Организатор собрания в крупном конференц-отеле отвечает за событие клиента от первого контакта до тех пор, пока группа не покинет отель. Планировщик обрабатывает все, от бронирования совещаний и гостиничных номеров до настройки питания и оборудования. В большом помещении может быть несколько организаторов встреч, которые имеют разные области знаний и работают вместе над групповыми мероприятиями. Примеры этих различных областей включают в себя бронирование, еду и напитки и связи с общественностью.
$config[code] not foundСвязи с общественностью и маркетинг
В этой роли организатор собраний выступает в качестве представителя организации размещения и проведения конференций для общественности. Работа планировщика состоит в том, чтобы удостовериться, что объект имеет положительную репутацию, и помочь в бронировании клиентов. Планировщики собраний создают брошюры с описанием услуг объекта, отвечают на запросы по электронной почте или по телефону об услугах по планированию мероприятий и предоставляют информацию о текущих помещениях и услугах для собраний для использования на веб-сайте отеля. В этой роли планировщик создает контент для мультимедийной рекламы для отдела планирования мероприятий учреждения. Планировщик также должен обратиться к бизнесу и соглашениям, чтобы поощрить новый и продолжающийся бизнес.
Бронирование и регистрация
При работе в основном в области бронирования и регистрации планировщик встреч помогает клиентам в бронировании мест в гостиницах и бальных залах для посетителей. В зависимости от того, насколько большая группа и какие мероприятия должны проводиться на месте, планировщик встреч предлагает, какие комнаты для собраний в конференц-центре лучше всего соответствуют потребностям клиента. Планировщик также бронирует группы гостиничных номеров для участников клиента и помогает с любым необходимым переливом жилья. Часть этой роли организатора встреч включает в себя согласование групповой ставки дисконтирования и, возможно, помощь в организации поездок. Планировщики встреч также помогают с регистрацией на месте для участников.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемЕда и напитки
Каждое собрание нуждается в услугах еды и напитков. К счастью для клиентов, организаторы встреч на месте легко позаботятся об этом для них. Планировщик встречи помогает клиенту выяснить, сколько еды необходимо для предполагаемого количества посетителей. Частично это помогает определить, нужно ли подавать еду во время обеда или в форме шведского стола, и какие напитки следует предлагать. Планировщик встречи обсуждает меню с каждым приемом пищи с клиентом и помогает разработать бюджет или пакетную сделку для клиента.
Технические обязанности
Существует много различных технических аспектов работы организатора собраний в большом помещении для проведения конференций. Одним из технических финансовых аспектов этой роли является помощь клиенту в составлении бюджета и определении того, как должны оплачиваться все услуги в учреждении. Планировщик встречи организует все мероприятие клиента, следя за тем, чтобы клиент знал, какие конференц-залы доступны в какое время, и разрабатывает расписание мероприятия. Планировщики также несут ответственность за поиск, аренду и настройку любого аудиовизуального или другого специализированного оборудования, в котором нуждается клиент. Организатор собрания также может определить местонахождение и организовать развлечения по запросу клиента.
