Моя компания, Journyx, существует уже шестнадцать лет, и за это время мы пережили один из крупнейших экономических спадов в истории, появление одновременно захватывающей и ужасающей сферы социальных сетей, а также значительные изменения в том, как приобретается программное обеспечение. доставлен. Однако мы не всегда были такими выносливыми.
В начале мы пару раз приближались к абсолютному провалу.Это не имеет ничего общего с нашим продуктом; клиенты нашли его доставленным с его обещанной функциональностью, а затем и некоторыми. Это также не имело никакого отношения к нашей команде или какой-то плохой внутренней политике.
Причина, по которой я рассказываю вам эту историю, состоит в том, что здесь нужно извлечь урок: у нас не было четкого представления о нашем трубопроводе и движении денежных средств. Нам было трудно предсказать, сколько денег мы будем иметь в банке через несколько недель. Это была серьезная и, к сожалению, распространенная проблема. Возможно, даже тот, который вы испытали в своей компании.
Легко, особенно для малого бизнеса и стартапов, сосредоточиться на волнении здесь и сейчас. Будущее является абстрактной концепцией для предприятий уровня предприятия, пока это не так. Вы должны сосредоточиться на росте с самого начала. Успех - это не несбыточная мечта, но, как это ни парадоксально, он может уничтожить вас, если вы к нему не готовы.
Мы были не первой компанией, пережившей периоды роста, с которыми мы не могли справиться, и мы не будем последними. К счастью, легко внедрить систему, которая обеспечивает интеллектуальное прогнозирование.
Вот пять шагов, которые вы можете предпринять, чтобы убедиться, что ваш бизнес не сталкивается с такими же проблемами:
1. Отслеживайте проекты индивидуально
Отслеживание времени, потраченного сотрудниками на проекты, - это здорово, но вы получите максимальную выгоду, если будете отслеживать каждый проект в отдельности. Это позволяет рассматривать каждый проект как уникальный элемент прибыльности компании. Это понимание невероятно ценно при распределении ресурсов, потому что вы будете знать параметры для каждого проекта относительно текущей доступности компании.
2. Мониторинг задач сотрудников и изменений в производительности
В любой организации преимущества знания того, что ваши сотрудники делают в любой момент, очевидны: вы хотите, чтобы они работали над задачами, которые действительно полезны для компании. Но также важно учитывать, на каких работах они наиболее эффективны. Внедрение системы, позволяющей сотрудникам отслеживать время по конкретным задачам, позволит вам увидеть, где они наиболее полезны. Шансы - это то, что им нравится делать лучше всего. Нет необходимости каждый день менять рабочие места сотрудников, но учитывайте это, когда есть свидетельства того, что они оттачивают свои навыки в новой области и могут найти большее применение в других местах.
3. Создайте базу данных предыдущих проектов
Отставание ваших проектов будет невероятно ценно, хотя на его создание уходит некоторое время. С помощью этой информации вы можете определить, сколько людей обычно требуется, чтобы завершить проект; улучшить точность ваших бюджетов в зависимости от области применения; и идеальные сроки на основе общих параметров проекта. Даже наименее эффективные проекты становятся ценными, потому что вы можете получить от них столько же информации. Вы узнаете, что не сработало, какие факторы заставили вас пересмотреть бюджет, и учиться на ошибках.
4. Всегда знайте свои доступные ресурсы
Важной частью любого плана проекта является создание вашей команды. Эта задача проще, когда вы точно знаете, кто доступен (с необходимыми навыками), и каков будет их график на время проекта. Если у вас есть автоматизированная система управления проектами, графики работы сотрудников очевидны, и любые запросы на отпуск будут отмечены. Вы также будете знать задачи, над которыми работают другие сотрудники, чтобы избежать чрезмерного сокращения ресурсов или выделения человека для задач, для которых они не подходят.
5. Постоянно контролировать использование ресурсов относительно бюджета и графика
Если вы сравните время и ресурсы, потраченные на проект, с процентами выполненных работ, вы увидите, какие проекты потребляют слишком много ресурсов, чтобы оставаться прибыльными. Это позволяет вам при необходимости перераспределять активы в проекты или даже убивать проекты, которые слишком далеко зашли в пользу вашей компании. Всегда лучше определять проблемы на ранних этапах, и динамическая система отслеживания обеспечивает такое понимание. Иногда лучше сократить свои потери и двигаться дальше; затраты могут быстро выйти из-под контроля, что приведет к ухудшению ситуации.
В то время как можно отслеживать эти системы с помощью основных бизнес-программ (мы раньше использовали Excel и QuickBooks), автоматизированные программируемые системы значительно сократят время каталогизации и ошибки. Какой бы метод вы ни выбрали, начните как можно скорее, если вы этого еще не сделали. Рост должен быть причиной волнения, а не беспокойства.
1
