Канцелярские работы - это группа должностей, которые сосредоточены на оказании офисной поддержки. Клерки работают в нескольких местах, в том числе в школах, государственных органах, адвокатских конторах и компаниях из списка Fortune 500. Офисные или канцелярские работы представляют широкий спектр навыков и опыта, которые важны на всех этапах деловой среды, согласно округу колледжа округа Даллас. Многие офисные работы требуют навыков работы с различными офисными машинами, включая компьютеры и программы. Кроме того, знание орфографии и грамматики, а также базовые математические навыки важны для большинства видов делопроизводства.
$config[code] not foundГлавные офисные клерки
Согласно данным Бюро статистики труда (BLS), офисные служащие занимают различные рабочие места в соответствии с потребностями работодателя. Нет двух одинаковых дней. Независимо от роли, офисные клерки должны иметь возможность эффективно выполнять все задачи. Некоторые из их обязанностей включают регистрацию, ввод данных, фотокопирование документов, подготовку рассылок и ответы на телефонные звонки. Кроме того, на офисных служащих отчетов BLS возложены обязанности, основанные на опыте. Работники начального уровня отправляются в такие области, как набивочные конверты, в то время как работникам с опытом работы поручаются задачи, требующие большей ответственности, такие как начисление заработной платы и ведение календаря.
Специализированные клерки
Сотрудники, занимающиеся вводом данных, хранением файлов и почты, находятся в одной области офисной среды. Клерки ввода данных вводят информацию в компьютерную базу данных. Их точность измеряется в нажатиях клавиш в минуту. Клерки в файловой комнате поддерживают все электронные и бумажные файлы в порядке. В некоторых случаях сотрудники файловой комнаты используют сканер для электронной отправки важных документов компании. Клерки почтовых отделений несут ответственность за сортировку почты и посылок и их доставку в соответствующий офисный персонал. Кроме того, они управляют оборудованием почтового отделения, таким как сортировка почты и почтовые счетчики.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемРегистраторы
Администраторы приветствуют и направляют посетителей и абонентов к месту назначения. Поскольку они являются первым контактным лицом для потенциальных клиентов, регистраторы должны быть профессиональными и сердечными. Администраторы также сортируют и доставляют почту в офисе. Точно так же они готовят посылки и отправляют письма для исходящей почты. Они контролируют факс и основную учетную запись электронной почты для офиса. Администраторы следят за зоной приветствия в офисе, следя за тем, чтобы предлагаемые материалы для чтения были выровнены и опрятны, а стулья были чистыми и презентабельными - это тоже работа администратора. Он также может отвечать за мониторинг офисной кофеварки.
Помощники
Возможно продвижение в сфере канцелярской поддержки. Клерки с опытом работы могут вступать в должности, такие как секретарь, исполнительный помощник и административный помощник. Большинство из этих возможностей требуют более высокого уровня ответственности и знаний. Исполнительные помощники отвечают за проверку звонков, набор корреспонденции и планирование поездок для менеджеров и руководителей компаний. Лица, занимающие эти должности, обычно имеют ассоциированную степень или сертификат технического или двухгодичного колледжа. В некоторых случаях требуется степень бакалавра.
Офис менеджер
Роль офис-менеджера многомерна. Этот человек обеспечивает бесперебойную работу рабочей среды. Некоторые задачи включают собеседование, наем и увольнение работников; заказ расходных материалов; выполнение бухгалтерских обязанностей; и обработки заработной платы. Офис-менеджер устанавливает рабочий процесс офиса. Хотя офис-менеджер считается лидером в компании, офис-менеджеры по-прежнему имеют канцелярские обязанности в своей должностной инструкции. Такие задачи, как ответы на телефонные звонки, подача и набор документов, могут быть ежедневным явлением, которое решает офис-менеджер. Например, в кабинете врача менеджер офиса отвечает за заказ медикаментов и обработку счетов поставщикам, пациентам и страховым компаниям.
