Когда клиент входит в офис, администратор - первый человек, которого он встретит. Регистраторы являются связующим звеном между общественностью и компаниями, в которых они работают, и по этой причине они должны быть осведомлены обо всех офисных политиках и процедурах. Возможно, они не смогут ответить на каждый вопрос клиента, но они всегда должны быть в состоянии направить клиента к тому, кто сможет.
Приветствовать посетителей
Основная обязанность администратора - приветствовать посетителей и направлять их в соответствующие офисы или администраторов. Администратор является публичным лицом любой компании и должен быть дружелюбным, услужливым и осведомленным обо всех офисных процедурах и политиках. Они могут варьироваться от одного офиса к другому. Например, медицинский регистратор должен знать, как получить страховую информацию от каждого пациента и как собрать доплаты при необходимости. Хотя им не нужно отвечать на медицинские вопросы, они должны знать, к кому направлять пациентов, если у них есть проблемы. Портье в адвокатской конторе не должна предлагать юридическую консультацию, но она должна знать, кто в их офисе имеет опыт работы с клиентом, и незамедлительно направить его к этому человеку.
$config[code] not foundОбеспечить соблюдение политик Office
В некоторых случаях администраторы несут ответственность за соблюдение служебных политик и процедур. Конкретные офисные политики будут различаться в зависимости от офиса, но обычно они предназначены для защиты безопасности и благополучия сотрудников и клиентов в офисе. Политика офиса может включать запрет на курение, употребление алкогольных напитков и сексуальные или словесные домогательства в офисе или на стойке регистрации. Многие офисы также имеют базовый дресс-код и требуют, чтобы все входящие в офис носили обувь и соответствующую одежду. Другие основные офисные правила включают часы работы, выставление счетов и способы информирования клиентов о любых изменениях в услугах или сборах. Как и все сотрудники, администратор должен знать о правилах работы офиса и всегда иметь под рукой справочник для сотрудников.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемВопросы конфиденциальности и конфиденциальности
Во многих офисах администраторы несут ответственность за подачу большого количества информации. Они могут включать трудовые книжки клиентов, юридические или медицинские истории, адрес и контактную информацию или финансовую информацию. Хотя работодатель регистратора может иметь полный доступ к этой информации, регистратор не должен делиться ею с кем-либо за пределами офиса или с посторонним персоналом в офисе или на рабочем месте. Политики Office предоставляют строгие правила в отношении права клиентов на неприкосновенность частной жизни и часто включают штрафы за разглашение несанкционированной информации. Поскольку регистраторам доверяют очень личную информацию, они должны знать об этих правилах и всегда придерживаться их. Регистраторы также должны иметь возможность информировать клиентов об их правах на неприкосновенность частной жизни и отвечать на любые вопросы, которые у них могут возникнуть по этим вопросам.
