В деловом мире рутинные деловые письма являются частью основных практик общения между компаниями, клиентами и поставщиками. Деловое письмо используется как средство предоставления важной информации получателю о любых изменениях, обновлениях или новостях, которыми должна поделиться организация. Деловые письма являются официальными документами и, как таковые, должны быть написаны профессиональным тоном. Стандарты форматирования также применяются, чтобы гарантировать, что деловые письма имеют последовательность и профессиональный внешний вид.
$config[code] not foundОткройте приложение для записи на вашем компьютере. Обычные деловые письма должны быть напечатаны, а не от руки. Создайте пустой документ и сохраните его на своем компьютере.
Пробел вниз примерно на шесть пробелов от верхней части страницы. Вы хотите оставить место в верхней части письма для бланка вашей компании, на котором будет напечатано письмо. Введите дату в крайнем левом углу страницы. Запишите дату, например, «16 сентября 2011 года», а не «16.09.11».
Двигайтесь вниз на два пробела от даты. Введите имя получателя, а затем его профессиональное название. Например, если вы обращаетесь к генеральному директору компании, вы пишете «Джон Смит, генеральный директор». Пропустите строку и напишите название организации получателя. Пропустите другую строку и укажите полный адрес, на который отправляется письмо.
Введите свое приветствие в два пробела от внутреннего адреса. Для обычного делового письма подходящее приветствие - «Дорогой мистер Смит», за которым следует двоеточие.Вы должны всегда включать личное название, например, «Доктор», «Мисс». и "г-н", если вы не знаете пол получателя. Если вы не уверены в поле получателя, сохраняйте нейтральность, исключив личный титул и указав полное имя в приветствии, поэтому оно звучит как «Дорогой Крис Смит».
Пропустить одну строку и начать тело вашего письма. Отформатируйте тело с выравниванием по левому краю, чтобы блоки абзацев выглядели аккуратно. Введите текст вашего письма в сжатой и профессиональной манере. Ваш главный вопрос должен быть изложен в самом начале. Вы можете написать: «Это письмо является ответом на слияние между…». Избегайте добавления пуха и наполнителей в текст вашего письма. Получатели хотят читать только то, что им нужно знать.
Оставьте одну пустую строку между абзацами, если тело вашего письма длиннее одного абзаца.
Закройте деловое письмо, сказав «Спасибо», «Сердечно» или «С уважением». Закрытие должно идти через один пробел после последней строки в вашем теле абзаца. Пропустите четыре строки и введите свое имя. Пустое пространство будет использоваться для вашей мокрой подписи после печати письма.
Перечислите любые вложения, которые вы прикрепляете. Пропустите строку после введенного имени и напишите вложения, затем двоеточие, а затем название документа (-ов), который вы отправляете вместе с письмом.
