Эффективные встречи приносят реальную пользу компаниям. Они производят идеи, дают направление, укрепляют связи и обновляют энергию. В то же время бизнес не может выделять бесконечные ресурсы. Ключ в том, чтобы приглашать нужных людей - в подходящее время и в соответствующем месте. Прямое взаимодействие для достижения общей цели и заканчивается четким планом действий.
Ясно цель
Все эффективные встречи имеют четкую цель. Это переводит в повестку дня. Если вы попытаетесь покрыть слишком много вопросов за один раз, тогда ваша встреча перегружена. Если на столе слишком мало тем, электронные письма, личные беседы или другие формы общения более практичны. Ваша повестка дня должна содержать конкретные пункты, которые будут обсуждаться в правильном порядке. Записывать вещи заранее, чтобы прояснить фокус встречи. Это также гарантирует, что участники имеют «бай-ин», приходят с ценными идеями и остаются на ходу по мере развития дискуссии.
$config[code] not foundХорошо организованный
Логистика имеет важное значение для эффективной встречи. Одним из аспектов является приглашение правильной группы людей, которые выполняют задачи, которые будут обсуждаться, принимать решения об этой работе или иным образом оказывать влияние. Выберите время, которое не только бесплатно для всех участников, но и не конкурирует с другими рабочими приоритетами или уровнями энергии. Ваша продолжительность встречи также важна.В большинстве случаев два часа - это здоровый максимум. Это также помогает оценить время для каждого пункта повестки дня - и соблюдать ограничения. Ваше местоположение должно заставить людей чувствовать себя комфортно и быть практичным. В некоторых случаях это будет означать частное место, конференц-связь или встречу вне офиса.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемДинамические обмены
Эффективные встречи требуют эффективного общения. Это помогает установить основные правила, такие как «Часть нашей цели состоит в том, чтобы разработать бюджет на следующий финансовый год, который увеличит наш чистый доход на 15 процентов. Если вы предлагаете новые категории расходов для своего отдела, будьте готовы к сокращению в других областях - или приведите веские аргументы о том, как дополнительные расходы увеличат доход ». Способы создания синергии включают проведение« опроса проблем », где участники могут вызвать проблемные области или мозговой штурм для коллективного генерирования идей. Модератор - это ваше секретное оружие, способствующее групповому диалогу и основанное на интересах каждого, сохраняя при этом общее собрание на правильном пути.
Значимые результаты
К концу вашей встречи должны быть четкие и действенные результаты. Одним из способов поощрения этого является перечисление «следующих шагов» в качестве последней темы в вашей повестке дня. Выделите 10-15 минут, чтобы связать все свободные концы. Подведите итоги по решению участников. Укажите все пункты, которые не были решены, и укажите, кто и когда отвечает за их решение. Делать это публично, а не в автономном режиме, усиливает ответственность. Кроме того, планируйте распространять протокол или общее резюме обсуждения и его результатов. В некоторых случаях следующие шаги включают планирование другой встречи. Проверьте с коллегами, которые отвечают за последующие задачи до следующей встречи, чтобы обеспечить дальнейшее продвижение.
