Организованный ум создает организованный результат в любом начинании, в которое они вовлечены. Хорошо организованный бизнес означает, что организованный разум управляет шоу, и это тот вид бизнеса, который достигает целей.
Легко поддерживать свое физическое пространство организованным, но с точки зрения финансового успеха важно то, что находится внутри. В частности, на вашем компьютере файлы и папки. Без организованного компьютера безупречный офис не стоит холма бобов.
$config[code] not foundКак выглядят файлы и папки на организованном компьютере
Организованный компьютер содержит файлы и папки, названные и расположенные так, чтобы пользователи могли легко найти то, что искали. Большинство людей придерживаются этого намерения при сохранении файлов и создании папок, но это не длится долго.
Слишком быстро рабочие столы перегружаются, загружаемые папки переполняются, а неустановленные установочные файлы занимают большую часть жестких дисков. Новые папки создаются, когда существующие не могут быть найдены, а файлы называются так, как кажется удобным в то время. Это не работает, когда вам нужно принести определенные файлы на собрание или когда у вас есть команда сотрудников, которым нужен доступ к файлам на вашем сервере. Называя свои файлы первым, что приходит на ум, вы создаете дезорганизацию.
Организация компьютерных файлов начинается с заказа
Организация файлов начинается с соглашения об именах. Соглашение об именах - это предопределенный шаблон или структура для именования ваших файлов. Например, если вы регулярно создаете документы Microsoft Word, вы можете сохранить их с именем файла, которое начинается с даты создания. Если ваши документы содержат информацию, собранную из разных событий, вы можете сохранить ваши файлы как « дата + название события + описание документа. »Это позволяет сгруппировать ваши файлы по дате первой и второму событию в папке.
При наличии соглашения об именах, когда вы просматриваете список имен файлов, вы сразу узнаете их и сможете найти то, что вам нужно. Использование соглашения об именах имеет все значение в мире, как вы можете видеть в этих примерах, опубликованных RevEngine Marketing.
Любое соглашение об именах, которое вы используете, должно основываться на том, как вы, вероятнее всего, будете искать свои файлы и папки в дальнейшем. Среди описаний нескольких полезных инструментов организации Setapp выделяет важный момент: хорошее имя файла позволяет вам знать, что файл содержит, не открывая его. Если уже слишком поздно и у вас есть куча файлов с разными именами, все, что вам нужно, - это несколько минут, чтобы придумать соглашение об именовании и приложение массового переименования для выполнения этой работы.
Прежде чем начать переименовывать файлы и папки, придумайте четкое соглашение об именах. Соглашение об именах должно включать важную информацию в имя файла, например:
- Дата создания файла, Для маркетинговых файлов это работает хорошо. Например, скажем, вы создаете свои почтовые рассылки в документах Word до того, как они будут отправлены, и вы создаете несколько ревизий. Вы хотите сохранить каждый новый черновик с датой его создания. Таким образом, если вы решите вернуться к черновику, который вы создали вчера, вы можете это сделать.
- Дата, которую представляет содержимое файла, Например, если вы собираете данные об исторических событиях, которые будут введены во временную шкалу, вы можете использовать дату исторического события в имени файла. Когда вы просматриваете эти файлы в папке, они будут упорядочены по дате в алфавитном порядке, что упростит извлечение содержимого в хронологическом порядке.
- Местоположение, из которого был получен ваш контент, Если вы собираете информацию во время посещения сетевых мероприятий, добавление местоположения в имя файла поможет вам получить доступ к нужной информации позже. Вы можете внезапно осознать, что вам нужен доступ к файлу, содержащему информацию из прошлогоднего Digital Hollywood, но если вы не введете «Digital Hollywood» или «DH» в имя файла, вам придется открыть документы, чтобы найти его.
- Конкретные альтернативы даты, Вместо использования полной даты, такой как «08-12-2015», вы можете ссылаться на четверти в вашем имени файла. Например, «2015-Q3» будет означать третий квартал 2015 года. Если вам нужно ссылаться на информацию за третий квартал любого года, ваши имена файлов должны быть организованы по кварталам. В противном случае вам придется выполнить математику, чтобы перевести конкретные даты в кварталы, прежде чем вы узнаете, что получили нужный файл.
Вам нужны интуитивные соглашения об именах
Файлы, сохраненные без соглашений об именах, трудно найти. Если вы или кто-либо в вашей компании борется с поиском файлов, еще не поздно создать и реализовать соглашение об именах.
Фото через Shutterstock
1
