Для владельцев малого бизнеса создание политики в социальных сетях - эффективный способ помочь вашим сотрудникам взаимодействовать с клиентами, разъяснять ваши маркетинговые сообщения и защищать ваш авторитет в Интернете. Давайте посмотрим, как создать политику социальных сетей.
Что такое политика социальных сетей?
Вот одно определение:
«Политика в области социальных сетей - это набор руководящих принципов, которые описывают, как сотрудники должны взаимодействовать с клиентами в Интернете».
В целом, большинство политик предоставляют рекомендации для:
- Корпоративные блоги
- щебет
Помните, что вам не нужно создавать индивидуальные политики для каждого сайта в социальных сетях. Вместо этого вы можете создать основной документ политики и разработать короткие главы для каждого конкретного сайта. Это облегчает управление документом и позволяет контролировать изменения.
Руководства для сотрудников и политика в социальных сетях
С одной стороны, вы можете разработать свою политику в отношении социальных сетей как часть руководства для своих сотрудников. Это означает, что когда кто-то присоединяется к компании, инструкции по взаимодействию в Интернете рассматриваются в этой главе в руководстве.
Или вы можете создать отдельный документ и при необходимости обратиться к руководству для сотрудников. Это уменьшает количество слов, так как, например, вы можете ссылаться на юридическую информацию и кадровые политики в этом документе.
Начиная
Как и многие другие вещи, сделать первый шаг - самая сложная часть разработки политики в области социальных сетей. Так с чего же начать? Один из подходов заключается в том, чтобы взглянуть на компании в вашем секторе, изучить их политику (многие из них общедоступны) и использовать их в качестве строительных блоков для ваших документов.
Когда вы изучаете политику, примите во внимание следующее:
- тон - Является ли политика формальной или она использует более спокойный стиль общения? Как вы думаете, что работает лучше всего? В некоторых документах используются такие фразы, как «Пользователь должен…», которые звучат несколько резко. Попробуйте выбрать профессиональный, полезный и уважительный тон.
- длина - Некоторые политики очень короткие, а другие плотные и читаются как юридические документы. Опять же, посмотрите, что работает лучше для вас. Там нет правильного или неправильного.
- Уровень информации - Некоторые политики предоставляют общие рекомендации, тогда как другие предоставляют более детальную информацию, например, подробно описывают, как реагировать на отрицательный комментарий в блоге компании.
- Объем - Охватывает ли политика индивидуальные социальные сети или использует более широкий подход? Какой подход будет работать лучше для вашей компании? Каким было бы легче управлять?
- использование - Видите ли вы, как ваши сотрудники используют эти документы? Если нет, то почему? Ищите примеры, которые вы любите читать и чувствуете, что это будет хорошо работать для вашей команды.
Создание черновика документа
Если идея написания политики в социальных сетях наполняет вас страхом, то наберитесь духа. Это не так сложно, и я покажу вам, почему. Точно так же, как Рим не был построен за один день, создание ваших программных документов займет некоторое время … но вы добьетесь этого. Хитрость заключается в том, чтобы разбить его на управляемые задачи - например, одну политику в неделю.
Например, давайте начнем с политики для вашей страницы Facebook:
- Цель - Опишите цель этой политики в одном предложении. Держите это сосредоточенным и удалите любую двусмысленность. Пишите в позитивном тоне.
- Цели - Опишите, как эта политика поможет читателям (то есть вашим сотрудникам и поклонникам Facebook) взаимодействовать.
- политика - Напишите краткую политику, в которой изложены ваши ожидания, положение и действия, которые вы можете предпринять в случае нарушения этих рекомендаций.
- контакты - Включите контактную информацию, если читатель нуждается в разъяснениях.
Помочь или помешать?
Почему так много людей считают, что политика в отношении социальных сетей - это плохо? Основная причина, по которой политики не работают (или получают плохую репутацию), заключается в том, что они усложняют работу сотрудников. Может быть, это не совсем так, но для многих сотрудников такая политика Чувствовать как вторжение и еще одно правило для подражания. Как вы можете обойти это?
Я думаю это слово политика это расстраивает людей. Если дело обстоит именно так, измените тон документа и обратитесь к ним как к руководству, инструкциям и примерам, чтобы дать вашим сотрудникам больше уверенности при общении в Интернете. Затем, после того как вы создали правила, проведите неформальный семинар и представьте документ. Помните, что большинство сотрудников хотят хорошо выполнять свою работу. Но они иногда расстраиваются, когда им приходится менять способ выполнения своих повседневных задач. Семинар должен уменьшить их беспокойство и дать им направление, в котором они нуждаются.
Когда вы начинаете сеанс, прорабатывайте следующие элементы:
- Предположения - Удалите любые предположения или недоразумения, которые они могут иметь относительно политики.
- Примеры - Проанализируйте образцы политики, чтобы они поняли, как политика применяется к их роли.
- Сценарии - Поддерживайте практическую сессию, обсуждая сценарии, в которых политика поможет им.
Сценарная часть семинара очень важна. Покажите примеры из реальной жизни, где социальные сети могут вызывать проблемы, такие как:
- Персонал случайно делится конфиденциальной информацией
- Отвечая на негативные комментарии и вступая в пламенные войны
- Оставлять замечания на сайтах конкурентов
Затем покажите, как управлять этими проблемами более эффективно. Ваши сотрудники увидят ценность документов и будут более склонны использовать их.
Публиковать
После того, как вы завершили разработку документов политики, отправьте PDF-файл всем сотрудникам. Попросите их внимательно прочитать и ответить, если они заметили какие-либо пробелы, ошибки или опечатки. Затем опубликуйте политику на своем веб-сайте, в блоге и других социальных сетях. Не забудьте добавить дату, номер версии и владельца документа, чтобы вы могли отслеживать изменения документа.
монитор
Разработка политики - это процесс уточнения. Каждые шесть месяцев просматривайте документы и обновляйте их при необходимости. Например, если вы запустили мобильный сайт, вы можете включить в документ правила для этого. Что еще более важно, посмотрите на отзывы, которые вы получаете от своей команды, и посмотрите, как это можно использовать для уточнения текста.
Заключение
Написать свою первую политику в отношении социальных сетей проще, чем вы думаете. Рассматривайте это как небольшой проект, который вы собираетесь реализовать в течение следующих четырех недель. Создайте команду с хорошими навыками письма и знанием социальных сетей, а затем работайте в срок.
Если вы уже написали политику в отношении социальных сетей, что является для вас самой сложной частью процесса? Как только вы создали политики, как вы их реализуете?
Изображение из Дирк Эркен / Shutterstock
14 комментариев ▼
