Деловые операции все чаще выполняются через онлайн-встречи.
Оборудование становится одновременно и более простым в использовании, с бесшовной интеграцией, и более сложным и мощным в функциях. Даже люди в пути могут остановиться на остановке для отдыха или найти тихое место и принять участие в онлайн-конференции с помощью своего смартфона.
Бизнес-решения для веб-конференций стоят недорого, часто от 20 до 40 долларов в месяц за многофункциональный пакет услуг. В соответствии с таблицей, предоставленной Getvoip.com, консультантом по веб-коммуникациям, большинство бизнес-провайдеров VoIP-телефонии даже предлагают решения для веб-конференций в качестве дополнения за ежемесячную плату в размере от 5 до 15 долларов в месяц.
$config[code] not foundВеб-конференции могут стать откровением - или большой тратой времени для некоторых организаций, если они не реализованы должным образом. Технологические чудеса будут бесполезны, если веб-встречи будут неорганизованными, слишком длинными, слишком короткими, извилистыми или другими способами неэффективными и неэффективными. Другими словами, атрибуты хорошей встречи, проводимой, когда все находятся в одном и том же конференц-зале, должны как можно лучше поддерживаться в формате веб-конференции.
Мэри Полли-Берте из SyberWorks предложила исчерпывающий список советов по веб-конференциям. Вот некоторые из ее предложений, которые помогут сделать ваши веб-конференции успешными:
- Будь очень осторожен в производстве слайдов PowerPoint. Они должны быть убедительными и точными.
- Имейте "идущего" человека кто находится в центре внимания при организации встречи.
- Пусть посетители знают что будет решено во время встречи.
- Репетировать и тестировать презентация перед встречей.
- В общем, обязательно что все участники веб-конференции знакомы с технологией, которая будет использоваться.
Некоторые из последующих предложений Полли-Берте - их еще 23 - очень полезны. Суть в том, что технология веб-конференций все еще находится на ранней стадии, но ключи к ее широкому и эффективному использованию основаны на старомодном здравом смысле.
Эстер Шиндлер, директор по информационным технологиям, занимается тем же, что и Полли-Берте. Но ее уникальное вращение и проницательность делают ее мысли еще одним стоящим чтением.
Шиндлер полагает, что отправка информации перед телеконференцией важнее, чем для внутренней встречи. Основные правила важны из-за характера веб-телеконференций. Она добавляет, что жесткий контроль является обязательным. Люди, посещающие веб-конференции, несут ответственность за все отвлечения домашнего офиса или Starbucks. Таким образом, умственная дисциплина чрезвычайно важна.
Также важно не стать жертвой синдрома «вне поля зрения». В гибридных собраниях, в которых большинство людей находятся в одном месте, но значительное количество людей посещают их удаленно, существует тенденция забывать о тех, кого нет в комнате. Структурированный подход к процессу является важным шагом в предотвращении этого.
Государственный университет им. Гумбольта, в незатейливой части, рассматривает веб-конференции за неделю до, во время и после дня наблюдения. Есть несколько предложений для каждого периода времени. Вот лучшие из них:
- До: Предвидеть вероятные вопросы участников и готовить ответы; предоставить повестку дня и создать четкое понимание цели конференции.
- Во время пробного запуска: Используйте компьютеры, которые будут использоваться во время мероприятия, чтобы убедиться, что они имеют надлежащее программное обеспечение и работают правильно; включите всех докладчиков и модераторов в пробную версию, чтобы все знали, что делать.
- День сессии: Используйте подробную повестку дня; начать онлайн-сессию за 30 минут до мероприятия.
- Во время сеанса: Приглашение участников представиться через чат служит двойной цели: ознакомить их с технологией и поддерживать их вовлеченность; пробежаться по повестке дня и сделать проверку звука.
- После сеанса: Рассмотрите любую запись как способ улучшить все аспекты веб-конференции; разместить ссылку на запись, из которой участники и другие могут извлечь выгоду.
Доктор Тони Каррер из eLearning Technologies также предложил список шагов, которые повысят шансы на проведение успешной веб-конференции. Статья не нова, но в ней есть совет, который по-прежнему очень актуален. Некоторые из важных идей Каррера:
- Не планируйте специального участия от участников. Разработайте их. Если люди добровольно участвуют, считайте это бонусом.
- Если это долго или многоточечная сессия, дизайн в перерывах.
- Если веб-конференция охватывает часовые пояса - особенно на международном уровне - график очень тщательно.
- Поощряйте людей кто представит на смежные темы или во время одной и той же панели, чтобы общаться друг с другом до начала мероприятия.
Веб-конференция предлагает огромные преимущества. В то же время они интенсивны в приготовлении. Многие вещи, которые происходят естественным образом на совещании в помещении, такие как импровизированные разговоры во время перерывов на кофе и способность людей читать словесные сигналы выступающих, полностью или в значительной степени отсутствуют. Восполнить это сложно, но не невозможно.
Фото конференции VOIP через Shutterstock
4 комментария ▼
