Представьте, что вас заставляют рыться в шкафах для хранения документов в поисках старой папки с важным фрагментом документа, который необходим для решения вопроса клиента.
Что ж, обнаружение такой информации, хранящейся в зарегистрированном бумажном документе, может обременительно и разочаровывать, и, несомненно, замедлит вас. Однако, когда вы сканируете свои старые документы и сохраняете их в электронной базе данных, это может сделать управление документами намного проще и эффективнее для вашего бизнеса.
$config[code] not foundЧто такое сканирование документов?
Сканирование документа, также известное как создание изображения документа, просто определяется как процесс захвата цифрового изображения бумажного документа (или микрофильма).
«Именно так ваши бумажные документы преобразуются в изображения с электронным поиском, что может существенно помочь вашему бизнес-процессу», - сказал Small Business Trends Нейл МакКивер, специалист по обработке изображений в Великобритании из службы управления документами и сканирования в Великобритании Kefron.
Весь процесс преобразования физических документов в цифровой формат также включает в себя сканирование и захват изображения с использованием программного обеспечения оптического распознавания символов (OCR). OCR интеллектуально распознает цифровые изображения и превращает их в текстовые документы, что позволяет осуществлять поиск по ключевым словам в документе.
«Если все сделано правильно, сканирование документов может изменить работу вашего бизнеса к лучшему и сэкономить ваше время и деньги», - добавил Маккивер.
Бизнес-преимущества сканирования документов
По словам Маккивера, чья заявленная работа заключается в том, чтобы помочь малым и корпоративным клиентам внедрить и поддерживать свою систему управления информацией наиболее эффективным и своевременным образом, существует ряд причин, по которым сканирование (или обработка изображений) документов может быть полезным для вашего бизнеса.
Он объясняет шесть ключевых преимуществ сканирования документов для предприятий:
1. Сканирование документов экономит ваше время и деньги
Благодаря легкому доступу ко всем вашим файлам и документам одним нажатием кнопки вам или вашим сотрудникам не придется тратить время на поиск по полям и файлам в попытке найти нужный вам документ. Вы не будете платить персоналу за задачу, которая может занять часы, когда она должна быть выполнена за считанные секунды.
2. Сканирование документов улучшает обслуживание клиентов
С помощью визуализации документов вы можете оцифровывать каждую часть файла и индексировать ее с помощью ряда метаданных. Это означает, что если вам требуется конкретная информация - например, номер счета - вы можете найти ее мгновенно. Это особенно полезно, если вы хотите как можно быстрее удовлетворить потребности ваших клиентов.
3. Сканирование документов уменьшает пространство для хранения
Преобразовав все ваши физические документы в цифровые файлы, вам больше не нужно будет хранить их там, где они находятся под рукой. Они могут быть упакованы и отправлены на защищенные, выделенные сайты, освобождая место в вашем офисе для более важных вещей и снижая затраты, связанные с хранением бумажных файлов.
4. Сканирование документов повышает безопасность
Поскольку вам не понадобятся эти бумажные файлы на месте, вы можете хранить их в специализированных хранилищах, которые имеют выдающиеся протоколы безопасности. Вам также не нужно беспокоиться о безопасности в вашем офисе, поскольку все цифровые файлы и резервные копии могут храниться удаленно на высокозащищенных серверах.
5. Сканирование документов позволяет обмениваться и сотрудничать
Другим большим преимуществом цифровых файлов по сравнению с бумажными является обмен документами. Несколько коллег могут при необходимости обращаться к одному и тому же документу, что снова сокращает время, затрачиваемое на передачу бумажных файлов из одного отдела в другой.
6. Сканирование документов помогает вам соблюдать нормативы соответствия
Наконец, вы можете обнаружить, что процедуры соответствия в вашей отрасли требуют, чтобы вы хранили некоторые документы в цифровом виде, а также физически. Внедрение безопасного и эффективного решения для работы с изображениями теперь поможет вам сэкономить время и усилия.
Сканирование фотографий через Shutterstock
3 комментария ▼
