«Нам нужно поговорить о бюджете проекта…»
$config[code] not foundНикакая фраза не может вселить страх в сердце как младшего, так и высшего руководства, совсем как срочная электронная почта для обсуждения бюджета.
Если вы менеджер проекта, вы слишком хорошо знаете, как трудно держать проекты в срок и в рамках бюджета. Между изменением масштаба проекта, нереалистичными требованиями клиентов и неожиданными неудачами управление проектом часто может показаться стадным кошкой.
Если вы обнаружите, что ваша команда постоянно работает над бюджетом (даже если первоначальный бюджет казался полностью в пределах нормы), проблема может быть не в вашей команде, вашем руководстве или вашем клиенте, а в инструментах, которые вы используете. Да, я говорю о той дорогой (и запутанной) платформе управления проектами, которую вы используете.
Выбор неправильного онлайн-инструмента управления проектами может привести к возникновению множества проблем. Это один из самых распространенных способов того, как компании могут тратить серьезные деньги, даже не осознавая этого. Вы изо всех сил пытаетесь выбрать правильное программное обеспечение для управления проектами или не уверены, подходит ли ваша текущая платформа для нужд вашей команды?
Не упустите следующие красные флаги:
Красный флаг № 1
Планирование проекта и специальная работа не используют ту же платформу.
Менеджеры проектов тратят 90 процентов своего времени на общение. Разве ваше программное обеспечение для управления проектами не должно облегчить этот процесс?
При выборе системы управления проектами выберите платформу, которая позволяет легко отслеживать все аспекты ваших проектов из одной системы. Таким образом, когда всплывают специальные задачи, вы сможете добавить эти задачи в одну и ту же платформу проекта, упрощая отслеживание рабочей нагрузки и доступности каждого члена команды.
Вы можете легко определить, какие участники имеют больше времени в своем расписании, а какие - чрезмерно стремятся беспрепятственно перераспределять рабочую нагрузку по мере изменения приоритетов и доступности.
Красный флаг № 2
Там нет стандартизированной адаптации.
Когда вы управляете виртуальной командой, первым шагом к успеху является стандартизация процесса регистрации.
Получите всех на одной странице с самого начала с базовым руководством по использованию новой платформы. Установите ожидания для доступности с путеводителем связи и листом контактной информации.
Лучшие платформы управления проектами включают в себя инструменты виртуального чата и программы обмена внутренними сообщениями. Использование того же инструмента чата, который входит в состав программного обеспечения для управления проектами, означает, что вы можете мгновенно изменять назначения задач, добавлять заметки к различным заданиям или сдвигать сроки, даже не выходя из программы.
Красный флаг № 3
Вы используете один сервис для управления проектами, а другой - для облачного обмена файлами.
Да, DropBox и Google Docs великолепны, но я обнаружил, что когда я управляю крупным проектом, гораздо проще хранить все файлы в одном месте со списками дел и общими экранами / совместными собраниями.
Моя команда включает номер версии в каждое имя файла и инициалы последнего человека, который внес изменения в файл. Таким образом, если есть вопрос о содержании или о том, что было изменено, я сразу знаю, к кому обратиться. Это помогает предотвратить сохранение файлов в цепочке писем и редактирование от дублирования.
Независимо от выбранного вами соглашения о присвоении имен, с первого дня создайте систему для управления и отслеживания файлов и храните их все в одном месте.
Красный флаг № 4
Там нет места для совместных дискуссий или виртуальных встреч.
Программное обеспечение для управления проектами - это больше, чем просто отслеживание задач и хранение файлов.
Когда вы работаете в виртуальной команде, регулярные встречи могут стать проблемой. Тем не менее, без четкой связи весь проект может развалиться. Выберите день и время (например, по понедельникам в 10:00 и по четвергам в 14:00), чтобы проводить еженедельную проверку статуса проекта.
Будьте внимательны к членам команды, которые живут в разных часовых поясах; Полуденные собрания, как правило, легче всех «посетить». Если заранее назначить определенный день и время заранее, все участники будут на одной странице, и проект будет продвигаться вперед.
Красный флаг № 5
Много наворотов, но недостаточно функциональности ядра.
При выборе платформы управления проектами заманчиво выбрать ту, которая обладает самыми модными функциями.
Убедитесь, что основная функциональность поддерживает эти навороты. Будь то полная интеграция с Gmail и DropBox, преобразование электронной почты в задачу проекта или обмен мгновенными сообщениями в общем рабочем пространстве, выберите те функции, которые подходят для вашей виртуальной команды.
Wrike, Zoho Projects и Clarizen - три популярных веб-варианта для совместной работы над проектами, которые предлагают аналогичные функции. Прежде чем перейти на одну платформу, возьмите их на тест-драйв, чтобы определить, какая из них лучше всего подходит для ваших нужд.
Нижняя линия
Завершенные проекты не осуществляются только благодаря силе воли. Тратить слишком много денег на дорогие платформы управления проектами, которые не выполняют свою работу, не только вредит конечной цели вашей компании, но и замедляет производительность и затягивает сроки.
Вернитесь в нужное русло с платформой управления проектами, которая отслеживает задачи, обзоры, хранит файлы, предлагает полный обзор членов команды и обеспечивает удобные виртуальные встречи / обмен мгновенными сообщениями из одного места.
Фото перевязанной раны через Shutterstock
