Как владелец малого бизнеса, свободное время, вероятно, не то, что у вас есть много. У вас есть много задач, которые нужно выполнить, и сроки выполнения. Итак, как вы можете лучше выполнить эти задачи за более короткое время?
Ниже приведены 50 советов по экономии времени, которые помогут вам сэкономить время в течение всего рабочего дня.
50 советов по экономии времени для малого бизнеса
1. Ставить цели
$config[code] not foundКаждое утро выписывайте подробный список дел, которые вы хотите выполнить в этот день.
2. Создать план
Выясните, когда и как вы будете выполнять каждый элемент в вашем ежедневном списке - понадобится ли вам помощь, расходные материалы и т. Д.?
3. Приоритет по важности
Неизбежно, что иногда вам придется вырезать элементы из списка дел, поэтому заранее определитесь, какие из них наиболее важные, и расставьте приоритеты.
4. Приоритетность по срочности
Вам нужно добраться до тех проектов, которые имеют срочные сроки, поэтому оставьте те, которые должны быть на следующей неделе, на потом.
5. Разбейте большие задачи
Если ваш список включает в себя несколько потрясающих элементов, разбейте их на более мелкие, более управляемые задачи.
6. Будьте реалистами
Не ждите, чтобы выполнить все за час. Знай свои ограничения и свои способности.
7. Отслеживайте свое время
Чтобы лучше понять, как вы на самом деле проводите свое время, выделите несколько дней и запишите все, что вы делаете, и сколько времени это займет. Включите перерывы, электронную почту, социальные сети и все остальное, чтобы вы узнали, каковы ваши самые большие потери времени.
8. Установите сроки
Нужна мотивация для завершения проекта? Установите для себя крайний срок и расскажите об этом другим, чтобы они могли помочь привлечь вас к ответственности.
9. Следи за часами
Вы не хотите постоянно зацикливаться на времени, но вы также не хотите, чтобы день ушел от вас, потому что вы не обращали внимания. Сосредоточься.
10. Установите напоминания
Если у вас назначен срок или встреча, установите на телефоне напоминание, которое сработает незадолго до этого.
11. Расписание перерывов
Каждый должен делать перерывы в течение дня, поэтому обязательно учитывайте их при планировании своих задач на день.
12. Расписание времени для электронной почты и социальных сетей
Электронная почта и социальные сети могут быть большими потерями времени. Не отвечайте на каждое электронное письмо по мере его поступления и не оставляйте Facebook или Twitter открытым в течение всего дня. Вместо этого запланируйте короткий блок или два в течение дня, чтобы выполнить эти задачи.
13. Используйте центральную систему управления социальными медиа
Если вы используете социальные сети в маркетинговых целях, скорее всего, у вас более одного аккаунта. Использование центральной панели инструментов, такой как HootSuite, может помочь вам не переходить от одного сайта к другому и даже планировать публикации в течение дня, чтобы вам не приходилось постоянно входить в систему.
14. Избегайте отвлечений
Помимо социальных сетей и электронной почты, есть ряд других отвлекающих факторов, которые могут привести к потере времени в течение дня. Если вы работаете дома, выключите телевизор. Если вы работаете в офисе, выберите другой путь к кулеру, чтобы избежать болтливых коллег.
15. Придерживайтесь одной задачи за раз
Многозадачность может звучать как экономия времени, но это не так. Сосредоточьтесь на одной задаче, завершите ее и затем двигайтесь дальше.
16. Пакетные задачи
Может быть полезно последовательно выполнять похожие задачи. Например, делайте все свои телефонные звонки в течение дня подряд.
17. Стимулировать задачи
Если у вас есть действительно сложное задание, дайте себе награду за его выполнение. Это может быть так же просто, как сделать перерыв.
18. Сосредоточьтесь на результатах
Вы должны иметь представление о том, почему вы делаете каждую задачу в своем списке. Спросите себя, как каждый элемент повлияет на вашу компанию и сфокусируйтесь на результатах.
19. Не напрягайтесь из-за неважных деталей
Если что-то не имеет большого влияния на ваш бизнес, не переживайте об этом. Перфекционизм может быть большой тратой времени.
20. Создайте хорошие привычки
Создайте привычку регулярно сортировать файлы, своевременно отвечать на электронные письма и быстро выполнять любые другие задачи, которые появляются в вашем списке дел, чтобы он быстро стал рутиной.
21. Устранить несущественное
Удалите предметы, которые больше не служат цели вашей миссии, как физически, так и электронно.
22. Используйте почтовые фильтры и архивы
Используйте фильтры и архивы электронной почты, чтобы не тратить часы на поиск определенного сообщения. Ваша программа электронной почты, скорее всего, предлагает простые инструменты для организации всех ваших коммуникаций, поэтому используйте эти функции с умом.
23. Предельные встречи
Встречи могут быть важными, но они могут также превратиться в потерю времени, если они продолжаются слишком долго или происходят слишком часто. Примите и запланируйте только важные встречи.
24. Наймите виртуального помощника
Виртуальные помощники могут помочь вам в повседневных задачах, таких как электронная почта, бухгалтерия, планирование и исследования. Подумайте о том, чтобы получить себе помощь, если вам это нужно.
25. Используйте платформу управления проектами
Такие сервисы, как Basecamp, позволяют вашей команде общаться в группах, устанавливать сроки, обмениваться файлами и редактировать их, не отставая от нескольких разных тем электронной почты.
26. Храните проекты в одном месте
И для завершенных проектов, и для тех, которые еще не завершены, есть одна папка или область, где, как вы знаете, вы можете их найти.
27. Избегайте часа пик
Если вы ездите на работу или вынуждены путешествовать для встреч, примите во внимание движение транспорта и строительство, чтобы не тратить время в пути.
28. Виртуальные встречи
По возможности избегайте путешествий и рассмотрите возможность использования таких программ, как Skype или GoToMeeting.
29. Автоматизация расчета заработной платы
Вместо того, чтобы вручную отслеживать часы и расходы, инвестируйте в систему начисления заработной платы, которая сделает всю работу за вас.
30. Делайте заметки
Всегда держите при себе записную книжку, чтобы записывать заметки и идеи, или используйте приложение, такое как Evernote, для хранения идей, изображений и многого другого, чтобы не тратить время на то, чтобы подумать о них позже.
31. Воспользуйтесь преимуществами технологий
Существует так много времени и организационных приложений и услуг, таких как Dropbox, который позволяет вам переносить ваши фотографии, документы и видео в любое место. Найдите те, которые работают на вас.
32. Не увлекайся
Попытка освоить и использовать слишком много приложений и служб одновременно может быть пустой тратой времени. Не используйте их так много, что вы тратите на них больше времени, чем экономите.
33. Делегат
Попросите вашу команду выполнить задачи, на которые у вас нет времени, или те, с которыми, как вы знаете, они справились бы хорошо.
34. Инвестируйте в бухгалтерское программное обеспечение
Хранение бесконечных электронных таблиц может привести к большим головным болям и потере времени. Храните всю информацию о вашей учетной записи в одном месте.
35. Сохраняйте организованное рабочее пространство
Не тратьте часы, просматривая свой стол в поисках конкретного документа, когда вы можете просто внедрить систему регистрации и найти ее за считанные секунды.
36. Сделайте резервную копию ваших файлов
Будь то внешний жесткий диск, печатные копии или резервное копирование в онлайн-хранилище, создайте резервные копии всех важных файлов на случай компьютерного краха. Для этого рассмотрим онлайн-сервис, такой как Carbonite или Mozy.
37. Храните шаблоны для часто используемых форм
Не тратьте время на написание одних и тех же абзацев снова и снова, когда вы можете сохранить общий шаблон. Просто зайдите и сделайте несколько обновлений каждый раз, когда вы используете его, а не начинать с нуля.
38. Используйте ярлыки
Используйте сочетания клавиш и браузер и храните все ваши часто используемые программы в легкодоступном месте на рабочем столе.
39. Автоматизировать расходы
По возможности пользуйтесь услугами автоматической оплаты счетов, чтобы избежать просроченных платежей и затрат времени на фактическую оплату счетов каждый месяц.
40. Используйте облачный календарь
Календарные приложения могут держать вас в курсе важных встреч и сроков, а обновление не займет много времени. Рассмотрите возможность использования Календаря Google для этой цели.
41. Иметь систему сотрудничества
Используете ли вы платформу, такую как Basecamp или Google Docs, или придерживаетесь более традиционных методов, у вас должна быть настроенная система для совместной работы, чтобы ваша команда не была запутанной и неорганизованной.
42. Скажи «нет»
Не выполняйте задания только потому, что вас об этом просят. Если у вас нет времени, и это не поможет вашему бизнесу, не делайте этого.
43. Максимально использовать время простоя
Время, проведенное в залах ожидания, в метро или даже в длинных поездках на лифте, может быть использовано для обновления вашего календаря, записи заметок или выполнения других простых задач.
44. Очистить старые файлы
Избавление от старых файлов вашего компьютера не только избавит вас от необходимости просматривать их при поиске более подходящих файлов, но также может ускорить работу вашего компьютера и избавит вас от участи бесконечной загрузки страниц.
45. Используйте мобильные приложения
Существуют мобильные приложения для повышения производительности, приложения для мобильных календарей, приложения для создания списков мобильных устройств - все это может помочь вам выполнять задачи и экономить время, не находясь за компьютером.
46. Знай свои привычки
Если вы ранняя пташка, позаботьтесь о своих самых важных задачах пораньше. Если вы ночная сова, не заставляйте себя делать большие проекты по утрам. Играй в свои сильные стороны.
47. Сократи свой рабочий день
В сообщении в блоге на Freelance Folder Лекси Родриго объясняет, что сокращение рабочего дня заставит вас сделать больше за отведенное время.
48. Оставь место для неожиданного
Вещи, которые вы не планировали, будут появляться в течение дня. Примите это во внимание при составлении списка дел.
49. Спокойных часов
Если вы работаете в офисе, поставьте знак «не беспокоить» на своей двери, пока вы работаете над важной задачей. Если вы работаете из дома, отключите телефон на это время. Если вы отвлекаетесь, когда находитесь в зоне, вы можете потерять концентрацию и в итоге тратить гораздо больше времени, чем необходимо.
50. Не превышайте график
Утром вы можете быть слишком оптимистичны по поводу того, сколько вы можете сделать за этот день. Но создание слишком полного списка только ошеломит вас позже в тот же день.
Если вы реализуете хотя бы несколько советов по экономии времени, перечисленных выше, вы начнете замечать разницу в вашем рабочем дне и производительности - и вы можете даже заметить, что у вас немного больше свободного времени.
Ещё в: Рост малого бизнеса 71 Комментарий ▼
