Каковы навыки для общих служебных обязанностей?

Если вы ищете работу в офисе, вы можете быть не уверены, что имеют в виду работодатели, когда спрашивают об общих офисных навыках. Хотя каждое рабочее место уникально, существуют общие обязанности, которые должна выполнять общая офисная помощь. Чем больше навыков вы можете предложить потенциальному работодателю, тем выше ваши шансы получить ту работу, которую вы хотите. Независимо от того, является ли должность должностью главного офисного помощника, общего офисного клерка или общего офисного работника, вот некоторые из навыков, которые работодатели чаще всего ищут при выполнении общих служебных обязанностей:

$config[code] not found

Typing

Работодатели обычно ожидают, что вы наберете не менее 60 слов в минуту (wpm). Если вы привыкли обмениваться сообщениями с друзьями, используя большие пальцы и смартфон, мысль об использовании всех 10 пальцев и полноразмерной клавиатуры может показаться пугающей. Если вы научились печатать в школе, вы можете повысить свою скорость с некоторой практикой. Откройте статью в журнале или книгу и скопируйте прочитанное. Посылайте электронные письма родным и друзьям, чтобы попрактиковаться в наборе полных предложений и корректуре своей работы. Ярлыки и сокращения, которые вы используете при общении с друзьями, неприемлемы для деловой переписки.

Даже если вы никогда не учились печатать, вы можете научиться самостоятельно с помощью одного из бесплатных учебных пособий, доступных в Интернете. После того, как вы узнаете, где разместить пальцы, вам нужно как можно больше практиковаться, чтобы улучшить свою скорость и точность.

Ввод данных

Думайте о вводе данных как о наборе на цифровой клавиатуре. Клавиатура, также называемая цифровая клавиатура, цифровая клавиатура или 10 клавиш, является частью стандартной компьютерной клавиатуры. Обычно располагается справа от буквенно-цифровых клавиш, это похоже на калькулятор. Когда вы разбираетесь в цифровой клавиатуре, вы обнаружите, что она намного быстрее и эффективнее для ввода цифр, чем ряд клавиш над алфавитом.

Для начала ознакомьтесь с некоторыми бесплатными онлайн-уроками. Точность чрезвычайно важна, так как числа и числовые последовательности уникальны. Там нет проверки орфографии или автозамены, поэтому вы должны быть уверены, что вы вводите информацию каждый раз правильно.

Видео дня

Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцем

подача

Подача заявок - это больше, чем просто знание ваших азбуок.Большинство людей могут легко узнать начальную букву в имени файла и увидеть, что «конь» идет перед «иглу». Это может быть немного сложнее, когда вам приходится смотреть на вторую или третью букву, когда начальные буквы совпадают. Например, «лошадь» идет после «удобно», потому что «о» идет после «а». Поскольку и «конь», и «дом» имеют одинаковые первую и вторую буквы, вам нужно взглянуть на третью букву. «Лошадь» предшествует «дому», потому что «г» предшествует «и».

До того, как технология стала обычным явлением в офисе, подача документов означала управление бумажными документами. Теперь регистрация может включать хранение и поиск цифровых документов.

Телефон

Вам нужно улыбнуться, чтобы поговорить с клиентами по телефону? Ответ - да, потому что ваша улыбка проникает в ваш голос, когда вы говорите. Хотя важно знать, как переводить вызовы и переводить вызовы в режим удержания, наиболее важным компонентом навыков работы с телефоном является умение быть приятным и сохранять спокойствие, даже когда звонящий разочарован, нетерпелив или просто груб. Как человек, который отвечает на телефон, вы можете быть первоначальным контактом клиента с компанией. Первое впечатление, которое вы производите, это то, что заставит клиентов возвращаться.

Microsoft Office

Microsoft Office - это набор программ, предназначенных для различных типов управления данными. Три наиболее часто используемые - это Word, Excel и Outlook. Word - это программа для обработки текстов, используемая для создания документов, таких как письма, листовки, брошюры, заметки и другие формы письменных материалов. Excel - это программа для работы с электронными таблицами для различных приложений, таких как управление запасами, создание графиков работы сотрудников и отслеживание расходов. Outlook используется для электронной почты, ведения индивидуальных и групповых календарей, управления задачами и некоторых других организационных функций. Как и при наборе текста и вводе данных, в Интернете доступно множество учебных пособий, которые помогут вам изучить программное обеспечение. Если вам нужно углубиться в изучение, многие общественные колледжи и программы повышения квалификации предлагают некредитные курсы для Microsoft Office, которые вы можете пройти за несколько вечеров.

Офисные машины

Офисные машины включают компьютеры, копиры, многострочные телефоны, факсы, шредеры и почтовые счетчики. Основные операции каждого типа машины могут варьироваться в зависимости от марки и модели машины. От вас не ожидают проведения капитального ремонта, но сотрудники общего офиса часто несут ответственность за текущее обслуживание, такое как замена бумаги и чернил в машинах, которые их используют.

Мягкие навыки

Мягкие навыки могут быть трудно измерить, но они важны в деловом мире. Рассмотрим следующие навыки и как они могут быть активом для работодателя:

• адаптируемость
• сотрудничество
• руководство
• управление
• Многозадачность
• Приоритезация
• Решение проблем
• Работа в команде
• Тайм-менеджмент

По словам Роберта Халфа, международной компании по работе с персоналом, свидетельство мягких навыков может перевесить баланс в вашу пользу, если ваши навыки и опыт сопоставимы с другими кандидатами. Некоторые менеджеры по найму говорят, что мягкие навыки еще важнее. Технические навыки легко преподаются. Гораздо сложнее научить навыкам межличностного общения и принятия решений. Когда вы пишете свое резюме или говорите о себе на собеседовании, выделите свои мягкие навыки, используя такие фразы:

• «Успешно манипулировал несколькими проектами и сроками»
• «Возглавлял команду из 3 человек, которая оптимизировала процесс подачи заявок и управления сопроводительными документами»
• «Спокойно расставил приоритеты в нескольких проектах в быстро меняющейся среде»
• «Всегда завершать проекты вовремя или раньше срока»
• «Последовательное выполнение рабочих обязательств, ведущее к продвижению по службе и большей ответственности»
• «Реализована новая система, позволяющая сократить время подачи документов на 20 процентов»

Требования к образованию

Нет никаких формальных требований к образованию для общей должности. Многие выходят на поле с дипломом средней школы. В зависимости от работодателя, может потребоваться какой-то колледж или даже степень. Работодатели хотят знать, что вы можете сделать эту работу. Для большинства ваши административные навыки и квалификация важнее определенной степени. У каждой организации свои цели и процедуры. Помимо базовых навыков, вы узнаете, что вам нужно знать, когда вы на работе.

Рабочая среда

Офисные работники общего назначения находятся в самых разных условиях: от небольших предприятий до крупных корпораций. Общая офисная помощь необходима практически во всех отраслях, которые вы можете себе представить, включая академические учреждения, медицинские учреждения, правительственные учреждения, коммерческие компании и некоммерческие организации. Большинство офисных работников - женщины. Примерно каждый четвертый работает неполный рабочий день.

Заработная плата и перспективы работы

Средняя заработная плата офисного работника составляет 15,14 долл. США в час или 31 500 долл. США в год. Средняя заработная плата - это показатель, при котором половина профессии зарабатывает больше, а половина зарабатывает меньше. Заработная плата сильно варьируется в зависимости от работодателя, географического положения, многолетнего опыта и образования, а также навыков. Бюро статистики труда США прогнозирует незначительный или нулевой рост рабочих мест для служащих общего профиля до 2026 года. Это не означает, что вы не можете найти работу. Это просто означает, что много новых рабочих мест не будет создано. Технология повысила эффективность работы офисных работников, поэтому не так много людей нужно, как в прошлых поколениях. Тем не менее, новые работники общего профиля нужны тем, кто выходит на пенсию или уходит с работы по другим причинам.

Получение офисной работы практически без опыта работы

Офисный работник часто занимает должность начального уровня. Это хорошее место, чтобы начать, если вы входите в рабочую силу в первый раз или после продолжительного отсутствия. Это также хорошее место для начала, если вы меняете поля и у вас нет такого опыта, который напрямую относится к другим работам. Тем не менее, даже имея небольшой опыт или вообще не имея опыта, потенциальные работодатели хотят знать, что вы можете справиться с обязанностями и обязанностями офисного клерка, необходимыми для работы.

Привлеките внимание потенциального работодателя с помощью резюме, которое подчеркивает ваши навыки. Есть много хороших примеров в Интернете. Включите достижения средней школы, если вы недавний выпускник. Если вы проходили стажировку или занимались какой-либо значимой волонтерской работой, включите ее. Перечислите пройденные курсы и полученные сертификаты, если они непосредственно связаны с работой, на которую вы претендуете. В противном случае, не заполняйте свое резюме ненужной информацией, чтобы попытаться заполнить страницу. Класс «Введение в компьютеры» имеет отношение практически к любой должности общего профиля. Занятие в «Базовом собачьем повиновении» не улучшит ваше резюме, если вы не подаете заявление на работу в ветеринарный офис или в учреждение по уходу за животными. Однако, если вы сертифицированы для оказания первой помощи или сердечно-легочной реанимации (СЛР), вы можете перечислить их. Эти навыки являются активом для работодателя, независимо от бизнеса или отрасли.

Внимательно изучите список вакансий работодателя и постарайтесь сопоставить каждое требование с демонстрацией ваших знаний или навыков. Используйте такие фразы, как «Точный ввод со скоростью 60 об / мин» или «Заработанный сертификат в Microsoft Word от ABC Community College».

Прибивая собеседование

Цель резюме - не найти работу. Это чтобы дать вам собеседование. Резюме привлекает внимание потенциального работодателя. Когда вы разговариваете с этим лицом лицом к лицу, у вас есть возможность высветить свою квалификацию. Это также ваша возможность задать вопросы о должности и компании. Поскольку работодатель определяет, подходите ли вы для этой работы, вы должны определить, подходит ли вам эта работа.

Оденьтесь аккуратно и консервативно для собеседования. Вы хотите, чтобы потенциальный работодатель сосредоточил внимание на ваших навыках и квалификации, а не на том, какой вид больше подходит для свидания или вечера в вашем любимом клубе. Приемлемая одежда для собеседования может варьироваться в зависимости от географического положения и работодателя. Если вы работаете с агентством по трудоустройству или консультантом по вопросам карьеры, узнайте у них, что подходит. Вообще, простые, скромные стили в нейтральных цветах, таких как темно-синий и серый, являются лучшими.

Ночью перед собеседованием убедитесь, что ваша одежда чистая и запечатанная, и на ней нет каких-либо недостающих пуговиц или разделенных швов. Проверьте свою обувь, чтобы убедиться, что она чистая и подходит для бизнеса. В день собеседования ваши волосы должны быть чистыми и уложенными от лица. Держите драгоценности к минимуму. Получив работу, вы, вероятно, будете иметь некоторую гибкость в дресс-коде компании, чтобы показать свой стиль. Однако, для собеседования вы должны сосредоточиться на своих способностях, а не на одежде

Взгляд в будущее

Работа в качестве общего офисного клерка может привести к другим должностям и более высокой заработной плате. С опытом вы можете быть повышены в компании. Вы можете обнаружить, что вы квалифицированы как менеджер с надзорными обязанностями над одним или несколькими офисными работниками. Хотя технологии изменили характер офисной работы, многие организации по-прежнему полагаются на квалифицированных работников общего офиса для обеспечения бесперебойной работы бизнеса. Офисные работники являются основным вспомогательным персоналом, который позволяет другим работникам выполнять свою работу.