Есть ответственность, которую владельцы малого бизнеса, вероятно, хотели бы забыть. Но это обязательно для любого, кто управляет чем-то большим, чем единоличное владение. Это ваша обязанность вести учет ваших сотрудников. Хотя это может быть не самая захватывающая часть ведения бизнеса, это важно.
Требования к хранению информации о сотрудниках
Федеральное правительство, правительство штатов и местные органы власти предъявляют различные требования к хранению точной документации о найме и других функциях управления персоналом для защиты как сотрудников, так и предприятий. Как бизнес, неспособность держать эти записи под рукой может оставить вас открытыми для неправомерных судебных исков или аналогичных последствий без каких-либо документов, чтобы защитить себя. Вот некоторые требования, которые ваш бизнес может удовлетворить, когда дело доходит до ведения учета сотрудников.
$config[code] not foundВедите записи найма в течение года
Когда вы нанимаете на новую должность, федеральные законы, такие как Закон об американцах-инвалидах и Раздел VII, требуют, чтобы вы были недискриминационными в процессе приема на работу. Таким образом, вы должны хранить все заявки, резюме и другую документацию в процессе приема на работу в течение как минимум одного года после того, как работа была заполнена в случае, если какая-либо сторона, которая не получила работу, решит подать иск.
Вести учет заработной платы в течение трех лет
Записи о заработной плате необходимы для обеспечения того, чтобы сотрудники получали справедливую компенсацию за отработанные часы, а также для обеспечения соответствия вашего бизнеса любым требованиям к сверхурочной работе и минимальной заработной плате. Закон требует, чтобы вы хранили эти записи под рукой для освобожденных сотрудников в течение трех лет. Тем не менее, сотрудники могут также подать судебные иски, если они считают, что им нужно вернуть деньги за сверхурочную работу. Таким образом, для вас может быть полезно держать их под рукой до пяти лет после расторжения.
Сохраняйте формы I-9 в течение года после окончания
Формы I-9 необходимы для предприятий, чтобы показать, что они подтвердили, что работник имеет право на работу в Соединенных Штатах. По закону вы должны хранить эти формы в течение трех лет после приема на работу сотрудника или одного года после увольнения сотрудника, в зависимости от того, какая дата наступит позже. Вы также должны хранить эти формы отдельно от других кадровых записей.
Храните документы о разводе в течение пяти лет после прекращения
Хранение документов, связанных с прекращением или разделением, также важно в случае, если вы столкнулись с какими-либо неправомерными проблемами прекращения. Держите документы об отставке и подайте документы на собеседование в течение трех лет после того, как сотрудник уйдет, а документы на увольнение - на пять лет.
Хранить отчеты FMLA Leave в течение трех лет после окончания
Закон о семейном медицинском отпуске призван обеспечить неоплачиваемый отпуск соответствующим работникам, если их работа защищена в случае возникновения медицинских или семейных проблем. Если сотрудник подает запрос на отпуск по FMLA, вы должны хранить эту информацию в своих записях в течение не менее трех лет после того, как этот сотрудник расстается с вашей компанией, независимо от того, был ли предоставлен отпуск или нет.
Сохраняйте формы пенсионных пособий в течение шести лет
Если вы предоставляете пенсионные пособия сотрудникам, вы должны хранить эту информацию под рукой в течение как минимум шести лет после ухода или увольнения сотрудника в соответствии с Законом о пенсионном обеспечении сотрудников. Кроме того, суды определили, что ответственность за доказательство того, что они предоставили достаточное страховое покрытие и льготы в случае, когда сотрудник подает иск, лежит на компании, а не на обязанности сотрудника доказать, что покрытие было недостаточным.
Ведите записи тестов на наркотики в течение пяти лет
В некоторых случаях информация о проверке биографических данных и тестировании на наркотики может подпадать под стандарт другой информации о найме. Однако, если работа связана с транспортировкой, вы обязаны вести учет любых анализов на наркотики, проводимых в течение пяти лет в соответствии с правилами безопасности Министерства транспорта.
Вести налоговый учет сотрудников в течение четырех лет
Когда дело доходит до налогов, связанных с работниками, IRS рекомендует вести учет под рукой в течение четырех лет в случае аудита. Это должно включать всю заработную плату, пенсионные выплаты, информацию о чаевых, формы W-2 и W-4 и любую другую связанную информацию.
Ведите учет здоровья и безопасности сотрудников в течение пяти лет
Закон о безопасности и гигиене труда требует от вас вести и вести учет всех травм и заболеваний, полученных на рабочем месте, с кратким описанием и любой другой соответствующей информацией. Это делается для того, чтобы обеспечить сотрудникам безопасную рабочую среду и решать любые вопросы соответствующим образом.
Храните информацию о страховании на случай безработицы в течение семи лет
Требования к учету страхования на случай безработицы зависят от штата. Однако в некоторых случаях вам может потребоваться хранить эти записи в течение четырех-семи лет. В частности, Вашингтон, округ Колумбия, требует, чтобы предприятия вели эти записи в течение семи лет.
Держите контракты до пяти лет
Если вы работаете с независимыми подрядчиками или третьими лицами, вам также может потребоваться выполнить некоторые требования государственного учета. В Вирджинии предприятия обязаны держать контракты под рукой в течение пяти лет после заключения соглашения. А в некоторых других штатах аналогичные требования предъявляются на срок от трех до четырех лет.
Фото через Shutterstock
2 комментария ▼
