Эффективное общение необходимо для планирования и управления ресурсами организации для достижения целей компании. Важность деловых сообщений делает эффективные навыки общения критически важным бизнес-инструментом и важным атрибутом сотрудника. По словам Херты Мерфи, Хербта Хильдебрандта и Джейн Томас, авторов «Эффективных бизнес-коммуникаций», использование «семи С», таких как полнота и лаконичность, обеспечит сотрудникам лучшие коммуникаторы, способные выбирать содержание и стиль сообщения. это лучше всего подходит для цели и получателя сообщения.
$config[code] not foundзавершенность
Полное деловое сообщение включает в себя всю информацию, которую получатель требует понять и, возможно, ответить на сообщение. Полное сообщение отвечает на шесть вопросов: кто, что, когда, где, почему и как. Например, чтобы попросить сотрудника подготовить отчет, вы указываете, какой отчет требуется, когда отчет должен быть заполнен, кому и куда сотрудник должен доставить отчет и как этот отчет должен быть создан.
сжатость
Краткие деловые сообщения экономичны как по времени, так и по затратам, потому что сообщения передают только релевантную информацию в сжатой форме без повторения идей. Краткие сообщения не содержат ненужных деталей, и по возможности используются отдельные слова, а не фразы. Кроме того, коммуникатор экономно использует фразы «который» и «тот». Например, «только пять поставщиков составляют три четверти кредиторской задолженности в этом месяце».
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцемрассмотрение
Эффективное общение - это то, что отвечает потребностям конкретного слушателя. Например, «Вы сможете быстрее выверять кредиторскую задолженность компании, если будете использовать отчеты о выверке открытых счетов и выверке журналов, которые будут у вас на столе к трем часам».
Конкретность
Неясное общение избегается эффективным коммуникатором, который использует конкретную или определенную информацию, такую как факты и цифры, для передачи идей. Например, «в нашем отчете об устаревании кредиторской задолженности указывается, что мы должны Smith Electric 15 000 долл. США за 30 дней, 45 000 долл. США за 60 дней на общую сумму 60 000 долл. США». Сообщения также более конкретны, если используются явные слова. Например, «отчет о сверке журнала» является более определенным, чем «отчет о сверке кредиторской задолженности».
ясность
Ясность позволяет слушателю легко понять сообщение. Чтобы говорить ясно, говорящий использует точный язык и знакомые слова. Например, говорящий может сказать «после сверки счетов» вместо «после сверки счетов». Ясность также требует избегать технических и деловых жаргонов, если говорящий не уверен, что слушатель знаком с терминами. Говорящий также должен избегать длинных предложений и неуклюжего расположения слов.
учтивый
Вежливое общение с уважением относится к читателю или слушателю. Такие сообщения также избегают сомнительного юмора. Например, вместо «Ваше сообщение совершенно не поддается расшифровке», вежливое сообщение может заявить: «Мне не хватает опыта, необходимого для правильной интерпретации инструкций».
правильность
Под правильностью понимается использование правильной пунктуации, грамматики и правописания, а также использование точных фактов и цифр. Поэтому правильность предполагает, что вся информация в сообщении должна быть проверена на точность и своевременность. Например, для корректности необходимо использовать оригинальные источники данных, когда это возможно.
