Корпоративные протоколы служат официальным документом собрания компании. Вести надлежащим образом ведущиеся протоколы дают объективную сводку о работе совета и комитета, одновременно являясь доказательством соблюдения нормативных и фидуциарных обязательств.
Сначала заполните основные детали
Запишите существенные факты в первом абзаце, Обратите внимание, когда и где произошло собрание, и как долго оно длилось, а также на наличие или отсутствие кворума. Определите всех участников, начиная с членов совета директоров и директоров. Укажите, если таковые отсутствуют. Запишите имена сотрудников или гостей в отдельной строке. Также укажите, было ли это мероприятие регулярным или специальным.
$config[code] not foundОпределить ключевые действия
Посвятите один абзац для каждого предложения, начиная с утверждения протокола последнего собрания. Определите, кто сделал движение, и результат, но не беспокойтесь о том, чтобы назвать тех, кто поддержал движение. Если голосование проводится поименно, укажите имя каждого человека. Обязательно запишите движения слово в слово.
Совет
Если вы не уверены, кто сделал движение, не бойтесь спрашивать. Однако, если вы не понимаете какой-то конкретный момент, выделите его на планшете steno - или на грубых заметках на ноутбуке - чтобы позже вы могли спросить об этом председателя.
Суммируйте основные пункты
Конденсировать долгие дискуссии, То, как члены совета директоров решают проблему, более важно, чем методы, которые они использовали для достижения консенсуса по ней. Если нормативные или фидуциарные обязательства требуют, чтобы вы записали определенную информацию, регистрируйте только те факторы, которые повлияли на конкретное голосование, такие как дебаты о плюсах и минусах предложения.
Совет
Используйте ключевые слова, где это возможно, чтобы помочь вам записывать заметки. Напишите ключевые слова на левой стороне панели Steno, если вы ее используете. Сделайте заметки о каждом ключевом слове на правой стороне.
Запись несогласных и воздержавшихся
Определите такие события, как несогласие или воздержание когда члены совета директоров или директора хотят, чтобы эти мнения были записаны для протокола, или процедурные правила требуют этого. Например, участник может не иметь возможности проголосовать по вопросу из-за реальных или предполагаемых конфликтов интересов. В этом случае вы напишите: «Член Правления X был освобожден от обсуждения или голосования по предложению Y».
Совет
Избегайте подробных записей для исполнительных сессий, если правление вызывает их. Просто отметьте участников, а также дату, время, место и продолжительность.
Пересмотрите свою работу
Вычитайте и исправляйте ваш черновой протоколжелательно после встречи, а затем представить их председателю на рассмотрение. Не поощряйте серьезное редактирование, потому что это может поставить под угрозу точность вашей работы. Подпишите и поставьте дату вашего протокола после того, как Правление утвердит их. Приложите их ко всем оригинальным подписанным копиям отчетов комитета, корреспонденции и письменных отчетов. Введите официальную копию в книгу протоколов организации.
Совет
Как только члены совета директоров и директора получают протоколы, нет необходимости включать приложения. Вместо этого суммируйте их в свои минуты.
Предупреждение
Воздержитесь от использования эмоционального или осуждающего языка в ваши минуты. Поддерживайте свою позицию нейтрального наблюдателя.
