Выбор системы делового общения для вашей компании - задача не из легких.
Независимо от того, являетесь ли вы специалистом, работающим дома, или растущим бизнесом с полноценным офисом и персоналом, ваша система делового общения - это то, что дает вам доступ к вашим клиентам, поставщикам и всем, с кем вам может понадобиться связаться.
Вот список советов по выбору системы делового общения, которая поможет вашему бизнесу процветать.
$config[code] not foundПонять критическое значение сообщений
Выбор системы делового общения - это не то, что нужно воспринимать легкомысленно. Поэтому не просто выбирайте поставщика, потому что он имеет узнаваемое имя или был первой компанией, с которой вы столкнулись. Проведите исследование, чтобы убедиться в том, что вы получаете наилучшее качество и функции, которые нужны вашему бизнесу.
Уметь общаться откуда угодно
Немногие владельцы малого бизнеса сегодня предпочитают вести бизнес из одного места. А с помощью системы облачной связи, предлагаемой некоторыми поставщиками VoIP, такими как Nextiva, вы можете получить доступ к вашей системе бизнес-коммуникации с различных устройств. Вам не нужно оставаться на своем месте в офисе.
Найти поставщика с хорошей поддержкой
Поддержка клиентов является одним из наиболее важных факторов, которые вам необходимо учитывать при выборе поставщика услуг связи. Так что поговорите с другими владельцами бизнеса, прочитайте обзоры и проведите онлайн-исследование, чтобы выяснить, какие поставщики имеют наилучшую поддержку для своих систем.
Сосредоточьтесь на том, как вы хотите, чтобы поддержка оказывалась
В частности, вы должны выяснить, как именно провайдеры, которые вы рассматриваете, предлагают поддержку, и убедиться, что они соответствуют вашим предпочтениям. Янив Маседи, вице-президент по маркетингу Nextiva, сказал в телефонном интервью для Small Business Trends: «Некоторым нравится получать поддержку по телефону, а некоторые предпочитают общаться с вами через Twitter, Facebook, чат или электронную почту. Поэтому, если вы предпочитаете общаться с компанией определенным образом, посмотрите на нее и спросите людей в компании », - сказал он.
Спросите, где базируются представители службы
Для тех, кто предпочитает получать поддержку клиентов по телефону, Масджеди говорит, что расположение агентов часто является важным фактором. Если вы хотите убедиться, что ваши представители службы поддержки клиентов базируются в США или в определенном географическом регионе, определенно спросите об этом при проведении вашего исследования.
Позвоните в их отдел обслуживания клиентов
Один из лучших способов получить всю эту информацию - просто позвонить в компанию напрямую. Вы можете использовать это для сбора информации, а также учитывать свой собственный опыт. Масджеди говорит: «Позвоните в их отдел обслуживания клиентов и посмотрите, что это такое. Вы ждете в ожидании действительно долгое время, или они сразу же отвечают на звонок? Ожидание в ожидании 45 минут, когда у вас возникнут проблемы с вашей системой связи, - это последнее, что вы хотите испытать ».
Делайте покупки вокруг для хорошей идеи доступных услуг
Рынок систем бизнес-коммуникаций в последние годы расширился благодаря новым технологиям. Так что есть много вариантов на выбор. Как только вы позвоните и спросите о конкретном поставщике, сделайте то же самое для нескольких других компаний, а затем сравните их.
Сравните цены, включая доступные бизнес-варианты
Как рынок расширился, так и варианты выбора цены. Услуги VoIP предлагают варианты, которые зачастую более доступны для малого бизнеса. Как и в случае любого делового решения, цена должна быть частью вашего определения.
Потратьте некоторое время, чтобы раскрыть скрытые расходы
Но вы не должны просто брать цену каждой услуги по номиналу. Некоторые поставщики предлагают вводные цены или предлагают только определенные цены, если вы заключаете долгосрочный контракт. Посмотрите на эти факторы, прежде чем просто выбрать вариант с самой низкой ценой.
Читайте обзоры и ищите предупреждающие знаки
Отзывы могут быть отличным источником информации о различных компаниях. Сделайте быстрый поиск вашего лучшего выбора и ищите любые предупреждающие знаки, если у людей есть проблемы относительно поддержки или надежности.
Поймите потребности вашей компании
С таким множеством различных функций и типов планов есть что-то для любого бизнеса. Это означает, что вам нужно выбрать план, который лучше всего подходит для вашего типа бизнеса. Если вам нужны мобильные опции, выберите план, который включает эти функции. Если вы хотите включить возможность отправки факсов, выберите план, который включает это. Подумайте о нужных функциях и сравните эти конкретные планы от разных поставщиков.
Найдите систему, которая соответствует размеру вашего бизнеса
Есть также планы, которые лучше всего подходят для разных размеров бизнеса. Если у вас несколько сотрудников, вам, вероятно, не нужна система, настроенная на сотни пользователей. Но если у вас приличная команда, не просто придерживайтесь той системы, которая была у вас дома, когда вы работали дома.
Но также ищите масштабируемые решения
Но даже если вы не хотите платить больше, чем нужно, решение, которое может расти вместе с вашим бизнесом, является несомненным плюсом. Найдите тот, который дает вам возможность добавлять линии или членов команды. Или, по крайней мере, не подписывайте долгосрочный контракт, если вы планируете перерасти его в эти сроки. Масджеди говорит: «Многие предприятия начинают с малого, а через несколько лет у них сотни сотрудников. Таким образом, вам не нужна телефонная система, рассчитанная на десять или менее сотрудников. Вам нужен поставщик, который будет поддерживать вас по мере вашего роста ».
Узнайте, как часто предоставляются обновления
В связи с тем, что в отрасли происходит такой большой рост, вы не хотите упускать новые функции, которые могут оказаться полезными только потому, что вы застряли в контракте. Прежде чем что-то подписывать, спросите о новых функциях, над которыми работает компания, и о том, как часто они обновляют свои технологии.
Не забывайте о мелких особенностях
Даже небольшие функции могут иметь большое значение, когда речь заходит о вашей системе делового общения. Например, Масджеди говорит, что многие клиенты Nextiva действительно ценят возможность легко менять исходящие или хранить сообщения. Если у вас есть небольшая любимая мозоль в вашей нынешней системе или что-то маленькое, что вы хотели бы сделать с ней, спросите об этом при поиске поставщиков. Там не слишком мелкие детали.
Возьми свою систему на мобильный
Системы мобильной связи становятся популярными сейчас, когда многие из них основаны на облаке. Такие компании, как Nextiva, даже предлагают мобильные приложения, которые владельцы бизнеса могут использовать для звонков на свои бизнес-линии из любой точки мира.
Ищите варианты как отдельную бизнес-линию
Для некоторых предпринимателей наличие большого номера для бизнес-операций может быть большим плюсом. Масджеди говорит, что, в частности, юристы, как правило, ценят возможность совершать и принимать деловые звонки на отдельной линии, даже если они на самом деле пользуются своим личным сотовым телефоном, потому что это позволяет им избежать выдачи своего личного номера.
Изучите любые инновационные новые функции
Существует множество способов использования различных систем связи. Поэтому, если вам нужна какая-то функция или возможность, возможно, есть поставщик, который ее предлагает. Например, Масджеди говорит, что некоторые компании действительно ценят функцию vFax Nextiva, которая позволяет им отправлять виртуальные документы в виде факсов, даже если у вас нет фактического факсимильного аппарата.
Узнайте об аналитике
Аналитика может быть еще одной полезной функцией. Даже если вы в настоящее время ими не пользуетесь, они могут помочь вашему бизнесу различными способами. Так что это фактор, который стоит рассмотреть.
Соберите данные для развития вашего бизнеса
Информация Google Analytics может предоставить вам данные, которые вы можете использовать для расширения своих операций. Масджеди предложил этот пример:
«Если вы пользуетесь химчисткой и закрываете номер 5 каждый день, но видите, что звонки по какой-то причине поступают по субботам до 7, вы будете знать, что, возможно, вам нужно держать его открытым еще два часа по субботам, " он сказал.
Используйте записанные звонки для обучения сотрудников
Многие телефонные системы также позволяют записывать звонки. Вы можете использовать эту функцию для оценки телефонного обслуживания и даже использовать звонки для обучения сотрудников и улучшения вашего обслуживания.
Используйте технологии для оптимизации вашей команды
Вы также можете использовать запись звонков и аналитику, чтобы следить за привычками сотрудников. Вы не хотите, чтобы члены команды проводили весь день за ненужными звонками. Таким образом, вы можете использовать данные, чтобы убедиться, что все в задании.
Не надейтесь на своего провайдера при каждом небольшом обновлении
Другое основное преимущество VoIP и подобных сервисов заключается в том, что они дают пользователям возможность самостоятельно обновлять части своих услуг. Это не означает, что вы не можете обращаться за обслуживанием или помощью. Но если вы просто хотите обновить исходящее сообщение или что-то маленькое, вы можете сделать это без необходимости удерживать в ожидании или позвонить представителю компании по вашему адресу. Поэтому, если это важно для вас, найдите поставщика, который предоставит вам возможность самостоятельно управлять частями своей учетной записи.
Но убедитесь, что они помогут, когда вам это нужно
Но хороший сервис все еще необходим для вашей работы. Убедитесь, что ваш провайдер открыт и доступен для помощи во всем, что вам может понадобиться, а не только в небольшом наборе опций в предварительно записанном меню телефона.
Фото банок через Shutterstock
Ещё в: Nextiva 3 Комментария ▼
