Файловые системы устанавливают офисные процедуры, которые организуют информацию в соответствии с согласованными правилами, которые облегчают поиск информации. Файловые системы организуют документы, которые другие лица и организации отправляют в компанию, записи о внутренней деятельности компании и записи информации, которую компания отправляет другим компаниям и частным лицам.
Входящие и Исходящие
Исходящие хранят исходящие документы до их распространения. Исходящие документы включают исходящую почту, факсы или документы для сканирования и отправки по электронной почте субъектам за пределами организации. Входящие хранят входящие документы, прежде чем они будут поданы или распространены внутри. Эти документы включают записки; документы, которые детализируют новый проект, инициативу или клиента; и документы, которые приходят по почте. Некоторые почтовые ящики имеют два раздела. Один раздел содержит документы, которые имеют существующие файлы, а другой раздел содержит документы, которые нуждаются в новом файле.
$config[code] not foundФайлы и категории
Файлы - это папки, в которых хранится информация, которая объединяется в соответствии с именем, датой, темой, местоположением, проектом или другими данными. Несколько файлов сгруппированы по категориям. Часто этим категориям назначается цвет, а папки или наклейки с цветовой кодировкой используются для облегчения ссылки на эти категории. Файловые системы устанавливают логическое размещение отдельных файлов в категории. Например, кабинет врача может иметь цветовые категории, которые соответствуют каждой букве алфавита для фамилий пациентов. Другие системы подачи документов упорядочивают файлы по предметным, числовым, географическим и хронологическим категориям и позициям.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцемпереписка
Входящая почта хранится в файлах, которые относятся к информации в документах. Компании помещают копии ответов на входящую почту в тот же файл, что и исходные входящие документы. Некоторые компании печатают фотокопии завершенных ответов, чтобы отличить их от ответов, которые еще не были доставлены. Аналогичным образом фотокопии исходящих документов хранятся в файлах, которые относятся к информации о документах, и хранятся в том же файле, что и любой ответ, который компания получает на эти документы.
Внутреннее Распределение
В папке «Входящие» хранятся документы, которые распространяются внутри организации, включая почту для отдельных сотрудников, заметки и другие физические документы, которые получают отдельные сотрудники. Внутренние входящие документы рассылаются сотрудникам путем помещения документов в раскрывающиеся списки сотрудников, а иногда путем сканирования или отправки по факсу документа удаленным сотрудникам.
Ключ подачи
Если не существует файла, который логически соответствует новому документу, то создается новый файл для его хранения. Аналогично, новая категория создается для нового документа, если не существует существующей категории, которая соответствует документу. Ключи файлов обеспечивают индекс для системы регистрации. Ключи файлов перечисляют и систематизируют все категории в файловой системе и указывают, как информация организована в каждой категории. Каждый раз, когда создается новая категория, ключ файла обновляется и распространяется среди остального персонала или отображается в центральной контрольной точке.
