Согласно статье «Бизнес-балы», многие деловые встречи необходимы для общения и управления. Однако люди боятся встреч, которые они считают неэффективными, неорганизованными и тратят время. Перед отправкой следующего приглашения на собрание используйте контрольный список для подготовки к нему. Этот тип инструмента помогает оптимизировать цели собрания и определить необходимых участников и действия.
$config[code] not foundКонтрольный список перед встречей
Наиболее успешные организаторы встреч заранее планируют все мероприятия и предметы перед отправкой приглашений. Действия перед встречей включают в себя выбор удобного дня и времени для встречи, бронирование места встречи (например, конференц-зала, зала для мероприятий или частного зала ресторана) и принятие решения о том, кто должен присутствовать на встрече. Многие встречи сбиваются с пути, просто за отсутствием важных лиц, принимающих решения, или из-за того, что слишком много мнительных участников отбрасывают всех от основной темы. Другими важными пунктами контрольного списка перед встречей являются повестка дня собрания с периодами времени для каждого раздела или темы собрания; все инструменты для презентаций, включая подключения к ноутбукам, телефонные линии конференц-связи и раздаточные материалы; и обед или напитки. В это время большинство организаторов встреч также назначают участников встречи.
Контрольный список встреч
Когда собрание начинается, наиболее эффективные руководители собраний используют контрольный список, чтобы убедиться, что ни один из пунктов повестки дня не пропущен или забыт. Пункты контрольного списка включают в себя перекличку участников собрания, просмотр записей последнего собрания и четкое определение повестки дня текущего собрания. Большинство повесток дня встреч включают определение проблемы, мозговой штурм решений, голосование за решения и решение проблемы. Многие руководители собраний включают такие пункты, как «обязательно спрашивайте и получайте мнения от всех участников», особенно если у них есть другие активные и самоуверенные участники. Обязательно обсудите следующие шаги до окончания встречи.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемКонтрольный список после встречи
Обычно есть несколько действий, которые нужно предпринять после встречи, и контрольный список встречи может помочь убедиться, что ничего не забыто или пропущено. Некоторые из пунктов контрольного списка после встречи могут включать ввод заметок о встрече, распространение заметок и выполнение последующих шагов. Некоторые пункты следующего шага могут включать более тщательное изучение тем, встречи с дополнительными акционерами или установление даты следующей встречи. Другими примерами этих типов элементов являются создание рабочей группы, получение отзывов участников собрания и доведение любых важных решений до остальной части компании.
