Если вы похожи на других владельцев малого бизнеса, возможно, в последние годы вы проводите все больше времени в онлайн-встречах. Но в таких встречах возникают сложные ситуации, в отличие от старых школьных собраний, проводимых за столом переговоров или в офисе клиента, которые вы, возможно, захотите запомнить. Чтобы убедиться, что вы вежливы со всеми остальными участниками собрания, вот 50 советов для этикета деловой встречи онлайн.
$config[code] not foundСоветы по этикету деловых встреч в Интернете
Только график необходимых встреч
Первое правило встреч, даже онлайн, состоит в том, что они должны служить определенной цели. Если это то, что вы можете просто отправить по электронной почте или решить другим, менее трудоемким способом, не заставляйте свою команду проводить время за заседаниями.
Пригласите основных людей
Точно так же ваша встреча должна включать только тех, кто действительно необходим для разговора. Если вы пригласите кого-то, кому эта информация не имеет отношения, вы просто потратите его время.
Не приглашайте необъявленных гостей
Вы также должны дать понять всем присутствующим, кто в списке гостей. Вы не хотите, чтобы кто-нибудь удивился, когда встреча начнется.
Спросите людей о планировании
Для онлайн-собраний также может быть хорошей идеей спросить основных участников о времени, которое им подходит, вместо того, чтобы просто планировать его и затем приглашать людей.
Отправить официальное приглашение
После того как вы выбрали время и дату, вы можете отправить официальное приглашение в программу, такую как Календарь Google, чтобы у людей был простой способ зарезервировать это конкретное время.
Подтвердите, если необходимо
Если вы запланировали встречу заблаговременно, вы также можете просто быстро связаться с людьми, с которыми вы встречаетесь, примерно на день раньше, чтобы убедиться.
Отправить конкретную повестку дня
Перед встречей, по крайней мере, за несколько дней до недели, если это возможно, разошлите всем участникам повестку дня с подробным описанием темы встречи.
Предложите расписание
Вы также должны включить время в свою повестку дня, чтобы участники могли планировать оставшуюся часть дня.
Пусть люди знают, чего ожидать
Если вам нужно, чтобы у людей были какие-либо документы или другие материалы, доступные во время собрания, будь то важный документ или некоторая контактная информация клиента, проясните это заранее.
Убедитесь, что каждый может получить доступ к конференц-залам онлайн
Если вы проводите виртуальную встречу, рекомендуется заранее проконсультироваться со всеми, чтобы убедиться, что у них есть доступ к программе, которую вы намереваетесь использовать. Сообщите им достаточно времени, если им нужно загрузить приложение, чтобы посетить ваше собрание.
Пройти тестирование заранее
Для вас также будет хорошей идеей заранее протестировать собственное приложение или программу встречи, чтобы убедиться, что встреча пройдет гладко.
Иметь подходящее имя пользователя и фото
Если вы используете такую программу, как Skype, для собраний, убедитесь, что ваше имя пользователя и фотография подходят для профессиональных встреч.
Подтвердите часовые пояса
При виртуальных встречах вам также необходимо четко определить часовой пояс, когда вы планируете. Не думайте, что новые контакты находятся в вашем часовом поясе.
Появиться вовремя
Если вы проводите собрание или просто участвуете в качестве гостя, вы должны прийти вовремя. Реально, вы должны быть немного рано, чтобы быть в безопасности.
Звоните, если у вас есть конфликт
Если у вас возникла чрезвычайная ситуация или конфликт, из-за которого вы пропустите встречу или опоздаете, вам необходимо как можно скорее сообщить об этом организатору или участникам. Если ваш конфликт возникает в день встречи, это, вероятно, означает, что вам нужно позвонить этому человеку, чтобы быть уверенным, что он получит сообщение.
Ждите всех, чтобы прибыть
Когда вы наберете номер или войдете в свой онлайн-конференц-зал, поприветствуйте людей, когда они появятся, но подождите, пока все, кого вы знаете, посещают, прежде чем по-настоящему погрузиться.
Выберите тихое место
Даже если вы можете проводить онлайн-встречи практически из любой точки мира, лучше выбрать тихое место, где не будет много отвлекающих факторов или шума.
Установите объемы прямо сейчас
Когда все появятся в онлайн-конференции, попросите всех сказать «привет», чтобы проверить громкость, чтобы вы могли сразу внести необходимые изменения.
Оденьтесь соответственно
Если вы участвуете в видеоконференции, вам нужно подумать о своей внешности. Это может быть не так важно, как для личных встреч. Но вам все равно нужно выглядеть профессионально.
Сделать введение
Если вы пригласили людей, которые могут не знать друг друга, на онлайн-встречу, обязательно представьте их лично или дайте им возможность представиться в начале встречи.
Запомнить имена
Независимо от того, встречаетесь ли вы с кем-то впервые или в седьмой раз, запоминание имен и фактическое использование их при приветствии людей может иметь большое значение.
Оставайтесь в теме
Во время встречи вы можете время от времени устраивать побочные разговоры. Но убедитесь, что вы всегда возвращаете разговор к основной цели и следите за часами, чтобы вы могли быть вежливы со временем каждого.
Говори громче
Когда вы говорите во время собрания, обязательно произносите и говорите достаточно громко, чтобы все могли вас услышать.
Не перебивайте других
А когда говорят другие, всегда дайте им закончить, прежде чем предлагать свои мысли.
Избегайте говорить прямо сейчас
Когда вопрос задается всей группе, вы можете избежать неловких перерывов, подождав секунду, чтобы высказать свое мнение. Если другие делают это прямо сейчас, тогда ждите своей очереди. Если никто не говорит, вы можете идти.
Спросите, прежде чем делиться длинными мыслями
Если у вас есть долгая мысль или идея поделиться, спросите, нормально ли это делать заранее, если у вас не хватает времени. Вы всегда можете округлить это позже по электронной почте или поделиться на другой встрече.
Приглушить, когда ты не говоришь
Чтобы фоновые шумы не отвлекали других, просто отключите звук, если не говорите достаточно времени.
Слушай внимательно
Кроме того, пока другие говорят, убедитесь, что вы действительно слушаете. Вы не хотите что-то пропустить, а потом поднять вопрос позже.
Покажите, что вы слушаете
Вы также должны показывать людям, что вы слушаете, когда они разговаривают, если вы находитесь на видеоконференции. Не зарывай голову в свои записи. Посмотрите на них и практикуйте активное слушание.
Используйте уход с юмором
Если вы чувствуете необходимость использовать юмор во время встреч, просто убедитесь, что он подходит для вашей аудитории. Это намного проще, когда вы просто разговариваете с близкими членами команды. Но будьте более осторожны при встрече с клиентами или людьми, которых вы плохо знаете.
Предоставить копии основных документов
Если вы ссылаетесь на какие-либо важные документы во время вашей встречи, отправьте их участникам до или во время, чтобы они могли получить их для справки.
Будьте готовы с презентационными материалами
И если вам нужно какое-либо оборудование для презентации, заранее убедитесь, что все в хорошем рабочем состоянии, чтобы вы не тратили время на то, чтобы заставить его работать.
Знай свою аудиторию
При подготовке вашей презентации или других пунктов повестки дня также важно, чтобы вы учитывали вашу аудиторию и специально отвечали на ваши сообщения. Не тратьте время людей на нерелевантные темы. И не используйте тон или тему, которая вряд ли подойдет тем людям, с которыми вы встречаетесь.
Убери свой телефон
Вы также должны держать телефон в выключенном состоянии во время собраний, чтобы он не прерывался.
Избегайте нервных привычек
В некоторых случаях участники собрания могут практиковать нервные привычки, такие как щелчки ручек или порка жвачки. Но прилагайте сознательные усилия, чтобы избежать этого во время профессиональных встреч.
Не ешьте во время разговора
Вы также должны избегать еды во время онлайн-встреч. Так что перекусите заранее.И только глоток воды, когда наступает чья-то очередь говорить, если это необходимо.
Определите время для вопросов
Также было бы неплохо, если бы у вас было время задать вопросы, если вы ведете собрание. И если вы посещаете, убедитесь, что вы нашли эту возможность в повестке дня, чтобы вы знали, когда поднимать какие-либо вопросы.
Не доминируйте над разделом вопросов
Когда появится этот раздел вопросов, вы можете задать один или два вопроса. Но не доминируйте в разговоре. Дайте другим шанс тоже.
Предложить кредит на идеи
Если на собрании вы упоминаете что-то, что изначально не было вашей идеей, убедитесь, что вы отдаете должное инициатору. Если вы этого не сделаете, люди просто примут, что это была ваша идея.
Обсудить личные вопросы после встречи
Если во время группового собрания возникнет что-то, что действительно имеет отношение только к вам и еще одному человеку, найдите время обсудить это позже, вместо того, чтобы отнимать время у всех остальных.
Не вызывайте людей
Вы также можете иногда сталкиваться с ситуациями, когда член вашей команды совершает ошибку, которая негативно влияет на вашу встречу. Но не используйте время встреч, чтобы читать их лекции. Позвоните частному собранию с этим человеком позже, чтобы обсудить при необходимости.
Сохранять спокойствие
И независимо от того, с кем вы имеете дело, не теряйте самообладания во время встречи.
Дайте перерывы для длительных встреч
Если вы проводите собрание, которое будет длиться несколько часов или более, включите запланированные перерывы в свою повестку дня, чтобы люди могли взять что-нибудь поесть, проверить свои телефоны и воспользоваться ванной комнатой.
Конец вовремя
На протяжении всей встречи следите за часами, чтобы вы могли быть уверены, что завершили встречу, когда сказали, что хотите.
Дайте людям возможность уйти
Если, случайно, у вас не было возможности обсудить все, что вы хотели за отведенное время, вы можете спросить людей, хотят ли они остаться и закончить встречу. Но дайте людям возможность уйти вовремя, если у них есть предварительные обязательства.
Спасибо всем за участие
Если вы созвали собрание, обязательно поблагодарите всех, кто присутствовал, перед тем как уйти.
Быть в курсе других языков и культур
В некоторых случаях вы также можете встретиться с людьми из разных слоев общества и культур. Так что знайте их язык и обычаи в меру своих возможностей перед встречей.
Продолжайте с примечаниями
После вашей встречи будет полезно поделиться некоторыми заметками или напоминаниями с людьми по электронной почте. Или, если у вас нет ничего конкретного, чтобы продолжить, отправьте быстрое благодарственное письмо.
Избегайте обмена информацией о встречах с другими
Когда дело доходит до встреч, обсуждаемые вопросы должны оставаться в группе участников, если вы четко не объяснили иначе. Поэтому не делитесь подробностями с другими, кто не присутствовал.
Завершите любые пункты действия
И если вы вызвались выполнить какие-либо задачи после встречи, убедитесь, что вы своевременно выполняете эти пункты.
Видеоконференция Фото через Shutterstock
Ещё в: Популярные статьи Комментарий ▼
