут взломаны или просмотрены неуполномоченным персоналом. Настройте компьютер так, чтобы он автоматически отправлял вам уведомления, чтобы напомнить вам, когда файлы должны быть удалены или просмотрены.
Настройте личные файлы заявления о приеме на работу в бумажных папках. Спланируйте эффективную систему хранения документов, используя папки с цветовой кодировкой, хранящиеся в ящиках, полках или картотечных шкафах. Распечатайте резюме и заявления о приеме на работу, полученные по электронной почте, и подайте их вместе с заявлениями, заполненными лично или отправленными по почте. Кандидаты могут быть поданы по имени или номеру социального страхования в разделах, определяемых типом работы. Например, рабочие места по продажам будут перечислены в папке «Продажи», а кандидаты будут приведены в порядок по фамилии или численно по идентификационным номерам. Закрепите файлы в закрытом шкафу или комнате.
Ведите учет не менее четырех лет, если соискатель подает на вас в суд за дискриминацию при приеме на работу. Комиссия по обеспечению равных возможностей в сфере занятости обычно требует, чтобы вы хранили запрашиваемые заявления не менее года, но если вы сталкиваетесь с судебными исками, EEOC рекомендует хранить заявления о приеме на работу не менее четырех лет. Если вы не храните свои приложения должным образом, EEOC может обвинить вас в дискриминационной практике найма или нарушениях ведения учета.
Уничтожить заявления о приеме на работу после истечения установленного законом срока. Создайте систему с напоминаниями для этого. Свяжитесь с вашим ИТ-отделом, чтобы правильно удалить ваши электронные файлы и уничтожить все бумажные заявки. Это важно, потому что файлы заявления о приеме на работу содержат личную информацию, такую как номера социального страхования и данные о занятости, которые должны храниться строго конфиденциально.
