Большинство владельцев малого бизнеса похоронены в электронной почте. Это обескураживает, так как они не всегда могут ответить на важные вопросы. Деловой этикет предполагает, что на каждое электронное письмо нужно ответить в течение 24 часов.
Если оставить сообщения без ответа дольше, чем это, это может оказать глубокое негативное влияние на отношения в их бизнесе. Отправитель обеспокоен тем, что электронное письмо не было получено или что «нет ответа» означает отрицательный ответ. Во многих случаях это не означает ничего из этого.
$config[code] not foundНадлежащий этикет электронной почты имеет решающее значение, потому что бизнес-состояние растет и падает с экономическими временами. На пути вверх вы встречаете тех же людей, что и на пути вниз. Другими словами, сегодня вам нужно что-то от меня, а завтра мне нужно что-то от вас. Если я никогда не вернул ваше электронное письмо, когда вы нуждались во мне, что, по вашему мнению, произойдет, если поменялись ролями?
10 способов ответить на поток писем в один день
Вот как ответить на каждое письмо в течение 24 часов, особенно в напряженный день.
1. Используйте Автоответчики
Настройте автоматический ответ от своей системы электронной почты, уведомляя отправителей о том, сколько времени в среднем у вас уходит на ответ на электронную почту. Устанавливая это ожидание, отправитель знает, что его электронная почта была получена, и приблизительно когда он получит от вас ответ. Главное, чтобы при ответе придерживались обещанных временных рамок.
2. Быть Коротким
Не отвечайте романом или чем-то, что следует сказать в личном телефонном звонке или в личной беседе. Сохраняя ответы на несколько слов или одно предложение, это занимает меньше времени. Помните, что на смартфонах также становится сложнее читать длинные ответы по электронной почте.
3. Задайте пронумерованные вопросы
Это значительно облегчает ответ, где вы можете скопировать вопросы из электронных писем и кратко ответить на каждый из них.
4. Сроки
Ищите сроки, в которые ожидается ответ. Затем установите продолжение для этой даты, чтобы рассмотреть ответ в то время. Поместите электронную почту в определенные папки для разных категорий или клиентов.
5. Понял, позже
Если у вас нет времени, чтобы ответить на это сейчас. Типа «Понял, ответим». Фактически, это можно настроить как кратчайший путь с помощью нескольких движений на рабочем столе или портативном устройстве. Эти расширители текста могут сэкономить много времени. Затем установите продолжение, чтобы вы могли ответить позже.
6. Не добавляйте в беспорядок
Забудь ответить всем. Это просто добавляет еще одно письмо для кого-то еще, чтобы прочитать.
7. Держите гнев вне
Никогда не отвечай, когда злишься. Он сжигает много энергии и может привести к непредвиденным плохим последствиям. Если вы должны выразить себя, напечатайте ответ себе и прочитайте его 24 часа спустя, прежде чем рассмотреть возможность отправки его предполагаемому получателю. Телефонные или личные разговоры всегда более продуктивны, чем гневные электронные письма.
8. Отключить уведомления
Установите определенное время в течение дня, вы можете сосредоточиться на ответах на электронные письма без многозадачности. Вы достигнете гораздо большего и будете эффективны.
9. Используйте правила и папки
Настройте правила в своей почтовой системе, чтобы определенные электронные письма с определенными заголовками помещались в специальные папки, чтобы вы могли просматривать их сначала или в течение установленного периода времени. Это препятствует тому, чтобы Вы смотрели на монолитную почту, которая может быть подавляющей.
10. График на будущее
Многие почтовые программы позволят вам составить расписание на будущее. Ответьте сейчас и система отправит это позже.
Эффективное своевременное общение - это всегда лучший способ построить капитал отношений, который вам нужен для успеха вашего бизнеса, и поможет вам ответить на поток писем за один день.
Перепечатано с разрешения. Оригинал здесь.
Мыло ручной работы фото через Shutterstock
11 комментариев ▼
