Записки - сокращение от меморандума - почти такие же, как письма. Основное различие между ними заключается в том, что письма передают информацию людям, не входящим в организацию, тогда как записки обычно пишутся людям внутри. Еще одно различие между буквами и записками - это формат. Письмо использует приветствие («Дорогая Мадам») и закрытие («С уважением»); памятка не Записка всегда содержит тему. Записки могут быть формальными или неформальными, в зависимости от того, кто их прочитает.
$config[code] not foundСодержание плана
Перечислите пункты, которые вам необходимо указать в памятке, и запишите информацию, необходимую для их поддержки. Включите справочную информацию, которая необходима, чтобы дать теме контекст.
Заказать информацию. Если тема сложная, неприятная или противоречивая, фоновый контекст, вероятно, должен идти первым. В противном случае начните с основной идеи.
Убедитесь, что вы не пропустили поддержку или основную информацию.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемСоберите подтверждающие документы, которые вам понадобятся для справки при написании заметки.
Форматировать заметку
Проверьте, есть ли у вашей компании предпочтительный формат для служебных записок. Некоторые компании даже имеют предварительно напечатанные формы меморандумов. Используйте предпочтительный или предварительно напечатанный формат, если таковой имеется.
Установите поля, оставляя по крайней мере 1/2-дюймовое пространство сверху и снизу и 1-дюймовое пространство с каждой стороны. Содержание заметки должно быть сосредоточено на странице; если заметка очень короткая, верхние и боковые поля должны быть увеличены.
Установите стиль документа обработки текста в формате блока: выровненный по левому краю, с одинарным интервалом, с пробелом между абзацами.
Создать заголовок
Введите заголовочные компоненты, чтобы начать заметку, по одному компоненту на одну строку. Каждый компонент должен сопровождаться двоеточием. Например: Дата: Кому: От: Тема:
Заполните информацию о предмете, используя стиль заголовка. То есть все слова в теме должны быть написаны заглавными буквами, за исключением статей, предлогов и союзов, состоящих менее чем из четырех букв, если только они не начинаются или не заканчивают заголовок. Сделайте предмет конкретным.
Заполните строки «Дата», «До» и «От», выровняв первое слово каждого слова с первым словом строки темы. Дата должна быть записана с указанием месяца - например, 4 июля 2020 года. Используйте полные имена для строк «Кому» и «От».
Создайте заголовок на второй и последующих страницах, если заметка длится более одной страницы. Если памятка предназначена для нескольких получателей, используйте сокращенную форму строки темы, один пробел и укажите дату, затем снова один пробел и укажите номер страницы. Если одному человеку, вы можете использовать альтернативную форму, перечисляя имя читателя, номер страницы и дату в одну строку, имя выровнено по правому краю, число по центру и дата выровнены по левому краю.
Написать тело
Напишите вводный абзац, если он нужен читателю для контекста. Этот параграф рассказывает историю, излагает проблему, которая должна быть рассмотрена в памятке, и / или освежает память читателя о предыдущих сообщениях по теме.
Сформулируйте основную идею памятки. Это будет начальная строка, если вы не написали вступительный абзац. Здесь вы объявляете политику, решение, решение, рекомендацию, находку или событие. Если введения не было, предоставьте краткий контекст, например, «Как мы обсуждали …» или «Поскольку кафетерий испытывал длинные очереди …»
Предоставьте любую информацию, необходимую для объяснения, поддержки или полной передачи информации, необходимой читателю для понимания темы.
Заканчивать
Введите примечания внизу, например, «cc:», если вы отправляете копию памятки кому-то, кроме человека, указанного в заголовке.
Редактировать заметку. Убедитесь, что орфография и грамматика верны, идеи разработаны и читатель поймет, что вам нужно сказать.
Распечатайте записку и начните ее. Некоторые организации хотят, чтобы инициалы записывались рядом со строкой «От» в заголовке. Другие хотят инициалы внизу. Проверьте политику компании.
Совет
Независимо от того, пишете ли вы записку начальнику или подчиненному, нескольким людям или сообщаете другим о спорных или нежелательных темах, сохраняйте тон деловой и формальный. Держите записки краткими, ясными и удобными для чтения.
Предупреждение
При написании имейте в виду, что заметки больше не являются временными сообщениями, как раньше. Содержание, вероятно, будет сохраняться неопределенно долго, хранится в архиве как отчет о деятельности и истории компании. Так что пишите с постоянством в памяти.
