Письма о дипломатической работе просты и вежливы, и стремятся к тому, чтобы получатели не поняли или неправильно интерпретировали информацию. При написании дипломатического электронного письма используйте формальный, точный язык и избегайте эмоциональных слов. Цель состоит в том, чтобы использовать тактичный язык - слова, которые четко передают важные сообщения - не вызывая плохих чувств.
Задавать тон
Установите тон, сосредоточившись на том, как ваши идеи, сообщения или инструкции помогут вашим сотрудникам. Признайте любую связанную с работой борьбу, с которой они сталкиваются, например, технические проблемы или неудачи, и спросите - а не требуйте - когда есть что-то, что вы хотите или нуждаетесь. Например, если вы добавляете больше сотрудников в существующий проект, напишите: «Я знаю, что этот проект вызвал дополнительную нагрузку на вашу команду, поэтому я попросил Джейн Доу помочь с редактированием копии. Сможете ли вы предоставить ей черновик перед выходными? У дипломатического языка есть вежливый тон, который пытается успокоить получателей.
$config[code] not foundДержите это профессионально
Избегайте личных, конфиденциальных или деликатных вопросов, таких как информация о зарплате, кадровые проблемы или внутренние конфликты, в дипломатической электронной почте. Обсуждать только общественные вопросыПредлагает Inc. журнал. Всегда решайте личные или конфиденциальные вопросы лицом к лицу или по телефону, если встреча с глазу на глаз невозможна. Вы никогда не знаете, когда электронная почта может быть передана по офису. Используйте профессиональные приветствия и закрытия, чтобы получатели знали, что переписка связана с работой, а не по своей природе.Например, начните письмо с «Привет», «Привет» или «Доброе утро», а не «Привет», «Йо» или «На мой взгляд».
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемМудро выбирайте слова
Сосредоточьтесь на утверждениях «я», а не на «вы», особенно когда вы обращаетесь к ошибкам, ошибкам или исправлениям в электронном письме, Объясните свои заявления, чтобы получатели получили четкое представление о ваших целях и намерениях. Например, если вы хотите отправить электронное письмо по всей компании о важности соблюдения сроков, напишите: «Моя цель всегда заключалась в соблюдении сроков, чтобы поддерживать прочную базу поддержки клиентов. Своевременность и эффективность - два из моих главных приоритетов. Поэтому, пожалуйста, свяжитесь со мной, если возникнут ситуации, которые могут привести к сложностям в срок ».
Будьте прямыми и конкретными
Будьте честны и откровенны со своей перепиской, чтобы вашим коллегам не приходилось читать между строк или пересматривать то, что вы пытаетесь сказать. Дипломатический язык тактичен, лаконичен и точен, Удалите лишние слова, мысли или идеи, которые могут запутать ваших сотрудников или затормозить вашу электронную почту. Например, если вы хотите сообщить о нарушениях дресс-кода работника в электронном письме учителям, напишите: «Пожалуйста, ознакомьтесь с требованиями дресс-кода в справочнике работника. Никаких шорт, майок или шлепанцев в школьные часы». Адрес электронной почты для "всех сотрудников", чтобы никто не выделен.
