Помощник по автоматизации делопроизводства - это должность, занимающая общую административную должность в правительстве США. Такие разнообразные агентства и отделы, как Министерство внутренних дел, Министерство труда, Управление здравоохранения ветеранов, Иммиграционная и таможенная служба и Министерство сельского хозяйства нанимают людей в качестве помощников по автоматизации делопроизводства. Эти федеральные служащие несут ответственность за ряд административных обязанностей, которые помогают работе агентства, в котором они работают.
$config[code] not foundПомощник по автоматизации делопроизводства
Помощники автоматизации делопроизводства облегчают общение в офисе и поддерживают профессиональную рабочую среду. Они могут отвечать на телефонные звонки, переадресовывать звонки, принимать сообщения, принимать посетителей в офис и сопровождать посетителей, пока они находятся в офисе. Помощники по автоматизации делопроизводства могут отвечать на электронные письма и письма общего характера, выполнять общие запросы на получение информации, пересылать техническую или специализированную корреспонденцию наиболее указанному лицу и распространять внешнюю почту для сотрудников офиса. Кроме того, помощники по автоматизации делопроизводства распределяют междугородние коммуникации и поддерживают офисную доску объявлений.
Информация и производство
Помощники по автоматизации делопроизводства отвечают за подготовку и улучшение письменных материалов. Они могут писать, форматировать и редактировать отчеты, письма, формы, меморандумы и другие типы документов. Они хранят записи и файлы в физическом или электронном формате, включая табели рабочего времени и записи о посещаемости, и передают их в соответствии с указаниями. Помощники автоматизации делопроизводства также обновляют руководства и служебные процедурные инструкции по мере необходимости.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемПланирование и обеспечение
Помощники по автоматизации делопроизводства планируют и предоставляют сотрудникам возможность путешествовать как по служебным делам, так и по обычной работе офиса. Они могут подготовить маршруты, организовать транспортировку, забронировать гостиницу и забронировать поездку, собрать разрешения на поездку, подготовить путевки и другие связанные с поездкой задачи. Они могут подготовить сводки и презентационные материалы для персонала при подготовке к поездке. Помощники по автоматизации делопроизводства также оценивают потребность в канцелярских принадлежностях, принимают запросы на специальные предметы, следуют установленным процедурам для закупки расходных материалов и затем распределяют расходные материалы. Помощники по автоматизации делопроизводства следуют установленным процедурам, чтобы организовать техников по ремонту в случае возникновения проблем с любым офисным оборудованием.
Канцелярия и администрация
Помощники автоматизации делопроизводства удовлетворяют канцелярские потребности офиса. Их могут попросить набрать документы, записать диктовку, записать протокол заседания, сделать ксерокопии, отправить факсы, подать документы и пополнить канцелярские принадлежности. (Фактически, скорость набора 40 слов в минуту или выше является требованием к работе.) Кроме того, помощники по автоматизации делопроизводства должны выполнять обязанности других служащих, когда они отсутствуют.
