Возможно, вы уже используете «облако» (то есть выходите в Интернет) для управления некоторыми аспектами своего бизнеса.
Но, как объясняет Томас Хансен, вице-президент Microsoft Worldwide SMB, даже если вы продали все преимущества облака, может показаться сложным начать работу или сделать больше.
Он выступает за постепенные шаги. Начните с малого. Тогда делай больше со временем.
$config[code] not foundПоэтому я решил, что буду опираться на эту идею, обрисовав в общих чертах 10 вещей, которые вы можете сделать - начиная с сегодняшнего дня, - перейти в облако или расширить использование облачных приложений. Выберите несколько из этих тактических шагов, и вы сможете сэкономить время, более эффективно управлять своим бизнесом и зачастую сократить расходы:
1) Установите ваше хранилище файлов по умолчанию в облаке
Одно дело говорить о центральном онлайн-хранилище файлов. Но это совсем другое, если вам и вашим сотрудникам приходится постоянно предпринимать дополнительные шаги для передачи файлов на вашу онлайн-платформу облачного хранения.
Думаю об этом. Если вы и ваши сотрудники вначале сохраняете данные на локальном жестком диске или устройстве, потребуется вдвое больше усилий, чтобы развернуться и сохранить эти файлы в облачном хранилище файлов позже.
Но вы можете «установить и забыть», чтобы вам не пришлось предпринимать никаких дополнительных шагов. И ваши важные файлы компании будут автоматически сохранены в процессе.
Просто настройте свои компьютеры так, чтобы местоположение каждого сотрудника по умолчанию для сохранения файлов было предпочтительным решением компании для онлайн-хранения.
Например, если вы используете Microsoft OneDrive в качестве решения для облачного хранилища, его легко настроить в Windows 8. Нажмите «Настройки ПК», и вы увидите пункт меню для OneDrive. Оттуда вы можете нажать кнопку включения / выключения, чтобы сделать OneDrive местоположением по умолчанию для хранения файлов.
Или выполните поиск в Интернете для получения инструкций о том, как изменить его на платформу, выбранную на вашем конкретном устройстве. Можно установить облачное хранилище в качестве места сохранения по умолчанию для многих устройств.
2) Перейти к низким висящим фруктам: облачная электронная почта и документы
Еще одно логичное начало - это использование облачной платформы электронной почты и документов, такой как Office 365. Если вы еще этого не сделали, позвольте мне сказать, что преимущества для бизнеса довольно убедительны.
Во-первых, это помогает в личной продуктивности вас и вашей команды. Если вы используете несколько устройств (как и я!), Вы можете иметь доступ ко всем документам офисного типа и электронной почте независимо от того, какое устройство вы используете. Собираетесь на конференцию и берете с собой ноутбук или планшет? Благодаря платформе облачной производительности, такой как Office 365, у вас есть все необходимое, просто войдя в систему. Вам больше никогда не придется передавать файлы с флэш-накопителей или синхронизировать устройства позже.
Во-вторых, это помогает в сотрудничестве команды. В моем бизнесе большинство членов команды работают удаленно из своих домов. Тем не менее, мы все можем иметь доступ к файлам и тем же инструментам, просто подключившись к браузеру или мобильному приложению.
Например, мы широко используем общие календари. Таким образом, мы можем следить за сроками компании, которые затрагивают или вовлекают нескольких людей и отделы, централизовать напоминания и видеть график доступности с первого взгляда.
Мы также используем совместную работу над документами - буквально ежедневно. Что мы делаем, так это проводим встречи с помощью конференц-связи или видеоконференции, а затем команда просматривает и редактирует один документ, пока мы находимся на конференции. Или мы делаем заметки о встрече на центральном общем документе. Это экономит много времени. Нет необходимости направлять записи встреч позже. Нам не нужно беспокоиться о том, какая версия документа самая последняя, потому что мы все создаем и редактируем один и тот же документ.
Кроме того, вы можете распределять стоимость ежемесячно. Там нет большой авансовой платы за лицензию - это намного проще для бюджета и по карману.
3) Создайте центральную онлайн-систему подачи заявок
После того, как вы все сохраните в облаке, вашей команде понадобится простой способ найти то, что там есть для обычных файлов.
Для этого создайте онлайн систему подачи заявок. Организуйте растущее количество документов и файлов, которые ваш бизнес создает ежедневно.
Используйте серию четко обозначенных папок. Вы организуете свою работу по проектам? По клиентам? По отделам? Создайте систему, которая имеет смысл для вашего бизнеса.
Благодаря общеорганизационной системе подачи заявок ваша команда сэкономит много часов, которые в противном случае они потратили бы на поиск предметов или дублирование усилий, потому что они не могут что-то найти.
4) Поощрять клиентов и подрядчиков делиться через облако
Сколько раз вы отправляете файлы по электронной почте туда и обратно? Затем вам придется искать по электронной почте позже, чтобы найти нужный файл.
Вы сэкономите время, обмениваясь файлами напрямую через облако.
Возможно, вы не сможете «заставить» третьи стороны использовать вашу облачную платформу для обмена, почему бы не спросить? Быстро заявите о преимуществах, таких как «Нам нравится делиться и редактировать файлы на OneDrive или Dropbox или другой платформе, потому что это экономит время на поиск по электронной почте. Могу я поделиться этим с вами там?
Некоторым будет неудобно обмениваться файлами таким образом. Но вы можете быть удивлены, если упомянете это как вариант.
5) Используйте приложения с электронной подписью
Вы отправляете или получаете много документов, требующих подписи? Если это так, вы и ваша команда, вероятно, тратите много времени на электронную почту, печать, подпись, сканирование, отправку факсов - вы знаете, как это сделать.
Вот совет: проверьте облачные приложения для электронной подписи. Подумайте, Hello Sign или DocuSign. Существует множество других вариантов электронной подписи.
Они экономят время. Кроме того, приложения для электронной подписи устраняют некоторые факторы проволочек, поскольку вы можете подписать документ немедленно, даже находясь в дороге, вместо того, чтобы ждать, пока вы не окажетесь рядом с принтером или факсом.
Они также забирают большую часть хлопот с циркулирующими документами для подписания. Они направляют документы всем сторонам для подписей и даже отправляют напоминания.
6) Создание библиотек цифровых активов в облаке
Позвольте мне задать вам вопрос: сколько времени вы тратите на поиск или пересылку цифровых активов компании?
Я говорю о вашем логотипе, той брошюре, которую вы привезли на выставку несколько лет назад, шаблоне презентации на доске, который вы использовали в прошлом году, вашей пустой форме обзора эффективности, официальных фотографиях компании, биографии руководителей, комплектах для прессы и других ресурсах.
Если ваша компания похожа на мою, вы тратите слишком много времени на поиски такого материала.
Создать библиотеку цифровых активов. Настройте центральную общую папку или папки на облачной платформе хранения. Теперь эти активы будут доступны всем членам вашей команды, которые в них нуждаются, где угодно и когда угодно. Им не придется охотиться за ними или беспокоить кого-то другого, чтобы найти их.
7) Преобразование одной важной бизнес-системы в облако
Вам не нужно заниматься всеми вашими бизнес-системами и одновременно переносить все в облако. Начните с рассмотрения ваших трех самых важных систем. Это могут быть QuickBooks, база данных контактов и система управления запасами.
Если вы все еще используете локальные или настольные версии этих систем, начните оценивать преимущества облачных (онлайн) версий. С облачными версиями вы получите большую выгоду с точки зрения способности всей команды иметь доступ к информации и лучше сотрудничать. А облачные системы упрощают передачу данных из одной системы в другую, устраняя необходимость дублирования ввода данных и эффекта накопления информации, возникающей в одной системе.
Какое приложение доставит наибольшую отдачу, перейдя в облако? Это вопрос, который нужно задать.
8) Настаивайте на обновлении в облаке защиты от вредоносных программ для всех работников
Это особенно важно с удаленными работниками.
На крупных предприятиях обычно есть ИТ-отдел компании, который создает корпоративную сеть с такими средствами защиты, как защита от вредоносных программ.
Но у малого бизнеса может не быть сети.
Или команда малого бизнеса часто работает с людьми, которых нет в их сети. Удаленные работники могут подключаться со своих собственных устройств из дома, используя общедоступное облако. Они просто входят в систему через Интернет.
Поэтому важно, чтобы каждый, кто получает доступ к вашим системам или данным или разделяет файлы, регулярно обновлял защиту от вредоносных программ с помощью новых сигнатур вредоносных программ через облако.
Microsoft предлагает встроенный продукт Защитника Windows для настольных компьютеров и устройств на базе Windows - и это бесплатно. Убедитесь, что он включен. Или используйте другой вариант защиты от вредоносных программ.
Кроме того, когда Windows 10 выйдет в конце этого года, в нее будут добавлены функции безопасности, встроенные через Центр обновления Windows. Windows 10 также предлагает опцию под названием Windows Update для бизнеса. Это обеспечит более быстрый доступ к обновлениям безопасности и критическим исправлениям, а также контроль за развертыванием обновлений для ИТ-администраторов. Например, если у вас есть ИТ-отдел, он сможет доставлять исправления на удаленные сайты, используя ограниченную пропускную способность.
9) Установите облачную телефонную систему
Рассмотрим либо телефонную службу с передачей голоса по IP (VOIP), либо программный виртуальный коммутатор и систему голосовой почты.
Облачные телефонные системы позволяют удаленным сотрудникам иметь доступ к центральной телефонной системе по очень низкой цене. Для малых предприятий с удаленными работниками или тех, кто работает из дома, это особенно важно. Даже если члены команды используют свои собственные мобильные устройства, вы все равно можете подключить всех к центральным добавочным номерам и ящикам голосовой почты компании.
Вы также получаете профессиональное впечатление в виде автоматического голосового приветствия.
Сообщения голосовой почты можно направлять в виде аудиофайлов по электронной почте, чтобы их можно было переслать другим членам команды.
Вы также получаете статистику использования, которая поможет вам понять, как ваша команда использует телефон - например, идеально подходит для управления функцией поддержки клиентов.
10) Используйте видео встречи
И последнее, но не менее важное: широко используйте виртуальные встречи с помощью видео. Если вы уже используете их, фантастика - делайте больше из них.
Видео обеспечивает влияние личного общения на клиентов и перспективы продаж без затрат на личные поездки.
Видео встречи также отлично подходят для команды. Люди, которые работают из дома или находятся в разных офисах, могут чувствовать себя изолированными. Это может быть демотивирующим. Электронная почта и обмен мгновенными сообщениями полезны, но они не могут заменить прослушивание голоса члена команды или увидеть улыбку босса. Видео заставляет людей чувствовать себя включенными. Это сглаживает способ совместной работы.
Многие малые предприятия используют Skype, потому что он бесплатный, и так много людей используют его в личных целях, что они уже знакомы с ним. Какое бы решение для конференц-связи вы не выбрали, просто сделайте это.
Я надеюсь, что эти 10 идей побудят вас сделать больше с облаком или подтвердить, что ваш бизнес находится в хорошей форме, когда дело доходит до облака.
Не сразу решать все эти проблемы. Просто выберите один или два - и начните.
На момент написания этой статьи Анита Кэмпбелл участвует в программе Microsoft Small Business Ambassador.
Низко висящее фруктовое фото через Shutterstock
3 комментария ▼
