Как малые предприятия используют веб-приложения и что искать

«Двадцать лет назад, когда вы создавали малый бизнес, вы должны были пойти и купить персональный компьютер или небольшой сервер… и у вас должен был быть ИТ-специалист, и вы должны были управлять им на месте.

Для малого бизнеса сейчас правильно не иметь компьютеров, кроме тех, которые находятся на рабочих столах людей и на их смартфонах… и делать все в облаке. … Компоненты будут представлять собой систему электронной почты, систему календарей, систему автоматизации продаж, а затем то, что является вертикальным для любого бизнеса ».

Эти комментарии отражают фундаментальные изменения, которые претерпевают малые предприятия за последнее десятилетие. Мы, малые предприятия, все чаще переводим наши вычислительные потребности в модель «облачных вычислений». Хотя я не думаю, что для всех малых предприятий возможно исключить локальные серверы и использовать программное обеспечение, полностью находящееся в облаке, как предполагает Шмидт, ясно одно: постепенно, год за годом мы движемся в этом направлении.

Сегодня вы можете не только получать приложения для работы с электронной почтой и календарем «в облаке», но вы также можете найти множество других бизнес-приложений:

• создание документов, электронных таблиц и презентаций
• HR и зарплатные приложения
• управление запасами
• учет
• приложения для выставления счетов и оплаты
• почтовый маркетинг
• приложения для управления проектами
• Программное обеспечение CRM
• Служба поддержки
• и многое другое

В действительности, The Small Business Web перечисляет 26 различных категорий веб-приложений в своем каталоге из почти 200 приложений для малого бизнеса.

Преимущества облачных вычислений

Рост облачных вычислений является определенным позитивным моментом для малых предприятий, благодаря ключевым преимуществам экономии денег.

Обычно нет никаких крупных авансовых расходов в виде здоровенной лицензии на программное обеспечение. Вместо этого вы платите гораздо меньшую ежемесячную плату за обслуживание. Это позволяет вам распределить ваши расходы и облегчает ваш денежный поток.

Вы также избавлены от сложности и затрат на загрузку и обслуживание программного обеспечения на своих компьютерах. Все, что вам нужно, это компьютеры для конечных пользователей для доступа к приложению с подключением к Интернету и веб-браузером. А поскольку вам не нужно поддерживать программное обеспечение внутри, вы можете обойтись меньшим ИТ-персоналом (или, возможно, обойтись без внутренних ИТ-специалистов).

Что следует учитывать при выборе облачного приложения

Но по мере того, как все больше программного обеспечения перемещается в облако, некоторые соображения приобретают все большее значение. Вот 3 вещи, которые следует учитывать при выборе веб-приложений

(1) Интегрируется ли программное приложение с другим программным обеспечением или приложениями, которые у нас есть? - Большинство приложений, как правило, выполняют узкий набор функций. Если вы пытаетесь автоматизировать весь свой бизнес или автоматизировать весь процесс, вам, вероятно, придется собрать воедино несколько программных приложений от разных поставщиков. Если онлайновые службы программного обеспечения не взаимодействуют друг с другом, вы и ваши сотрудники могли бы в конечном итоге выполнять ручную работу по переносу данных из одной системы в другую с помощью электронных таблиц или путем ввода одной и той же информации в несколько систем. Или вам придется заплатить за разработку программного обеспечения, чтобы различные пакеты могли взаимодействовать.

Сеть Small Business помогает с некоторыми из этих проблем. В своем каталоге он указывает, какие программные приложения интегрируются с другими программными приложениями. Он также указывает, есть ли опубликованный API - таким образом, если вам придется кодировать какое-то программное обеспечение для перемещения данных из одного приложения в другое или для интеграции двух пакетов программного обеспечения, задача будет проще, дешевле и быстрее.

(2) Насколько безопасны наши данные? - С помощью веб-сервисов программного обеспечения ваши данные, используемые в приложениях, будут находиться на сервере где-то «в облаке». Другими словами, ваши данные будут находиться в руках другой компании. Спросите у компании, что они делают для обеспечения безопасности и конфиденциальности данных.

Это важный вопрос, но трудно получить ответы, которые вы можете проверить. Один из способов убедиться в этом - поиск в Google, чтобы узнать, были ли публичные сообщения о нарушениях безопасности, связанных с компанией. Кроме того, рассмотрите размер поставщика программного обеспечения. Крупные компании, как правило, предъявляют требования к аудиту и страхованию, которые вынуждают их оценивать свои процессы и вводить меры защиты от утечки данных. Небольшие провайдеры и стартапы могут иметь более свободные (или не существующие) политики и процедуры для обработки ваших данных.

(3) Продержится ли поставщик надолго и продолжит ли поддерживать и улучшать приложение? Это важно запрашивать у любого программного обеспечения, но оно приобретает новый смысл, когда у компании есть ваши конфиденциальные данные. У вас должна быть уверенность в непрерывности работы с программным обеспечением, чтобы не допустить сбоев в работе вашего бизнеса. Посмотрите на послужной список продавца. Как долго продавец был рядом? Если есть продуктовый форум или форум для клиентов, много ли нерешенных жалоб? Есть ли доказательства постоянных улучшений? Расследуйте, прежде чем брать на себя обязательство, так как потом будет сложнее переключиться.