Функции секретаря могут включать различные канцелярские обязанности, такие как отвечать на телефонные звонки, печатать, регистрировать, открывать почту и получать кофе. Секретарь, который служит помощником менеджера, выполняет аналогичные функции. Тем не менее, этот тип секретаря подчиняется непосредственно менеджеру (в отличие от всех остальных в компании) и помогает менеджеру различными способами облегчить его работу и организовать офис.
$config[code] not foundФункции связи
Как секретарь менеджера, вы часто будете первым контактным лицом для тех, кто пытается связаться с вашим начальником как внутри, так и за пределами компании. В отличие от администратора или генерального секретаря, который отвечает на телефонные звонки для всего персонала, вы можете отвечать за входящие звонки только для своего менеджера. Вам нужно будет просмотреть звонки, чтобы определить, можете ли вы помочь звонящему или если ваш босс готов ответить на звонок. Помощь менеджеру включает в себя приветствие посетителей, которые приходят в офис вашего менеджера, и направление их в соответствии с инструкциями вашего менеджера. Функции секретаря для вашего менеджера могут также включать в себя установление связи с другими специалистами от ее имени посредством письменной переписки, совершения телефонных звонков и отправки электронных писем.
Функции организации
Менеджеры ожидают, что их секретари будут организованы. Вы будете нести ответственность за обеспечение надлежащего хранения служебных файлов и размещения любых конфиденциальных документов в безопасном месте. Возможно, вам придется отсортировать входящую почту, чтобы определить, что передано вашему менеджеру, подано или отклонено. Помощь менеджеру часто включает в себя соблюдение его или ее графика. Он будет ожидать, что вы будете следить за его назначениями, планировать встречи и организовывать свои поездки, когда это необходимо. Дополнительные функции могут включать в себя настройку конференц-связи и посещение совещаний, а также предоставление повестки дня и ведение протокола.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемУправленческие функции
Даже если вы являетесь секретарем менеджера, некоторые из ваших обязанностей могут включать управление. Оказание помощи менеджеру иногда может означать действовать в качестве менеджера самостоятельно. Ваш начальник может поручить вам надзор за определенными проектами, такими как управление базой данных или создание и обновление отчетов. Если в офисе есть другие служащие, вы можете нести ответственность за управление ими и распределение их ежедневных задач. Они могут отчитываться непосредственно перед вами вместо вашего менеджера, а вы можете выступать в качестве их непосредственного руководителя. Вас также могут попросить обучить других сотрудников и даже проинструктировать вашего руководителя по таким вопросам, как обучение их работе с офисными машинами или использованию пакетов программного обеспечения.
