Как использовать офисное оборудование

Итак, вы получили должность, работая в офисе, возможно, в качестве административного помощника или секретаря. Теперь вам нужно узнать, как правильно использовать оборудование в вашем офисе, поскольку ваша работа будет включать использование компьютеров, отправку факсов, изготовление фотокопий и многое другое. При правильном обращении оборудование в вашем офисе должно прослужить несколько лет и фактически облегчит вашу работу. Чем лучше вы знаете, как пользоваться оборудованием, тем лучше сможете выполнять свою работу.

$config[code] not found

Использование ксерокса

Прочитайте инструкцию, прилагаемую к копировальному аппарату. Найдите выключатель питания и включите машину. Подождите достаточно времени, чтобы машина прогрелась; старые машины могут занять больше времени, чем новые модели.

Поднимите крышку и поместите документ, который вы хотите скопировать, на стекло лицевой стороной вниз. Постарайтесь правильно расположить его; большинство копировальных аппаратов имеют маркировку, показывающую, где размещать документы. Опустите крышку и с помощью панели управления выберите количество копий, которое вы хотите сделать. Нажмите «Пуск», и копирование должно начаться.

Используйте автоматическую подачу на вашем копире, чтобы скопировать документы длиной в несколько страниц. Следуя инструкциям рядом с каналом, разместите стопку документов; многие фотокопировальные устройства автоподачи документов лицевой стороной вверх. Посмотрите, есть ли в вашем ксероксе опции для автоматической сортировки и сшивания ваших документов - большинство новых моделей делают. Выберите эти параметры на цифровом дисплее, нажмите «Пуск», и ваша стопка документов будет фотокопирована, сопоставлена и сшита для вас.

Используя факс

Прочитайте инструкцию производителя.Убедитесь, что факсимильный аппарат подключен к источнику питания и телефонной розетке, прежде чем включать его. Получите номер факса для пункта назначения отправляемого факса. Упорядочить документы, которые вы отправляете в порядке.

Заполните обложку для вашего факса; он будет содержать имя получателя и номер факса, имя вашего начальника или офиса, номер факса вашего офиса, короткое сообщение получателю и количество страниц, включая титульный лист.

Поместите документы лицевой стороной вверх в лоток устройства подачи. Наберите номер факса получателя. Нажмите «отправить» или «факс», чтобы отправить документ, в зависимости от используемой машины.

Убедитесь, что в картридже с тонером в вашем аппарате достаточно чернил и много бумаги, чтобы вы могли без проблем получать факсы. Подождите, пока телефон зазвонит, но не отвечайте; это означает, что приходит факс. Прослушайте тональные сигналы, подтверждающие, что факсимильный аппарат отправителя и ваш факсимильный аппарат обмениваются данными. Посмотрите, как ваш факсимильный аппарат начинает печатать, и подождите, пока не пройдет весь документ.

Сравните количество полученных страниц с номером, указанным на титульном листе, чтобы убедиться, что весь факс прошел. Свяжитесь с отправителем, чтобы подтвердить получение этого документа.