Дни помощников администратора заполнены множеством задач, включая планирование, отправку электронных писем и управление проектами. Кроме того, иногда необходимо принять сообщение для вашего босса, когда она недоступна. Неясное, плохо написанное сообщение может расстроить вашего босса. Если вы хотите произвести на нее впечатление, предоставьте подробное сообщение с кратким изложением характера звонка и запрошенного ответа. Даже если вы не помощник по административным вопросам, вам, возможно, придется иногда принимать сообщения для начальника, который недоступен.
$config[code] not foundПока на телефоне
Спросите звонящего, хочет ли он оставить сообщение. Если ответ «нет», найдите время, чтобы поощрить сообщение. Скажите ему, что ваш начальник будет на совещаниях весь день, поэтому перезвонить может быть не лучшим вариантом.
Попросите звонящего дать подробное сообщение. Некоторые абоненты ответят: «Просто попросите ее перезвонить». К сожалению, ваш начальник может быть не удовлетворен таким расплывчатым сообщением. В этом случае ответьте: «Конечно. Что я могу сказать ей об этом?»
Запросите полное имя у звонящего. Имена могут вызвать замешательство у вашего босса. Просто спросите: «Могу ли я иметь ваше полное имя?» при снятии сообщения.
Спросите номер телефона звонящего. Хотя это может показаться очевидным, легко забыть номер, если сосредоточиться на других аспектах разговора. Если звонящий предпочитает, чтобы с ним связались по электронной почте, запишите это.
Запишите всю эту информацию на макулатуру, когда будете задавать вопросы. Запишите также дату и время звонка.
Передача сообщения
Организуйте свои заметки для звонка на небольшом листе бумаги. Каждое сообщение должно заполнить только один лист бумаги. Избегайте написания более одного сообщения на каждом бланке.
Запишите дату и время звонка, а затем имя и фамилию звонящего в верхней части листа. Если она также передала свою должность или отношения с вашим начальником, таким как бухгалтер или поставщик, напишите это здесь.
Обобщите цель звонка одним коротким предложением. Напишите это под именем звонящего. Будьте краткими и конкретными, чтобы ваш начальник не задавался вопросом, о чем идет речь.
Напишите номер телефона звонящего внизу сообщения.
Напишите «СРОЧНО» заглавными буквами в верхнем правом углу заметки, если звонок был очень важен. Большинство телефонных сообщений не подпадают под эту категорию. Срочные сообщения касаются чрезвычайных ситуаций в семье или деловых проблем, которые могут оказать серьезное негативное влияние на компанию.
Передайте сообщения своему боссу, как только он будет доступен. Когда вы передаете ему каждое сообщение, прочитайте его вслух. Таким образом, нет никаких шансов, что он пропустит важное сообщение.
Совет
Знайте, когда говорить. Если сообщение действительно срочно, особенно в семье босса, прервите ее и немедленно сообщите ей о звонившем. Некоторые вещи в жизни важнее деловой встречи.
