Памятные события не просто случаются. Организация и проведение мероприятия требует планирования. Будь то конференция, семинар или день благодарности клиентов, и если у вас есть три недели на планирование или целый год, успех вашего мероприятия кроется в деталях. Мы собрали 42 совета по планированию мероприятий для малого бизнеса от экспертов, в том числе от организаторов ежегодной награды Small Business Influencer.
$config[code] not foundПланирование мероприятий малого бизнеса: что делать в первую очередь
1. Определитесь с вашей целевой аудиторией прежде всего. Первый шаг - прежде чем делать что-либо еще - должен четко определить, кто является вашей целевой аудиторией. Исходя из этого, все другие решения будут приниматься с точки зрения формата, содержания, цен, местоположения и т. Д. Этот структурированный подход также поможет вам сосредоточиться на достижении конкретных целей и не допустить, чтобы область действия стала слишком широкой или уменьшенной.
2. Составьте список деталей - все, включая освещение и общественный транспорт, содержание и напитки. Когда вы решаете провести мероприятие, все имеет значение. От содержания программы и освещения до транспорта и парковки - все имеет значение. И ваша аудитория будет приписывать все вам и … вашему бренду. Составление списка гарантирует, что вы не пропустите ничего.
3. Иметь четкую деловую цель для проведения мероприятия. Прежде чем начать планировать успешное мероприятие, прежде всего выясните, почему вы это делаете, потому что каждое принятое решение должно поддерживать вашу главную цель. Это ведущее поколение? Это для того, чтобы повысить осведомленность о вашей компании или конкретном продукте? Это развить лояльность клиентов? Или вы просто хотите зарабатывать деньги (что тоже нормально)? И убедитесь, что команда знает о цели, чтобы у вас не было «сползания».
4. Следите за другими отраслевыми событиями при планировании. Проверьте календарь. Убедитесь, что вы не планируете свое мероприятие слишком близко к праздникам или популярным временам отпуска. Не менее важно проверить наличие других событий, на которые могут направиться ваши целевые посетители.
5. Будьте гибки с изменениями в размере, местоположении и других деталях. Приступая к процессу планирования событий, вы можете обнаружить, что ваше событие изменяется по размеру, расположению и многим другим причинам, чем вы изначально предполагали. Это естественно и прекрасно, если вы не упускаете из виду причину, по которой вы выполняете всю эту работу в первую очередь. Некоторая гибкость необходима.
6. Знайте свои ограничения. Мы все знаем, что цель состоит в том, чтобы устроить большое живое событие. С этой целью мы также должны осознавать, что мы можем или не можем реально сделать - будь то бюджет … или с точки зрения времени. Если вы решили провести живое мероприятие через неделю, спланируйте более интимное мероприятие. Если это большое событие, подготовьтесь на несколько месяцев вперед. Если бюджет небольшой, вам, возможно, придется уравновесить креативность и много самостоятельной работы.
7. Создайте УМНЫЕ цели. Всегда начинай со стратегии. Подобно созданию любого бизнеса, большие события начинаются с сильной, вдумчивой и измеримой стратегии. Прямые трансляции - это замечательный способ поделиться своим брендом, связаться с целевым рынком, получить отзывы о вашем продукте (и даже больше!), Но вам нужно знать, чего вы пытаетесь достичь. Придерживайтесь умных целей и наметьте, к чему вы стремитесь. Затем убедитесь, что вы продолжаете в соответствии с достижением этих целей.
$config[code] not found
Бюджет: как оплатить ваше мероприятие
8. Разработайте «план финансирования» для вашего мероприятия и оцените количество. Знайте, как вы собираетесь платить за мероприятие. Большинство мероприятий финансируется за счет спонсорства, продажи билетов, внутренних маркетинговых бюджетов - или комбинации всех трех. Когда вы создаете свой бюджет для мероприятия, вам необходимо оценить, сколько денег вы реально можете собрать в каждой области. Прежде чем забронировать место или подписать какие-либо контракты, рекомендуется сначала подписать спонсоров или продать предварительные билеты, чтобы убедиться, что ваша идея заинтересована в ее финансировании.
9. Создайте бюджет расходов и сэкономьте деньги за счет пожертвований спонсоров «в натуральной форме». События, как правило, стоят дороже, чем думает средний владелец малого бизнеса - прежде всего в отношении места и еды и напитков. Не забудьте оценить все разрешения и лицензии, которые вам понадобятся. (Именно здесь организатор мероприятий может помочь вам избежать головной боли.) Составьте полный список всех расходов, а затем выделите области, в которых, по вашему мнению, спонсоры могут сыграть свою роль, предлагая что-то «в натуральной форме». Чем больше вы работаете с другими брендами и партнеры для размещения ваших мероприятий, тем больше вы можете сэкономить.
10. Рассматривайте краудфандинг как новую возможность собрать деньги на мероприятие. Если вы впервые проводите мероприятия, используйте краудфандинговые платформы, чтобы снизить риск. Размещая ваши мероприятия на этих платформах, участники должны будут предоставить билеты на мероприятие, которое состоится. Если минимальное количество участников не соблюдается, мероприятие не проводится.
Маркетинг: привлечение людей к участию
11. Вам понадобится ПОДРОБНЫЙ маркетинговый план. Создайте маркетинговый план для мероприятия. Чем более вы организованы, тем профессиональнее будет ваше мероприятие.
12. Будьте неутомимы в своих усилиях, иначе ваше мероприятие провалится. Если вы не хотите присутствовать на своем мероприятии в одиночку … тогда рынок, рынок, рынок, рынок … и еще немного на рынке.
13. Определите веские причины для показа людей. Какая жеребьевка для участников? Вам нужно определить, ЧТО вы делаете на мероприятии, которое приведет этих целевых посетителей к двери. Для потребительского товара это может быть вечеринка с развлечениями, демонстрациями продуктов и бесплатными продуктами. Для деловой аудитории это может быть образовательный контент или захватывающий, известный эксперт-докладчик. Что бы это ни было, не теряйте связь с тем, почему вы хотите, чтобы эта конкретная аудитория потребовала участия.
14. Изложите в письменной форме, почему ваш целевой рынок должен присутствовать - не думайте, что преимущества очевидны. При продвижении мероприятия обязательно расскажите вашему целевому рынку, что они узнают, с кем они встретятся и почему они должны быть там. Не думайте, что ваши друзья расскажут своим друзьям. Если вы используете колонки, дайте им рекламную копию, чтобы они могли представить мероприятие своей аудитории.
15. Научитесь общаться со СМИ. Журналисты очень заняты и всегда в сжатые сроки … у них нет времени, чтобы услышать рекламный ход. Сообщите им, что информация существует и - для будущих историй - что вы являетесь экспертом в этой области. Включите эту информацию, когда вы обратитесь.
16. Используйте хэштеги Twitter, Твиттер великолепен для продвижения событий и для создания чувства онлайн-сообщества вокруг события. Создайте уникальный хэштег на ранней стадии. Сначала найдите в Twitter, чтобы убедиться, что он еще не используется. Поместите хэштег прямо на веб-сайт мероприятия, и если вы используете кнопку Tweet для публикации на сайте, добавьте хэштег прямо к готовому словоблудию. Когда люди пишут в Твиттере, он автоматически продвигает это событие в Твиттере.
$config[code] not found17. Используйте онлайн социальные предварительные события, чтобы продвинуть главное событие, Чтобы повысить интерес к своему мероприятию, попробуйте провести чат Google или чат в Twitter за несколько недель до основного мероприятия. Пригласите нескольких своих спикеров принять участие в онлайн-мероприятии. Сделайте предварительный просмотр того, что произойдет на главном мероприятии, обсудив, что будут освещать докладчики, или выделите мероприятия. Это порождает ожидание.
18. Купить рекламу в социальных сетях. Покупка рекламы в социальных сетях часто упускается из виду небольшими событиями. Платформы социальной рекламы (прежде всего, Facebook, LinkedIn и Twitter) предлагают широкие возможности таргетинга, которые могут значительно помочь нашей целевой аудитории в нашем географическом положении. Хорошей новостью является то, что не требуется больших бюджетов, и продажи билетов можно легко измерить.
19. Используйте YouTube для продвижения вашего мероприятия. YouTube является второй поисковой системой в мире после Google. Загрузка видео с наших предыдущих мероприятий или интервью с нашими докладчиками / исполнителями - отличный способ убедить потенциальных посетителей нажать на кнопку «Купить». Видео дает важные визуальные подсказки, что сильно влияет на наш процесс принятия решений. С событиями мы всегда чувствуем риск не знать, что произойдет, видео снимает это напряжение.
20. Создайте потрясающий низкобюджетный рекламный ролик, Немного креативности с рекламным щитом, музыкальным клипом без лицензионных отчислений и хорошей видеокамерой для смартфона создаст забавное видео, которое поможет предать гласности предстоящие события. Вот хороший пример видео, который сделал именно это при ограниченном бюджете, для продвижения мероприятия для малого бизнеса.
21. Привлекайте местных блогеров. Будьте умны с блоггерами. Привлечение местных блоггеров для участия в мероприятии обычно является отличной стратегией для привлечения аудитории до, во время и после мероприятия. Блоггеры обычно рассчитывают на широкий охват и обычно не следуют традиционным правилам СМИ.
22. Используйте платформы регистрации событий, такие как Meetup. Используйте существующие платформы. Если это ваша первая попытка запустить мероприятие и вам не хватает навыков для его продвижения, загляните на Meetup.com. Помимо предоставления пакета для управления событиями в Интернете, Meetup является отличным источником информации для соответствующей аудитории в вашем регионе. Он также имеет функции регистрации и управления RSVP, которые особенно полезны, если вы неопытны.
23. Используйте онлайн-регистрацию. Самый простой способ отпугнуть людей - наличие аналоговой регистрации (факсы, банковские чеки или только у дверей). Предложите онлайн-регистрацию, чтобы как можно быстрее привлечь как можно больше посетителей, что поможет прогнозировать цифры и скоро публиковать бюджет.
24. Получить список на сайтах, обслуживающих вашу группу. Как только вы узнаете, кого хотите посетить, следующим шагом будет поставить себя перед ними. Существуют веб-сайты, которые специализируются на перечислении событий на национальном уровне (например, Meetup, Lanyrd) и локально, поэтому начинайте с них и проводите исследования, которые являются наиболее подходящими для включения в список.
25. Предложите местным партнерам стимулы для вашего продвижения. Пресс-релизы, отправляемые в соответствующие средства массовой информации, помогут генерировать новостную ленту, и вы можете посмотреть на вовлечение СМИ (онлайн и оффлайн) в качестве партнеров. Они получают информацию о вашем мероприятии в обмен на его публикацию. Если они не хотят участвовать на этом уровне, предложите им провести конкурс для своих читателей, чтобы выиграть билеты.
26. Сделайте так, чтобы ваши спикеры могли публиковать их подписчикам. Если у вас есть какие-либо эксперты / докладчики, попросите их публиковать информацию о посещаемости среди своих подписчиков в социальных сетях / подписчиков электронной почты.
27. Дайте ранние стимулы птиц. Ранние билеты по более низкой цене - отличный способ получить раннюю регистрацию, давая людям стимул действовать сейчас, а не ждать и забывать.
Команда: кто собирается помочь?
28. Делегировать обязанности. Независимо от размера вашего бизнеса, всегда старайтесь распределять обязанности. Наличие одного человека, отвечающего за каждую деталь, обычно не очень хорошо. По возможности, пусть люди контролируют районы, которые им больше всего нравятся. Например, пусть гурман в вашей компании обработает детали питания. Чем больше кто-то наслаждается своими обязанностями, тем больше вероятность того, что они выполнят его с успехом.
29. Продолжайте - и следите снова. Заезд рано и часто. Хотя никто не хочет иметь микроуправление, убедитесь, что сотрудники и поставщики выполняют свои обязанности по проведению мероприятий. Пока люди знают, что вы время от времени ожидаете обновления, они с меньшей вероятностью будут разочарованы, когда вы звоните или пишете по электронной почте.
30. Спонсоры - это члены королевской семьи - убедитесь, что им это нравится. Если у вас есть спонсоры - относиться к ним как к королям. Они финансируют ваше мероприятие и позволяют вам сделать это (если это ваша бизнес-модель). Будьте предельно ясны перед мероприятием, что они получат в качестве спонсоров.
31. Всегда недооценивай явку спонсоров. Если вы думаете, что сможете привлечь 100 участников, основывайте свою спонсорскую подачу на более низкой оценке. - особенно если это ваше первое мероприятие. Лучше дать спонсорам приятный сюрприз, чем разочаровывающий.
32. Спросите людей, что они думают, и будьте готовы к обратной связи, хорошей или плохой. Спросите критику. Если вы выполнили половину приличной работы, вы получите много похвалы. Скажите спасибо, но затем попросите КРИТИК и будьте к этому готовы.
33. Привлеките опытную команду из социальных сетей., Не забудьте команду социальных сетей. Хотя это и не обязательно для каждого события или отрасли, все больше и больше событий фокусируются на использовании вирусной силы своей аудитории. Если ваша аудитория пишет в Твиттере, делает фейсбук и фотографирует в Instagram - вы должны делать то же самое, и вам потребуется обученная команда для выполнения.
34. Ищите поставщиков, которые обслуживают вашу нишу и желают участвовать, Лучшие продавцы, с которыми вы можете работать, - это те, кто знаком с культурой малого бизнеса. Ищите поставщиков, которые часто работают с малым бизнесом или которые будут вовлечены на более высокий уровень, чем их роль.
День события: потянув его
35. Тщательно устанавливайте ожидания - затем выполняйте. Убедитесь, что аудитория имеет БОЛЬШОЙ (не очень) опыт; и что вы даете им то, что они ожидали от посещения.
36. Отношение заразительно. Ваши гости в значительной степени будут играть на вашей позиции и динамике во время мероприятия. Подайте пример и хорошо проведите время.
37. Пусть реакция толпы будет вашим барометром, Читайте зрителей во время мероприятия. Спросите людей, как у них дела. Если дела идут хорошо, а если нет, вы будете знать.
38. Всегда спрашивайте себя: как это относится к участникам? Убедитесь, что вы предлагаете контент, который имеет отношение к более чем 80% аудитории. Аудитория должна уйти с ощутимой тактикой, чтобы улучшить свой бизнес и карьеру … и они должны чувствовать энергию говорящего. Говорить о вашем бизнесе и о том, чем вы занимаетесь - не предлагая аудитории то, что ОНИ нуждаются - это пустая трата времени и денег для всех.
39. Как мастер церемоний или докладчик - практиковаться. Вы знаете свое дело, но не предполагаете, что знаете, как провести презентацию. Практикуйте презентацию, отвечайте на вопросы и обращайтесь с трудными и конфронтационными членами аудитории. Чем больше вы подготовлены, тем лучше.
$config[code] not found40. Смотри как можно лучше, Посмотрите на часть … будьте удобны, но мода вперед. Даже если вы являетесь бухгалтером или юристом, выберите свой наиболее характерный костюм или галстук. Люди помнят, как вам комфортно в вашей собственной коже.
План действий в чрезвычайных ситуациях: что делать, когда дела идут плохо
41. Представьте себе событие, шаг за шагом, и составьте список из 2 столбцов: что может пойти не так в одном столбце, а ваш план действий в чрезвычайных ситуациях - во втором. Будьте готовы к неожиданностям. Возможно, звуковая система не работает. Может быть, ваш главный докладчик под залог. Вы можете справиться и двигаться дальше?
42. Будьте готовы протянуть руку, чтобы заполнить любые пробелы, Хотя планирование впереди - отличная формула успеха, этого никогда не бывает достаточно. Всегда случается что-то неожиданное. Таким образом, в случае смягчающих обстоятельств стоит добавить немного дополнительной смазки для локтя. Это касается организации питания, требований к печати, размещения гостей, прогнозов погоды, развлечений и многого другого.
Большое спасибо экспертам, внесшим свой вклад в приведенные выше советы по планированию мероприятий для малого бизнеса:
- Мэтт Телфер, менеджер по маркетингу Heart Internet и блогер в Marketing Nerd Советы 1, 24, 25, 26, 27
- Бет Сильвер, Управляющий директор, Doubet Consulting Советы 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Лаура Лейтес, организатор мероприятий и владелец, L2 Event Production Советы 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, менеджер по интернет-маркетингу и партнерской программе, Day 2 Day Printing Советы 6, 28, 29, 36, 42
- Лиз Кинг, генеральный директор, главный специалист по событиям, Liz King Events Советы 7, 9, 33, 34
- Юлиус Солярис, спикер индустрии событий и редактор Event Manager Blog Советы 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Рамон Рэй, технический евангелист и редактор Small Biz Technology Советы 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Анита Кэмпбелл, основатель и генеральный директор тенденций малого бизнеса Советы 16, 17, 20
Shutterstock: План, Бюджет, Пусто, Банкет, Команда, Смущенный
109 комментариев ▼
