Благодаря современным технологиям, многие офисы теперь практически полностью безбумажные. Важные документы создаются, подписываются и отправляются исключительно онлайн, и хранятся для легкого доступа всех сторон. Хотя все ваши деловые документы удобно хранить в цифровом виде, вам, возможно, пока не захочется избавляться от принтера. Мы попросили группу экспертов из Совета молодых предпринимателей:
$config[code] not found«Сейчас в Интернете много дел, и многие документы вообще не распечатываются. Тем не менее, в некоторых ситуациях требуется печатная копия. Какой документ вы всегда должны иметь при себе и почему?
Деловые документы, которые вы всегда должны печатать
Вот что должны были сказать члены сообщества YEC:
1. Ценности вашей компании
«Печать на бумаге всегда делает их более реалистичными. Способность трогать и чувствовать, комментировать или даже выбрасывать делает их все более реальными. Мне лично нравится, чтобы ценности вашей компании были напечатаны и сидели на вашем столе или висели на стене, чтобы служить постоянным напоминанием о том, кем вы являетесь (и не являетесь) ». ~ Кори Эула, Factorial Digital
2. Контракты
«Единственный тип документа, который, я думаю, вы всегда должны распечатывать и хранить в Интернете, - это любой контракт. Это важные переговоры и юридические документы, и вы никогда не знаете, когда вам нужно вернуться и сослаться на них ». ~ Жаклин Маррано, Marrano Solutions, LLC.
3. Лицензии, разрешения и документы поднятой печати
«Вы должны хранить бумажные копии лицензий и разрешений на ведение бизнеса, потому что часто правила требуют от вас этого. Кроме того, физические документы с оригинальной подписью или с приподнятой печатью следует хранить и хранить в надежном месте. Воспроизведение предметов с печатями не будет должным образом отображаться в цифровом виде и не будет считаться оригинальными документами многими организациями ». ~ Блэр Томас, eMerchantBroker
4. Аварийные планы
«Важно хранить физическую копию любой информации или процедур, которые понадобятся, если чрезвычайная ситуация сделает доступ к компьютеру невозможным. Это может включать в себя экстренную контактную информацию, процедуры пожарной безопасности, процедуры эвакуации из офиса и планы обеспечения непрерывности бизнеса ». ~ Роджер Ли, Human Interest
5. Ваши цели
«Я больше не пользуюсь ручкой и бумагой. Все хранится на моем компьютере или мобильном устройстве. Я также верю в то, чтобы быть зеленым и сокращать на бумаге. Но если бы я распечатал какой-нибудь лист бумаги, это были бы мои цели. У меня есть список ежеквартальных, ежегодных, трехлетних и 10-летних целей, которые я проверяю каждый месяц, чтобы убедиться, что я на верном пути ». ~ Жан Гинзбург, Ginball Digital Marketing
6. Ваше резюме
«Единственный документ, который вы всегда должны иметь при себе, это ваше резюме. Всегда хорошо иметь свое резюме в качестве ссылки в интервью. Это также показывает, что вы готовы и серьезно относитесь к этой возможности ». ~ Владимир Гендельман, Company Folders, Inc
7. Пароли
«Храните физическую копию всех соответствующих паролей, которые вы используете в течение дня. Эта информация, вероятно, вообще не должна храниться где-либо в Интернете, чтобы предотвратить возможность взлома или кражи личных данных ». ~ Эндрю Шрейдж, Money Crashers Personal Finance
8. Фондовые сертификаты
«Выпуская акции деловым партнерам или сотрудникам, важно иметь как бумажную, так и цифровую копию на случай, если она будет потеряна. Как правило, сотрудники получают бумажную копию после того, как они воспользовались возможностью приобрести акции ». ~ Сайед Балхи, WPBeginner
9. Любые файлы, имеющие решающее значение для вашей деятельности
«Есть несколько типов документов, которые мы считаем удобными для хранения в печати. К ним относятся подписанные клиентские контракты, кадровые документы персонала и полугодовые обзоры, справочники по политике нашей компании (по одному на каждого сотрудника), основные ценности нашей компании (с гордостью), визуальные информационные панели для продаж, основные достижения в квартальных целях и необходимые корпоративные, страхование и штатные вакансии HR ». ~ Джо Беккалори, Interact Marketing
10. Квитанции об оплате
«Несмотря на то, что цифровые квитанции велики, все же хорошо иметь возможность распечатывать квитанции, когда это необходимо по налоговым соображениям или для другой документации». ~ Серенити Гиббонс, NAACP
11. Ваша визитная карточка
«Я всегда держу визитки под рукой. Вы никогда не знаете, где и когда вы встретитесь с кем-то, находящимся вне дома, и о том, кто захочет связаться с вами позже. Я держу 10 или около того в разных местах, таких как моя сумка, куртка, машина, кошелек, держатель паспорта, стол и дом. Кроме того, убедитесь, что ваши карты так же запоминаются, как и вы. Их легко потерять, поэтому делайте все возможное, чтобы создать что-то, что будет отражать вашу уникальность ». ~ Карло Танжуакио, GoLeanSixSigma.com
Фото через Shutterstock
4 комментария ▼
