Скажите нам, если это звучит знакомо. Вам нужно, чтобы все присутствовали на большом собрании или участвовали в телефонной конференции, а это значит, что все будут на расстоянии нескольких часов от своих рабочих мест. Встреча важна, но так же важна и работа, которая будет прервана.
Есть способы, которыми вы можете удовлетворить обе потребности на работе. Ниже приведены советы о том, как проводить совещания, сохраняя при этом эффективность производства, повышая эффективность, автоматизацию и используя технологии.
$config[code] not foundКПД
- Просмотрите ваши внутренние процессы. У вас могут быть некоторые задачи, которые являются частью вашей повседневной жизни, без которых вы можете обойтись. Как только вы узнаете, что это такое, вы можете отделить важные задачи от тех, которые больше не нужны.
- Делегат. Обязательно сообщайте своей команде о том, что они могут сделать, чтобы упростить проекты. Знайте, что вы можете сделать сами, и что потребует подкрепления.
- Делайте перерывы. Это может показаться противоречивым, но иногда вам нужно перестать работать, чтобы продолжать работать. Как говорит Форбс: «При малоподвижном состоянии фермент липопротеинлипаза (LPL), ответственный за расщепление жира в кровотоке и преобразование его в энергию, значительно падает, в результате чего образуются жировые клетки. Короче говоря, отсутствие движения равносильно снижению энергии ».
- Планируйте свой день вокруг обеда. Многие из нас острее утром, поэтому используйте это время для работы, которая требует глубокого анализа и обдумывания. Пишите отчеты и подсчитывайте цифры, как только сядете. После обеда, когда вы заправитесь, сосредоточьтесь на вещах, которые требуют от вас общения и обмена идеями, таких как встречи и конференц-связь.
- Сделай список. Расставьте все, что вам нужно сделать, в порядке приоритета и времени, которое потребуется. Проверяя каждую задачу, вы можете узнать, какое время суток является наиболее продуктивным.
автоматизация
- Автоматизируйте задачи в социальных сетях. Hootsuite, пожалуй, самый известный, но есть и много других приложений и инструментов для социальных сетей. Например, Buffer позволяет планировать публикации в соответствии с определенным шаблоном. Так что, если вы хотите, скажем, опубликовать будние дни в 10 часов утра, Buffer может помочь вам в этом. Другая платформа, Dlvr.it, позволяет синхронизировать ваш сайт с Facebook, Twitter и LinkedIn.
- Создавайте шаблоны для часто используемых документов. Допустим, вы отправляете один и тот же тип счета или письма каждую неделю. Вы можете сэкономить время, создав шаблон для этого, а затем просто нужно ввести соответствующие имена, даты и номера.
- Используйте онлайн-календари в облаке и делитесь ими. Заседание на собраниях может занимать время, но может и планирование встреч. Сообщая своим коллегам и своим клиентам, что вы будете делать, и когда вы это сделаете, вы сможете сэкономить много писем и звонков.
- Автоматизируйте сопровождение клиентов и подобные задачи. Изучив внутренние процессы, вы можете обнаружить, что есть много повторяющихся задач, которые вы можете потратить впустую за 30 минут или меньше.
- Создавайте «консервированные» ответы на электронные письма для писем, для которых требуется одно и то же время ответа. Таким образом, вам не нужно вводить одно и то же письмо каждый раз, когда вы отвечаете. Или, что еще лучше, если вам снова и снова задают один и тот же вопрос, создайте страницу часто задаваемых вопросов или документ и опубликуйте его в Интернете или предоставьте его своим коллегам, чтобы ответы были под рукой и требования к общению были снижены.
Технология
- Разместите контрольные списки в облаке, чтобы вы могли взять их с собой и поделиться ими, Forgett позволяет вам делиться ими или сохранять их конфиденциальными, и даже позволяет добавлять анимированные картинки. И Checkli обладает многими из тех же функций и позволяет создавать PDF-версии ваших списков.
- Познакомьтесь с макросами (так называемые ярлыки). Такие программы, как Microsoft Word, имеют встроенную функцию макросов, которая позволяет пользователям автоматически выполнять рутинные задачи. Их легко создавать и настраивать. Некоторые из них достаточно легки курсив). Как только вы справитесь с ними, вы сэкономите время, когда будете писать. Чтобы узнать больше о создании макросов для Microsoft Word, посетите страницу поддержки Microsoft Office. И в духе этой части сохраните эту информацию в виде документа и поделитесь ею со своими коллегами и сотрудниками, чтобы помочь им оптимизировать свои потребности.
- Если вы хотите узнать, как создавать шаблоны в Word, Excel или Powerpoint, лучше всего узнать, что говорит Office. Кроме того, эта статья полезна, потому что она сосредоточена на совместной работе команды.
- Используйте бухгалтерское программное обеспечение, чтобы упростить задачи выставления счетов и выставления счетов. Нет необходимости вручную создавать счета-фактуры для клиентов, которым ежемесячно выставляется одинаковая сумма за одну и ту же услугу.
- Используйте ярлыки, папки и теги в вашем почтовом ящике. Это помогает сортировать и упорядочивать элементы, и, что более важно, помогает быстро получать сообщения.
На ваших собраниях происходят важные вещи, и не стоит в них волноваться о том, чего вам не хватает. Следуя нескольким из этих советов о том, как проводить собрания, вы сможете сократить некоторые небольшие задачи в офисе, чтобы сосредоточиться на более крупных задачах в зале заседаний.
Изображение встречи через Shutterstock
Ещё в: Спонсировано 2 Комментарии ▼
