Работая под руководством менеджеров по закупкам, помощники по закупкам координируют закупочную деятельность, обеспечивая эффективное приобретение товаров по справедливым ценам.Они консультируют менеджеров по приобретению продуктов, поддерживают связь с поставщиками, отслеживают заказы и ведут точный учет закупок. Ассистенты по закупкам, которым обычно требуется диплом о среднем образовании и некоторый опыт административной или канцелярской поддержки для приема на работу, могут работать на предприятия, в местные органы власти, правительственные учреждения, а также на некоммерческие организации. По данным Simply Hired, веб-сайта, посвященного профессиональным ресурсам, по состоянию на февраль 2014 года средние зарплаты помощников по закупкам составляли 42 000 долл. США.
$config[code] not foundПредоставление консультации
Чтобы гарантировать, что организация закупает качественные продукты, помощники по закупкам предоставляют информацию о различных марках продуктов, доступных на рынке. Например, в университете ассистент может использовать свои знания в области канцелярских товаров, чтобы консультировать преподавателей по лучшим продуктам для использования. Когда департаменты учреждения размещают заявки на закупки, он проверяет их на предмет полноты и точности. Если заявка является неточной - возможно, департамент заказывает необычно большое количество бумаги для копировальных аппаратов - помощник должен изучить проблему, прежде чем связываться с поставщиками.
Организация контрактов
После получения заказов на покупку, помощник по закупкам координирует покупку и последующую доставку товара. Если организация хочет заключить договор с поставщиком, помощник просит поставщиков сделать предложения, вместе с прайс-листами заказанной продукции. Затем она может сотрудничать с менеджером по закупкам, чтобы рассмотреть предложения и выбрать надежного поставщика с лучшими ценами. Помощник связывается с выбранным поставщиком и назначает встречу, на которой они могут договориться об условиях поставки и подписать контракт на закупку.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемМониторинг эффективности подрядчика
Ассистенты по закупкам следят за эффективностью работы контрактных поставщиков. Например, когда поставщик доставляет канцтовары в университет, помощник проверяет качество бумаги для ксерокса, пружинных файлов, письменных принадлежностей и других предметов, чтобы убедиться, что они соответствуют спецификациям учреждения. Если некоторые продукты не соответствуют требуемому качеству, помощник дает указание поставщику произвести замену. Ассистенты по закупкам информируют менеджеров о работе различных поставщиков, часто рекомендуя соответствующие действия - например, расторжение контракта - против неэффективных поставщиков.
Ведение записей о закупках
Работа ассистентов по закупкам заключается в ведении актуальных записей документов о закупках, таких как заказы на поставку, предложения по ставкам и отзывы о поставщиках. Для этого они должны разработать и внедрить подходящую систему регистрации. Если эти помощники выбирают стальной шкаф для хранения документов, в отличие от электронной системы регистрации, например, они могут помещать аналогичные или регулярно используемые документы в один ящик, так что, если менеджеры по закупкам требуют предложений по тендерным предложениям, представленных определенными поставщиками, помощники могут легко получить их.
Использование соответствующих навыков
Чтобы быть эффективными, ассистенты по закупкам должны быть организованными людьми с большим вниманием к мелким деталям и сильным математическим навыкам. Например, они используют организационные навыки для эффективной работы с несколькими документами на покупку и математические навыки для точного расчета общей стоимости элементов заказов. Также важны навыки устного общения, поскольку помощники часто общаются с поставщиками и продавцами.
