Главная цель офис-менеджера - обеспечить, чтобы административная функция компании соответствовала целям организации, будь то некоммерческий или коммерческий бизнес. Ваши обязанности как офис-менеджера включают наблюдение за офисными операциями, разработку и внедрение политики компании, подготовку платежной ведомости, ведение записей о компании и клиенте, а также управление персоналом. От вас также могут ожидать, что вы организуете электронные и бумажные системы регистрации, будете контролировать запасы и помогать поддерживать годовые бюджеты. Офис-менеджеры отчитываются перед высшим руководством и информируют их о потребностях и проблемах офиса.
$config[code] not foundОбщение сотрудников
Одна из ваших основных целей - обеспечить, чтобы канцелярские и административные сотрудники выполняли свои рабочие обязанности. Ваша задача - следить за ежедневными административными задачами, такими как учет, регистрация, финансовые операции, инвентаризация и переписка с клиентами. Вы должны общаться с сотрудниками во всех отделах, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице относительно целей компании, политик и бюджетов. Вы также будете уведомлять сотрудников об объявлениях компании, изменениях в политике, собраниях сотрудников, пересмотренных мерах безопасности и предстоящем обслуживании или ремонте офиса.
Офисные операции
Вы также несете ответственность за обеспечение бесперебойной работы офиса. Приветствуйте посетителей и направьте их в соответствующие офисы или комнаты для совещаний, чтобы устранить перегруженные рабочие места. Общайтесь с арендодателями, коммунальными компаниями, телефонными службами и интернет-провайдерами, чтобы убедиться, что все информационные системы работают должным образом. Вы должны управлять материально-производственными запасами, чтобы сотрудники всегда могли пользоваться канцелярскими товарами. Вы можете проверить офисное оборудование и выполнить легкое обслуживание офисных компьютеров, чтобы они работали эффективно. Основной целью является устранение неполадок в административных вопросах, чтобы сотрудники могли быстро выполнять свою работу.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемУправление деньгами
Как офис-менеджер, ваша главная цель - добиться успеха в управлении капиталом, чтобы гарантировать, что компания остается в рамках своих бюджетных ограничений. Вы должны проконсультироваться с руководителями отделов, чтобы убедиться, что бюджетные предложения выполнены. Вы можете создать финансовые рабочие листы, в которых указаны ожидаемые затраты на материалы, контракты и оборудование для каждого отдела. Подготовьте годовые финансовые бюджеты, необходимые для покрытия офисных расходов и других операционных расходов, чтобы высшее руководство могло принимать надежные финансовые решения.
Техническое обслуживание
Вы также должны будете внимательно следить за объектами, чтобы убедиться, что они безопасны, надежны, чисты и в хорошем состоянии. Вы должны убедиться, что в офисе имеются утвержденные городом планы эвакуации при пожаре, достаточное количество огнетушителей и аптечки первой помощи. Вы несете ответственность за обеспечение того, чтобы сотрудники не подвергались риску для здоровья, окружающей среде или безопасности в офисных помещениях. Вы также должны запланировать ремонт неисправного оборудования, включая механические и электрические системы и компьютеры, и нанять профессиональных уборщиков для очистки рабочих зон. Размещайте планы эвакуации при пожаре, государственные документы на рабочем месте и политику компании в видимых местах по всему офису, чтобы сотрудники были в курсе аварийных процедур и важных правил.
