При использовании всех доступных способов коммуникации вы можете подумать, что вашим сотрудникам не потребуется обучение по обмену сообщениями между офисами. Правда состоит в том, что разнообразие вариантов часто затрудняет выбор правильного пути. Установление нескольких правил и лучших практик гарантирует, что сотрудники будут делать правильный выбор, когда в диалоге участвуют несколько офисов. Когда у вас есть четкие протоколы, меньше конфликтов и недоразумений.
$config[code] not foundСоздание политик и процедур
Разработка, написание, пересмотр и публикация политик и процедур формализует фундаментальные взаимодействия, которые происходят в вашей компании. Если вы не уделите время рассмотрению таких ситуаций, нарушения безопасности и проблемы конфиденциальности могут помешать вашей работе. Вам необходимо установить стандарты для того, как вы собираете, обрабатываете, передаете и используете информацию между офисами, используя электронную почту, специальные конверты для почтовой корреспонденции и другие другие ускоренные методы. Позаботьтесь о защите данных персонала и клиентов и убедитесь, что вы соблюдаете требования законодательства. Например, обучите сотрудников обнаруживать подозрительные электронные письма, которые представляют собой фишинг или другие мошеннические действия в Интернете.
Разработка шаблонов
Обучение сотрудников по межведомственной связи должно включать в себя, как использовать шаблоны для электронной почты, информационных бюллетеней, презентаций и другой офисной информации. Создавая стандартный формат, вы обязуетесь использовать логотип компании, шрифты и цвета. Публикация их на корпоративном сайте компании делает их легко доступными для всех сотрудников. Обучение включает в себя описание цели шаблона, как настроить его и использовать.
Проведение ролевых упражнений
Неэффективное межведомственное общение происходит, когда люди не выражают себя ясно, внимательно слушают и полностью уважают друг друга. Проводя упражнения по формированию команды, вы даете своим сотрудникам возможность практиковаться в общении в безопасной обстановке. Например, разделите группу сотрудников из разных мест на пары. Попросите участников подумать о сложном разговоре, таком как увольнение сотрудника. Один человек играет роль менеджера, а другой человек играет роль сотрудника. После пяти минут доставки сообщения попросите участников обсудить разговор и то, что сработало или не помогло процессу. Мы не можем избежать разногласий или переговоров на рабочем месте. Однако, изучая, как расшифровывать шаблоны, которые не способствуют разрешению, мы можем общаться без защиты, прислушиваться к истинному смыслу сказанного, сохранять спокойствие, несмотря на обвинения и гнев, и сосредоточиться на продуктивном решении проблем.
Награждение и признание хороших коммуникаторов
Как только вы создадите шаблоны эффективного общения, увековечите эту тенденцию, поощряя и признавая тех людей, которые распространяют конфликты и сотрудничают. Например, вы можете поощрять игроков команды, которые ответственно используют социальные сети для продвижения продуктов компании, распределяя небольшие жетоны вашей благодарности, такие как подарочные карты, билеты в кино или купоны. Вы также можете публично поблагодарить сотрудников за их способность информировать людей на встречах, мероприятиях и церемониях компании. Например, предоставьте сертификат достижения для лучшего информационного бюллетеня, распространяемого в вашей компании.
