Нет ничего хуже скучной рабочей встречи. Каждый день в одних только Соединенных Штатах проходит около 25 миллионов собраний. Чтобы облегчить эти встречи, руководители среднего звена, как правило, отдают примерно 35 процентов своего времени в офисе, в то время как кто-то в высшем руководстве может потерять ближе к половине своего дня на заседаниях.
Эти высокие временные обязательства были бы полностью оправданы, если бы все эти встречи давали отличные идеи, но, по оценкам, 67 процентов заседаний обычно классифицируются как списания, что приводит к потере более 37 миллиардов долларов в год в результате потери производительности.
$config[code] not foundИмея это в виду, имеет смысл попытаться сократить бессмысленные встречи. И если вы владелец малого бизнеса без новогоднего решения, чтобы улучшить работу вашей компании, удаление скучных собраний с рабочей недели может стать идеальным способом поднять моральный дух и начать 2017 год с новой силой.
Как сократить время, затрачиваемое на встречи
Чтобы помочь вам начать, вот 15 способов отменить или ускорить все ваши встречи 2017 года:
Принесите повестку дня
Одним из самых больших потерь времени на любой встрече является отсутствие цели. Чтобы все шло в правильном темпе, убедитесь, что у вас есть подробная повестка дня, которая поможет вам пройти собрание как можно быстрее.
Возьми это снаружи
Если вы регистрируетесь в небольшой команде, один из лучших способов привлечь личностей и привлечь людей - это провести собрание на улице. Не только немного свежего воздуха и солнечного света разбудят коллег и заставят кровь течь, но это также будет стимулировать творческое мышление. Изменение среды почти всегда приводит к изменениям в мышлении и сотрудничестве работников.
Вставай и двигайся
Один из способов сократить время встреч - поставить всех на ноги и начать двигаться. Убирая стулья с ваших собраний, работники, как правило, более склонны говорить о чем-то важном и откладывать ненужные темы на другое время. Если вы действительно хотите привить чувство срочности и у вас есть место, убедите персонал говорить на ходу.
Принести угощения
Обеденные встречи получают плохую репутацию скучных, однодневных дел. Но собрав сотрудников за столом, они могут стать одним из лучших способов побудить их открыто говорить друг с другом. Еда, как правило, объединяет людей и всегда заставляет людей говорить - и поэтому, если ваши собрания, как правило, наполнены неловким молчанием, попробуйте соблазнить работников небольшим количеством пиццы (или чем-то более здоровым).
Подождите немного
Обычно требуется всего один скучный менеджер среднего звена и три глупых вопроса, чтобы превратить быструю регистрацию в ужасную двухчасовую встречу. Один из лучших способов держать членов команды и руководителей на задании во время встречи - это взять секундомер, установить его на 15 минут и дать всем понять, что, когда время истекает, собрание заканчивается. Это не только поможет вам научиться объяснять вещи более лаконично, но и рабочие оценят возможность узнать, когда они смогут вернуться к этому.
Разбить его
Если вы действительно не можете избежать четырехчасовой встречи, это сделает жизнь намного проще и приятнее, если вы сможете разделить ее на отдельные главы. В начале вашей встречи, пусть коллеги знают, что вы собираетесь заняться этим несколькими кусками. Используйте каждый кусок для решения одной группы проблем и разбивайте после того, как каждая проблема решена, чтобы зарегистрироваться с другими командами, подышать свежим воздухом и перегруппироваться.
Прекратить использование PowerPoint
Даже в 2017 году PowerPoint по-прежнему является синонимом бизнеса. Мы используем PowerPoint для всего - от отчетов о расходах и продажах до маркетинговых обновлений. И хотя это может быть невероятно полезно, вы не можете отрицать, что это немного устало. Нет ничего хуже, чем вторгаться в конференц-зал и наблюдать, как ваш линейный менеджер загружает презентацию из 30 слайдов - поэтому, если вы хотите, чтобы ваши коллеги бодрствовали, включите свет и включите устную речь. Это будет держать всех бодрствующими и идеи текут.
План впереди
Один из самых больших моментов времени на встречах - это ожидание, когда люди выскажут свои предложения и вопросы. Чтобы потерять неловкое молчание и вывести всех из комнаты быстрее, предложите всем посетителям прийти к столу с хотя бы одной идеей или темой для разговора еще до начала встречи.
Запись прессы
Если вы пытаетесь быстро провести встречу, легко потерять несколько очков действий в схватке. Это часто приводит к множеству последующих вопросов, поскольку вы пытаетесь всех вытащить из комнаты, и может привести к значительным потерям времени. Если вы заинтересованы в том, чтобы отбросить вопросы, стоит записать собрание на свой телефон, а затем разослать аудиофайл всем участникам после перерыва. Таким образом, все знают, что они должны делать и когда это нужно делать.
Попкорн Предложения
Хотите убедиться, что каждый вносит свой вклад? Отнесите его в начальную школу и заставьте свою команду немного подумать о попкорне. Начните предложение, обведите его по кругу и попросите каждого сотрудника закончить предложение, чтобы его идеи были известны. Это не только будет способствовать вовлечению людей, но и заставит работников думать нестандартно, чтобы внести свой вклад.
Занять позицию
Если вы часто обнаруживаете, что ваша команда тратит часы, пытаясь принять, казалось бы, простые групповые решения, попробуйте поставить их в тупик и буквально занять позицию, чтобы принять решение. Нарисуйте линию посередине комнаты и попросите каждого работника встать на ту сторону, которая соответствует его мнению. Затем используйте это как быстрый трамплин, чтобы заставить всех рационализировать свой выбор и двигаться вперед.
Дать всем работу
Еще один способ обеспечить быстрое выполнение работы на каждом собрании - это дать каждому участнику задание для выполнения на этом собрании. Например, попросите одного человека делать заметки, одного - хранить время, а другого - приносить закуски. Предоставляя каждому человеку свою обязанность выполнять, встреча должна проходить более гладко, и люди будут более сосредоточены.
Go Virtual
Вы проводите много времени, путешествуя между офисами и местами, чтобы встретиться с командами? Прекратите бегать с места на место и начните использовать такие инструменты, как Skype, Google Hangouts или FaceTime. Таким образом, работники могут получить суть того, что вам нужно и что они должны делать, даже не покидая своих рабочих мест.
Хватит говорить
Если вы чувствуете, что слишком многие ваши собрания оказываются бесполезными монологами, возможно, это потому, что ваши собрания бесполезны. Скажите, что вам нужно сказать, затем отрежьте себя и спросите всех остальных, что они думают. Это не только сократит время, которое вы проводите на собраниях, но и даст другим возможность высказать свои собственные мысли и вынести на стол новые идеи.
Методом проб и ошибок
В конце концов, нет двух одинаковых компаний. То, что работает для ваших собраний, может не сработать для других компаний, поэтому вам нужно будет сделать несколько проб и ошибок, чтобы выяснить, какие собрания лучше всего подходят для вас и вашей команды. Просто не забывайте проявлять терпение и сосредоточиться на поиске идеальных способов сделать ваши встречи более быстрыми и менее болезненными.
Встреча фото через Shutterstock
1 комментарий ▼
