Мошенничество с возмещением расходов может быть очень дорогим для малого бизнеса. Недавнее исследование, проведенное Chrome River Technologies, показывает, что он может стоить американским компаниям в общей сложности до 1,9 миллиардов долларов в год.
Это примерно 35 000 долларов на бизнес. Тенденции Малого бизнеса говорили с Энн Бекнелл, старшим вице-президентом по успеху клиентов в Chrome River Technologies, о том, что нужно знать малому бизнесу.
$config[code] not foundКак следует из названия, мошенничество с возмещением расходов является преступлением, которое происходит, когда работник предъявляет претензию для получения оплаты за ложные деловые расходы.
Как избежать мошенничества с возмещением расходов
Используйте обновленную технологию
Управление и аудит отчетности о расходах должны использовать современные технологии, чтобы быть эффективными. Использование отчетов о расходах вручную было проблемой номер один в опросе.
«Удивительно, как много малых и средних предприятий все еще используют метод свечей и мелков», - говорит Бекнелл. «Они все еще делают это на бумаге или с помощью электронных таблиц Excel и рассылают по электронной почте всей фирме».
Проблема с этими устаревшими системами заключается в невозможности отслеживать и видеть тенденции, которые должны вызывать сигналы тревоги. Технология, включающая такие инструменты, как автоматическая аналитика, помогает вам определить горячие точки, например, ту же квитанцию, которая была отправлена несколько раз.
Бекнелл говорит, что автоматизация сокращает мошенничество с возмещением расходов вдвое.
Понимать мужчин чит больше
Мошенничество с возмещением расходов - не та область, где существует равенство полов. Фактически, в отчете говорится, что мужчины совершали преступление более чем в два раза чаще, чем их женщины. Мало того, у них было в четыре раза больше шансов добавить по крайней мере 1000 долларов к своим расходам.
Знайте, что молодые сотрудники совершают больше преступлений
Фактически, почти 83% мошенничества с возмещением расходов было совершено сотрудниками в возрасте от 25 до 44 лет.
Реализация официальной письменной политики
Важна не только письменная политика, но и у малого бизнеса должна быть процедура, которая говорит руководителям о том, что они должны знать. Бекнелл предлагает своим сотрудникам подписать документ, который помогает им стать владельцем политики.
«Когда вы что-то подписываете, возникает эмоциональная привязанность», - говорит она.
Включить правила высокого уровня
Политика не должна быть слишком детальной, но она должна устанавливать границы расходов. Например, несмотря на то, что не нужно точно определять точную сумму, которую вы можете потратить на поездку на такси, он должен сообщить вашим сотрудникам, приемлем ли бизнес или класс тренера.
Простота должна быть одним из критериев, которые вы используете здесь.
Не усложняйте процесс
Бухгалтеры часто видят возможность углубиться в расходы компании, когда они автоматизируют процесс. Результатом является отчет о расходах, который является сложным и имеет тенденцию к штамповке без должного изучения.
Поэтому важно посмотреть, сколько раз и почему отчеты о расходах передаются от человека к человеку. Малые предприятия должны стремиться упростить эту часть процесса.
Обратите внимание на личные расходы
Одной из самых крупных претензий по мошенничеству является замена личных расходов на бизнес. Одна из раздач здесь - это претензии на питание в выходные дни, когда сотрудник не поедет в поездку.
Остерегайтесь экстравагантных расходов
Более трети тех, кто признался в мошенничестве в Chrome River Technology, сообщили, что прибавляют суммы в размере от 100 до 499 долларов. Суммы, которые выглядят измененными - это красные флаги, которые вы должны искать. Например, квитанция, которая выглядит так, как будто использовались два разных типа чернил, обычно является пустой раздачей.
Утвердить утверждающих
«Вы хотите сделать утверждение этих квитанций значимым и обучить утверждающих», - говорит Бекнелл. Она добавляет, что важно, чтобы они понимали, на что обращать внимание, и чтобы они были привлечены к ответственности за мошеннические претензии.
Используйте кредитные карты компании как активный шаг
Везде, где это возможно, использование кредитных карт компании препятствует мошенническим претензиям. Это отличный способ зафиксировать важную информацию, такую как дата и сумма любой транзакции.
Фото через Shutterstock
