Высшие руководители, такие как генеральные директора, вице-президенты компаний и операционные менеджеры, управляют своими организациями с помощью административной административной поддержки. Эти специалисты, которых часто называют исполнительными секретарями, исполнительными администраторами или исполнительными помощниками, обрабатывают информационные потребности и административные детали для своих руководителей. Благодаря их контактам с руководящими работниками организации они могут выполнять множество задач более высокого уровня, таких как посещение важных встреч и проведение важных исследований.
$config[code] not foundНавыки
Поскольку они имеют дело с менеджерами, руководителями, техническим персоналом и клерками на всех уровнях организации, а также с клиентами, исполнительным администраторам необходимы отличные навыки межличностного общения. Они должны активно прислушиваться к инструкциям своих начальников, устно объяснять информацию подчиненным и составлять отчеты, понятные сотрудникам. Их социальная проницательность помогает им собирать информацию от людей и мотивировать других к действиям. Хорошие организационные и управленческие навыки необходимы, потому что они совмещают несколько задач одновременно и могут работать для более чем одного руководителя. Исполнительные администраторы должны обладать эффективными компьютерными навыками для использования программного обеспечения для эффективной обработки, организации и представления данных.
обязанности
Исполнительные администраторы выступают в роли привратников для своих руководителей, просматривая их телефонные звонки и письма и принимая сообщения. Посетители компании должны проходить через них, чтобы они могли решить, разрешить ли доступ к ключевым руководителям. Они также организуют поездки, планируют встречи и посещают их, чтобы записывать минуты и собирать данные, которые запрашивают их начальство. Они корректируют и пишут корреспонденцию и другие деловые документы руководителями, а также распространяют записки или другие письменные сообщения. В рамках своего опыта они могут управлять таким разнообразным офисным оборудованием, как компьютеры, копиры, факсы и телефонные системы.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцемнадзор
В крупных организациях исполнительные администраторы могут отвечать за других секретарей, помощников и служащих, чтобы они могли добавлять задачи управления в описание своей работы. Они публикуют должностные инструкции, а затем проводят собеседования и проверяют квалификацию кандидатов. Затем они нанимают, обучают и мотивируют подчиненных администраторов. Они также назначают задачи и графики, распределяют офисные помещения и расходные материалы, а также контролируют ход и качество работы. Исполнительные администраторы могут также нести ответственность за повышение и повышение в должности - а также увольнение - подчиненных.
Квалификация
O * NET OnLine показывает, что 41 процент исполнительных администраторов имеют некоторые высшие классы, но не имеют степени, 28 процентов имеют диплом средней школы или GED, а 26 процентов имеют ассоциированную степень. Некоторые администраторы начинают с должностей канцелярских работников более низкого уровня, но с опытом и дополнительным обучением повышаются до должностей с возрастающей ответственностью, пока они не достигнут исполнительных уровней. Ассоциированные степени для исполнительных помощников занимают два года и доступны в бизнес-школах и общественных колледжах. Несколько исполнительных секретарей получают степени бакалавра в области делового администрирования в университетах, что занимает четыре года. Добровольная сертификация предоставляется национальными организациями, что может увеличить возможности трудоустройства.
