Как принять протокол встречи

Занятия минут на собрании - это эффективный и полезный способ записать моменты действий, решения и вопросы, которые необходимо решить во время деловой встречи, когда люди могут быть слишком вовлечены в обсуждение, чтобы делать заметки. Обычно есть назначенный ведущий, чья работа состоит в том, чтобы делать заметки во время собрания, упорядочивать их в удобочитаемом формате и выдавать их участникам после завершения собрания. На официальных заседаниях протоколы предыдущего заседания должны быть согласованы и приняты в стенограмме протокола текущего собрания участниками собрания.

$config[code] not found

Принимая протокол

Определите, присутствует ли кворум на текущем собрании. Кворум определяется как минимальное количество членов, необходимое для одобрения предложения и принятия окончательных решений в соответствии с уставом ассоциации или группы. Без кворума официальное собрание не может состояться.

Прочитайте или попросите секретаря ассоциации, совета или группы, зачитайте вслух протокол предыдущего заседания, отметив присутствующих и все обнаруженные действия.

Обсудите протокол предыдущего заседания, внесите любые исправления до утверждения. Обсуждение должно быть фактическим и дружественным, а не открывать старые дебаты или конфликты.

Призыв к движению с пола. Президент или председатель правления, группы или собрания просит предложить принять протокол предыдущего собрания в том виде, в каком он был прочитан, или с обсужденными изменениями, как отмечено. Предложение может быть сделано любым членом совета, и его необходимо будет поддержать кем-то другим. Предыдущие протоколы должны быть приняты до начала текущей встречи.

Попросите всех участников проголосовать, чтобы принять протокол. Это делается путем поднятия рук, голосом или председателем, который спрашивает каждого участника в отдельности. Запишите в протоколе текущего собрания, что предыдущие были приняты.

Минуты

Получить копию повестки дня встречи, чтобы определить, что будет обсуждаться. Это наметит последовательность минут, которые будут приняты. Согласно правилам порядка Роберта, в качестве пункта повестки дня, предыдущие протоколы заседания должны быть прочитаны и приняты до начала заседания.

Сядьте рядом с человеком, который председательствует на собрании, чтобы получить разъяснения по ходу собрания. Используйте магнитофон, чтобы захватывать слушания и проверять заметки после окончания собрания.

Напишите название протокола, записав дату, время и место проведения собрания, а также имена каждого участника собрания.

Делайте заметки по мере продолжения встречи, делая записи по каждому обсуждаемому пункту повестки дня. Запишите имена тех, кто делает ходатайства, а также, были ли они приняты или отклонены. Запишите, как было принято это решение, поднятием руки или каким-либо другим способом.

Переписывайте заметки о встрече как можно скорее после окончания встречи, пока обсуждения еще свежи.

Используйте шаблон предыдущих встреч, чтобы записать текущие минуты. Если предыдущих минут нет, создайте шаблон, четко указав название собрания, дату и участников.

Четко покажите все принятые решения с полной информацией о том, что это за резолюция.

Приложите любые дополнительные документы, представленные во время встречи, чтобы включить их в протокол в качестве приложения.