Все больше поставщиков представляют облачные платформы и предложения «программное обеспечение как услуга» (SaaS), чтобы объединять людей в Интернете.
Однако не позволяйте отраслевым терминам, таким как «Облачные платформы» и SaaS, сбивать вас с толку. Все это означает, что люди используют программные приложения на основе Интернета для совместной работы.
Цель этих систем программного обеспечения для совместной работы - имитировать рабочую среду, которая была у нас с момента первого организованного офиса.
$config[code] not foundПодумайте о рабочей среде, которую люди используют с тех пор, как организованный офис стал обычным явлением. Сейчас мы видим это лучше всего в старых фильмах (или в эпизодах «Безумцы») - каждый отдел находится на отдельном этаже, ряды секретарей сидят за печатными машинками IBM Selectric, младшие руководители в кабинах, старшие в офисах.
В мои ранние дни в AT & T мы постоянно переставляли людей так, чтобы все члены команд национальных счетов сидели рядом друг с другом. Мы даже вывесили командные вывески с потолка. Встречи проводились в любой момент, и, чтобы поделиться документом, я просто положил папку с файлами на стол коллеги.
Сегодня рабочая среда резко изменилась. Все больше людей работают удаленно из дома. У нас есть виртуальные команды, больше консультантов и внешний персонал. Рост цен на газ и экономическая ситуация сделают виртуальный офис еще более необходимым.
У каждого свое описание виртуального офиса. Я управляю виртуальными компаниями с 1980-х годов. Я помню, как был рад иметь учетную запись электронной почты MCI и понял, что мне не нужно иметь дело с голосовой почтой, чтобы общаться с людьми.
С тех пор у меня большой опыт в том, что работает, а что нет. Позвольте мне поделиться требованиями, которые, я думаю, должны иметь приложения, чтобы помочь людям работать вместе в современном «виртуальном офисе»:
Простота и фамильярность
Люди естественно сопротивляются (некоторые говорят, ненавидят) изменениям. Интерфейс программного приложения должен напоминать то, с чем люди очень хорошо знакомы. Он также должен быть максимально интуитивным.
Это может показаться простым, но если вы посмотрите на игроков в пространстве совместной работы прямо сейчас, только немногие сделали это очень хорошо. Некоторые программные приложения настолько функционально чужеродны и сложны в использовании, что вы быстро сдаётесь после нескольких попыток понять только основы. Чтобы преодолеть пропасть и стать доминирующим на рынке, пользовательский опыт должен быть знакомым и простым.
Присутствие / Чат
Я чувствую, что «присутствие» и способность общаться немедленно и напрямую - это самый важный аспект. Знание статуса всех, с кем вы работаете, является краеугольным камнем успешной системы.
В более старой обычной офисной модели мы могли взглянуть через всю комнату или наклониться над стеной кабины, чтобы поболтать о погоде или выпуске нового продукта. Альтернатива сегодня - мгновенный чат или телефонная конференция. Такие услуги, как VOIP или бесплатные услуги конференц-связи, позволили быстро и легко настроить специальные конференции.
Управление файлами / совместное использование и совместная работа в реальном времени
В основе бизнеса лежат документы и файлы. Они являются одновременно рабочим продуктом и рабочим процессом. В условиях экспоненциального роста числа консультантов, аутсорсинга и партнерских сообществ способность применять значимые уровни авторитета документов является одной из важнейших задач сегодняшнего дня.
В старые времена вы могли контролировать это, копируя только определенные страницы для определенных получателей, или вы бы ограничивали список рассылки. Сегодня в хорошем программном приложении для совместной работы вы можете назначать разные уровни полномочий несколькими нажатиями клавиш.
Добавьте подробный контрольный журнал для обеспечения безопасности, контроля, удобства и судебной экспертизы, и вы получите компоненты жизнеспособной системы управления документами и файлами. Совместная работа в режиме реального времени и push-технология автоматизируют большинство этих задач управления. В совокупности эти инструменты управления делают устаревшей - и исключают - необходимость вложения электронной почты.
Ранее я упоминал о сопротивлении людей переменам. На рынке существует множество потенциально мощных решений для управления документами, резервного копирования файлов и совместной работы. Все они сталкиваются с проблемой (1) простоты использования и (2) минимизации необходимости изменения поведения. Для массового принятия вы должны имитировать то, как люди работают сегодня, и автоматизировать как можно больше функций, а не пытаться радикально изменить свои рабочие схемы.
Conferencing
Конференц-связь - это широкая категория - я склонен думать об этом в ведрах.
- Показать и рассказать о событиях запланированные сеансы с назначенным докладчиком и аудиторией группы. В настоящее время на рынке имеется ряд продуктов, которые отлично справляются с этой задачей с помощью различных моделей ценообразования и уровней функциональности / функциональности, например, Webex.
- я полагаю, что специальный обмен это одна из самых полезных функций в мире совместной работы. Возможность мгновенного обмена экраном или рабочим продуктом без какой-либо настройки настолько близка, насколько мы сможем «склониться над кубической стеной». Для этого есть два способа: (1) продукты, которые позволяют мгновенно делиться экраном (обычно (один на один), или (2) продукты, которые обеспечивают обмен документами в режиме реального времени и обновление среди нескольких пользователей. Я широко использую оба и нахожу их бесценными в «Виртуальном офисе»
+ Изменить
Каждое поколение, приходящее на работу, приносит разные навыки и предубеждения. Первая настоящая софтверная компания, в которой я работал, имела собственную систему электронной почты для мэйнфреймов. Финансовый директор попросит своего административного помощника распечатать копии своих электронных писем. Он сам напишет ответы, и она должна будет ввести его сообщение и отправить ответное электронное письмо.
Как бы нелепо это ни звучало сейчас, примерно через десять лет идея о том, что мы сохранили программные приложения и файлы на нашем локальном ПК, будет звучать так же нелепо.
В то же время нам нужно гибридное решение, чтобы учесть наши рабочие привычки. Ускорьте использование облака для приложений и данных, но дайте людям возможность работать со своих компьютеров.
Сделав работу в Интернете проще и удобнее, традиционный рабочий стол станет таким же функциональным, как и ваши миндалины - все еще там, но не нужно.
* * * * *
Об авторе: Джордж Ланган является генеральным директором eXpresso Corporation, совместной службы программного обеспечения. Джордж предлагает обширный опыт работы в сфере программного обеспечения. Его блог можно найти по адресу:
17 комментариев ▼
