Один из самых стрессовых периодов для большинства владельцев малого бизнеса - это когда денежный поток становится ограниченным, потому что платежи не приходят от клиентов. Не обязательно, что ваш бизнес не шел гладко, а потому, что ваши клиенты не платят своевременно.
В этом руководстве по выставлению счетов и получению оплаты мы хотим поделиться с вами некоторыми рекомендациями по выставлению счетов вашим клиентам. Кроме того, мы хотим поделиться способами обеспечения того, чтобы вам платили вовремя (или как можно ближе), чтобы вам не пришлось беспокоиться о движении денежных средств.
$config[code] not foundИспользовать программное обеспечение для выставления счетов
Использование программного обеспечения для выставления счетов, такого как Hiveage, имеет несколько преимуществ для вашего бизнеса. Для начала, это показывает вашим клиентам, что ваш бухгалтерский процесс является профессиональным и организованным. Они также будут знать, что не смогут проскользнуть сквозь трещины и пропустить платеж.
В свою очередь, вы сможете легко отслеживать специальные рекламные акции, предлагаемые конкретным клиентам, то, как быстро или медленно покупатели склонны платить, какие счета просрочены и многое другое.
Вы также сможете создавать подробные отчеты, которые помогут вам, когда клиенты заинтересованы в выставлении счетов по сравнению с историей платежей. Вы также можете запустить эти отчеты, когда клиенты будут протестовать против количества продуктов или услуг, которые они получили в отношении сумм, на которые им выставлен счет.
Обсудите детали выставления счета на старте
Когда вы начинаете работать с новым клиентом, хорошо, чтобы детали счетов были подтверждены как можно раньше. Некоторые клиенты останавливаются при оплате счета просто потому, что отсутствует одна вещь, например номер заказа на покупку. Вот что вам нужно установить с самого начала, чтобы обеспечить успешное будущее выставления счетов.
Нужен ли вашему клиенту ваш W-9 в начале совместной работы? Требуется ли вашему клиенту конкретное название проекта или номер заказа на поставку в каждом счете? У вашего клиента есть несколько рабочих адресов, и вам нужен конкретный адрес для выставления счета для правильной маршрутизации? Выясните это, чтобы у них не было законного оправдания для отсрочки платежей.
Большинству клиентов хорошо, если им выставляют счета онлайн по электронной почте. Но некоторые все еще хотят, чтобы эта распечатка пришла по почте. Не забудьте отправить свой счет соответственно.
У разных клиентов разные правила выставления счетов. Некоторые счета-фактуры должны быть переданы владельцу компании для утверждения, а затем переходят к учету. Другие должны перейти к бухгалтерии с CC к менеджеру проекта, с которым вы работаете, чтобы они могли отправить свое OK в бухгалтерию.
Иногда у вас появляется клиент, которому счет необходимо отправить в виде PDF одному человеку для утверждения. Затем он должен быть отправлен другому лицу для одобрения. Наконец, он должен быть отправлен в стороннюю бухгалтерию в электронном виде.
Узнайте, каков процесс для вашего клиента, и следуйте ему соответствующим образом.
Четко определите ваши условия
Удивительно, но некоторые люди не указывают условия оплаты. Они просто оставляют значение по умолчанию при получении на счете. Если ваши условия оплаты не подлежат оплате при получении, вы должны соответствующим образом изменить их в своем счете. В противном случае люди будут считать, что вы не изменили условия оплаты по умолчанию, и разработают свои собственные условия оплаты.
Говоря об условиях оплаты, один из способов убедиться, что вам платят, прежде чем выполнять работу или отправить товар, - это предложить скидку на предоплату. Вашим клиентам понравится возможность немного сэкономить, а вам понравится тот факт, что вам не нужно беспокоиться о том, чтобы вас застыли.
Четко определить, когда ожидать выставления счетов
Сообщите своим клиентам заранее, что вы, как правило, выставляете счет в конце месяца, в начале месяца, в середине месяца, еженедельно, раз в две недели или по завершении проекта. Таким образом, они знают, когда они могут рассчитывать на получение вашего счета, и, надеюсь, будут его искать.
Предложите больше, чем один способ оплаты
То, что 90 процентов ваших клиентов используют PayPal или оплачивают онлайн, не означает, что остальные 10 процентов будут. Позволяя вашим клиентам расплачиваться кредитной картой или чеком, вы сможете устранить большинство барьеров для платежей для большинства ваших клиентов.
Чтобы гарантировать, что ваши клиенты могут оплачивать так, как они хотят, укажите свой почтовый адрес в счете-фактуре и включите дополнительные способы оплаты, чтобы они могли совершать платежи онлайн вне PayPal.
Хорошие альтернативы PayPal для обработки кредитных карт включают Stripe, Braintree и Authorize. Все три имеют одинаковую цену на уровне 2,9% + 0,30 долл. США за транзакцию. Дополнительные сборы включают в себя следующее.
- Braintree не взимает комиссию за транзакции с первых 50 тыс., Обработанных через них. Они взимают дополнительный 1% за международные валютные операции.
- Braintree и Stripe взимают плату за возврат в размере 15 долларов США.
- Stripe взимает дополнительные 2% за международные валютные операции.
- За авторизацию взимается плата за установку в размере 49 долларов США, ежемесячная плата за шлюз в размере 25 долларов США, плата за оценку международных транзакций 1,5% и плата за возврат средств в размере 25 долларов США.
Так как вы выбираете? Вот несколько вопросов о вашем бизнесе.
- Вы хотите принимать платежи по телефону или на мобильном устройстве лично?
- Вы хотите принимать только стандартные платежи по кредитным картам (Visa, Mastercard, Discover, AMEX и т. Д.) Или также хотите принимать более новые способы оплаты, такие как Apple Pay, Bitcoin или Venmo?
- Вам нужен биллинг по подписке? Сплит варианты оплаты?
- У вас есть клиенты по всему миру и в странах, которые не могут использовать PayPal?
Получив ответы на эти вопросы, вы сможете сопоставить функции платежных систем с вашими потребностями, чтобы определить, какой из них подходит для вашего бизнеса.
Также обратите внимание, что если у вас есть клиенты, которые не платят через PayPal, потому что у них есть что-то против PayPal, им может не понравиться Braintree, так как Braintree был приобретен PayPal.
Подтвердите, что вы отправили счет
Вы знаете, что можете зависеть от своего программного обеспечения для выставления счетов. Таким образом, вы не обязательно делаете это, потому что вы не верите в свое программное обеспечение, а чтобы получить первое напоминание о том, что да, вы отправили свой счет.
После того, как вы отправите счет новому клиенту, отправьте электронное письмо лицу, которое должно получить счет, и всем, кому необходимо было скопировать его, который вы только что отправили в свой счет. Он может быть включен в качестве случайного упоминания, которое идет с обновлениями вашего проекта.
Обычно вам нужно делать это только с новыми клиентами или клиентами, которые обычно опаздывают с платежами. С новыми клиентами это позволяет вам убедиться в правильности деталей выставления счетов.
Отправить нежные напоминания
Не все будут платить 100% вовремя. Некоторые люди по закону будут настолько заняты, что непреднамеренно забудут о вашем счете. В начале вы хотите предположить, что ваш счет был забыт по ошибке, и соответствующим образом оформить напоминания.
При повторной отправке счета-фактуры некоторые замечательные способы приблизиться к напоминанию счета-фактуры включают следующее, включая некоторые формулировки для особых ситуаций.
- Я заметил, что вы еще не просмотрели мой счет. На случай, если он не прошел правильно, я пересылаю его. Я также приложу копию через PDF в отдельном письме. Вы никогда не знаете с фильтрами электронной почты спама в эти дни.
- Я знаю, что вы недавно были заняты запуском нового проекта. На всякий случай, если он был похоронен в вашем почтовом ящике, вот мой счет за работу в прошлом месяце.
- Я надеюсь, что вы хорошо провели время! Я знаю, что вам, вероятно, придется наверстать упущенное, поэтому я хотел убедиться, что это было наверху списка, так как прошло 30 дней.
- Это просто дружеское напоминание о моем счете за прошлый месяц. Время летит, но так как прошло 30 дней, я подумала, что дам вам знать.
По большей части, это должно решить проблему, и вы должны получить ответ - и оплату. Если вы не получаете ответ от одного человека, вы всегда можете отправить нежное напоминание кому-то еще. Сообщите этому человеку, что вы не услышали о своем счете, и что вы хотите убедиться, что он получил его.
Если у вас нет личных напоминаний, это тоже хорошо. Вы можете вместо этого отправлять автоматические напоминания!
Опусти ногу
Если приведенные выше напоминания остаются незамеченными, возможно, вам придется стать немного более агрессивными. Это особенно важно, если счет стал слишком просроченным. Есть несколько вещей, которые нужно рассмотреть, прежде чем идти по этому пути.
- Вы хотите, чтобы эта компания оставалась клиентом? Если вы это сделаете, сочувствие к медленной оплате может заработать вам их будущую лояльность.
- Можете ли вы остановить доставку или услуги из-за неоплаты? Опять же, этот выбор может зависеть от того, хотите ли вы, чтобы эта компания оставалась клиентом.
Имея в виду эти ответы, действуйте соответственно. Начните с повторной отправки вашего счета, как в цифровом, так и по почте. Позвоните своему клиенту и сообщите ему, что вы понимаете, что все может быть непросто, но вы выполнили согласованные услуги или отправили результаты поставки продукта. Таким образом, текущий платеж должен быть произведен немедленно.
Да, это может быть неудобно. Но это тоже бизнес. Скорее всего, вы не единственный поставщик, которому ваш клиент платит с опозданием, поэтому вы не будете единственным, кто решает эту проблему. Но если вы единственный, кто оказывает на них давление, скорее всего, вам сначала заплатят. Или, по крайней мере, сначала после оплаты основных коммунальных услуг, аренды и других счетов.
Упорно по этому вопросу может быть неприятно для вас и вашего клиента, но это может быть ключом в получении оплаты. Владельцы некоторых малых предприятий сообщили, что им платят уже через два года после выставления счета. Хотя поздно никогда не бывает хорошо, это лучше, чем никогда.
Изображение счета через Shutterstock
Ещё в: Популярные статьи 9 Комментариев ▼
