Административные помощники - или помощники, как их еще называют, - обеспечивают канцелярскую и материально-техническую поддержку, которая необходима офису для функционирования. Основные обязанности зависят от должностной инструкции, но, в целом, работодатели предпочитают кандидатов с компьютерной грамотностью, обладающих превосходными коммуникативными навыками, острым организационным чувством и развитыми многозадачными способностями. Менеджеры не всегда могут контролировать каждую часть проекта, поэтому способность работать самостоятельно также важна.
$config[code] not foundБазовые требования
Начальные требования зависят от работы. Позиции начального уровня обычно открыты для выпускники средней школы с основными офисная, компьютерная и английская грамматика навыки. Занятия по этим предметам доступны в местных колледжах и техникумах. Эти учреждения также привлекают кандидатов на получение медицинской и юридической информации, необходимых для изучения отраслевого жаргона, отмечает Бюро статистики труда. Многие агентства временного размещения предлагают аналогичную подготовку; однако работодатели обычно предпочитают степень бакалавра для исполнительных секретарей.
Координация и планирование
От ответа на телефонные звонки до обновления календарей событий, административные помощники тесно вовлечены во все важные организационные действия офиса. Маршрутизация входящей почты и факсов соответствующему лицу является частью работы, равно как и бронирование встреч и встреч персонала. Помощники в более крупных организациях, таких как колледжи или государственные учреждения, также часто служат связующим звеном между их руководителями и различными отделами организации.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемПереписка и связь
Редактирование и составление заметок, отчетов и других офисных документов - еще одна ключевая задача, которую руководители назначают административным помощникам. Работа на более высоком уровне сопряжена с более сложными обязанностями. Например, исполнительные помощники могут проводить исследования и готовить презентации и таблицыи ожидается, что помощники школьных округов будут составлять, редактировать и выпускать материалы для публикаций на уровне департаментов, отделов и школ, а также бюллетени, кодексы, информационные бюллетени и программы исполнения.
Отношения с клиентами
осмотрительность а также трезвый расчет являются важными качествами для административных помощников, которые служат публичным лицом своего работодателя. Эта роль часто включает в себя ответы на вопросы и помощь недовольным клиентам. Например, ожидается, что помощник в офисе управляющей компании запишет детали жалобы арендатора и поможет решить его проблему. Помощникам нужны превосходные навыки решения проблем и разрешения конфликтов, чтобы справляться с такими ситуациями.
Делопроизводство и управление данными
Помощник по административным вопросам поддерживает организационную память организации благодаря своим навыкам ведения учета и управления базами данных. Например, в школьном округе помощник может координировать и поддерживать файлы и индексы. В отличие от этого, ассоциация домовладельцев может рассчитывать на то, что помощники организуют и управляют общей корреспонденцией, счетами-фактурами, брелоками, мелкими денежными поступлениями и рабочими заказами, а также внутренними документами организации. В крупных организациях помощники могут управлять складскими помещениями или корпоративными библиотеками.
