Предприниматели и владельцы малого бизнеса печально известны тем, что не берут отпуск. Согласно индексу малого бизнеса Office Depot Small Business Index, опубликованному в июне 2015 года, шестьдесят шесть процентов владельцев малого бизнеса испытывают трудности с отпуском.
И это позор, потому что спокойный отдых полезен для вашего бизнеса. Вы вернетесь со свежими идеями и новым позитивным настроем. То, что казалось серьезными проблемами или вездесущими заботами, рассматривается в перспективе.
$config[code] not foundВаша личная жизнь тоже выиграет. Так много владельцев бизнеса идут на жертвы и проводят долгие часы каждую неделю. Отпуск - это возможность воссоединиться с вашим супругом и детьми.
Хитрость беззаботного отдыха - правильное планирование. Следуйте этим советам, чтобы подготовиться к отпуску, и вы скоро окажетесь в паре шлепанцев:
1. Назначить заместителя
Вам нужно, чтобы кто-то был ответственным, когда вы уйдете.
Если в вашей компании есть менеджеры, они уже знают свои роли. Если в вашей команде более одного менеджера, и они являются коллегами, это может помочь назначить одного из них ответственным лицом в случае чрезвычайной ситуации.
Примите, что ошибки будут. Убедитесь, что ваш заместитель знает, что он полностью уверен в вас.
Но что, если у вас нет менеджеров? Вот когда вы должны быть более понятными со своими сотрудниками. Они могут нуждаться в специальных инструкциях относительно их полномочий и степени их распространения. Убедитесь, что они знают, когда обратиться к вам.
2. Очистите свою тарелку
Вам не захочется думать о том множестве незавершенных проектов, когда вы копаете пальцы ног в песке с солнцезащитным кремом в одной руке и маргаритой в другой.
Если у вас нет персонала для делегирования, когда вы двигаетесь за дверью, вот как убрать некоторые из этих вещей с вашей тарелки, прежде чем уйти. Просто регистрируйте дополнительный час или два каждый день в течение недели или двух заранее, исключая эти проекты. Это гораздо лучше, чем тащить всю ночь перед тем, как отправиться на пляж за 12 часов.
Если вы прокрастинатор, начните с самой простой задачи. Закончите это - и чувство выполненного долга может просто разозлить вас, чтобы заняться другим проектом. И другой.
Проекты, выполненные раньше срока, радуют клиентов. И счастливые клиенты с меньшей вероятностью заполнят ваш почтовый ящик сообщениями или будут звонить вам по телефону, пока вы пытаетесь расслабиться в раю.
3. Пусть люди знают
Скажите ключевым людям, таким как клиенты и другие, которые привыкли иметь дело с вами лично, что вы будете отсутствовать. Это устанавливает ожидания. Зная это, большинство людей не будут предъявлять срочные требования перед тем, как вы уйдете.
Сообщите им за несколько недель до вашего отъезда. Затем предоставьте еще одно напоминание за несколько дней до того, как вы соберете вещи. Вот пример «отправляемого в отпуск по электронной почте» для отправки клиентам и другим ключевым людям:
«Просто короткая заметка, чтобы напомнить вам, что я буду в отпуске 10-25 августа, наслаждаясь солнечным океаном в Миртл-Бич. По любым вопросам, связанным с продуктом или обслуживанием, Джо может помочь вам по телефону / электронной почте. По всем вопросам, пожалуйста, свяжитесь с Мэри в мое отсутствие по телефону / электронной почте. »
Есть еще одно преимущество - держать клиентов в курсе. Обсуждение ваших планов отдыха делает вас немного более человечными в их глазах. Вы больше не просто владелец бизнеса. Вы и другой человек можете обнаружить, что у вас есть общий интерес к подводному плаванию, например, и вы можете лучше общаться.
4. Обновите ваши сообщения
Некоторым людям нравится создавать автоответчики для своих писем. Таким образом, когда приходит новое электронное письмо, отправитель немедленно получает ответ, что его нет в офисе. Просто адаптируйте сообщение в совете 3 выше.
Для Microsoft Office 365 настройте функцию автоматических ответов. Или используйте функциональность «Правила и шаблоны» для настольных версий Outlook.
В электронной почте GMail и Google Apps есть функция ответа об отсутствии на работе, которую легко настроить.
Не забывайте и свою голосовую почту. Подумайте о том, чтобы оставить записанное сообщение, предупреждающее людей о том, что вы вышли и будете возвращать сообщения медленнее, чем обычно. Вот пример сообщения голосовой почты в отпуске:
«Привет, это я. Спасибо за звонок! Я не в офисе до свидания. Если у вас есть срочные вопросы, позвоните в Бретань по номеру. Она будет рада помочь. В противном случае, пожалуйста, оставьте сообщение, и я вернусь к вам, когда вернусь.
Важно: поместите напоминание в свой календарь, чтобы поменять эти сообщения, как только вы вернетесь. Не будь человеком, у которого все еще есть то старое голосовое сообщение отпуска, играющее недели спустя.
5. План проблем
Не предполагайте автоматически, что в ваше отсутствие все пойдет не так - это не так! Но когда вы готовитесь к отпуску, постарайтесь предвидеть возможные сценарии, которые могут взорваться.
Проинформируйте свою команду. Объясните, что вы будете делать в каждой ситуации.
И уверяйте их, что можно связаться с вами, если они чувствуют, что ситуация за ними.Лучше прервать ваш отпуск на час, чем потратить дни на то, чтобы по возвращении исправить небольшую катастрофу.
6. Укажите номера экстренных служб
Составьте список из двух типов номеров экстренных служб, чтобы дать их ключевым сотрудникам.
Первый набор номеров экстренных служб - ваш собственный, для сотрудников, которым может потребоваться связаться с вами.
Номер мобильного телефона лучше. Дайте альтернативу тоже на случай, если ваш выключен или батарея разряжена - возможно, мобильный телефон вашего супруга.
Укажите, хотите ли вы текст или звонки. Обмен короткими текстовыми сообщениями может быть менее навязчивым, чем голосовой вызов, но более оперативным, чем электронная почта.
Далее в списке контактов в чрезвычайных ситуациях назначьте людей, которые могут ответить на ваши вопросы в ваше отсутствие. В этот список может входить ваш страховой агент, адвокат или ИТ-консультант.
7. Запишите процедуры
Перейдите к важным бизнес-процедурам, которые вы будете делегировать в ваше отсутствие. Например, кому-то другому, кроме вас, может потребоваться открыть магазин утром или закрыть офис ночью. Типичные процедуры, которые запутывают людей, включают:
- установить охранную сигнализацию или отключить ее в случае ее случайного срабатывания,
- проведение транзакций по кредитным картам,
- обработка заработной платы,
- перезагрузка серверов,
- вход в систему с правами администратора для ключевых программных систем или
- все, что человек не привык к обработке.
Попросите сотрудника выполнить процедуры для вас пару раз, прежде чем уйти.
Всегда записывайте процедуры как резервную копию. (Память сложная вещь.)
Краткое видео о том, как вы выполняете ключевые процедуры, может быть даже лучше. Попросите сотрудника использовать его или ее мобильный телефон для записи, чтобы он мог быть удобным переподготовкой.
8. Оплачивайте счета
У неоплаченных счетов есть способ ворчать и вторгаться в наши умы. Кому это нужно?
Оставьте на свой отпуск с чистого листа кредиторской задолженности. Оплачивайте счета-фактуры, выписки по кредитным картам и счета, подлежащие оплате, пока вас нет. Убедитесь, что платежная ведомость настроена на обработку, пока вас нет.
9. Очистите свой календарь
Это может показаться очевидным, но проблема возникает, когда люди пытаются идти по памяти. Или они забывают о повторяющихся телеконференциях и постоянных встречах, которых нет в их календаре.
Собственно проверьте свой календарь - прежде чем уйти. И найдите время, чтобы осознанно подумать о тех постоянных встречах и звонках, чтобы вы могли сказать людям не ожидать вас.
10. Не доступно (много)
Не поддавайтесь искушению взять с собой работу. Если вы приклеены к своему ноутбуку или телефону, это не только испортит ваше время, но и время вашей семьи. Вообразите сварливые лица вашей семьи, когда они сидят и ждут, когда вы отключите телефон, чтобы вы все могли отправиться в поход.
Тем не менее, большинство владельцев бизнеса хотят оставаться на связи. Они просто не хотят так сильно себя увлекать, что это перестает ощущаться как отпуск. Согласно опросу Office Depot Small Business Index, 76% владельцев бизнеса проверяют свои телефоны и электронную почту в отпуске.
Если вам необходимо поддерживать связь с вашим бизнесом, ограничивайте его определенным интервалом времени каждый день. Например, вы можете выделить полчаса каждое утро в 9 часов утра, чтобы отправлять сообщения, которые не могут ждать или зарегистрироваться у сотрудников. По истечении 30 минут дайте себе разрешение играть с чистой совестью.
11. Pack Light Tech
К счастью, благодаря технологиям стало проще, чем когда-либо, оставаться на связи удаленно. Для тех, у кого нет персонала, но все еще нужно выполнять несколько важных задач во время отпуска, мобильные устройства - это находка.
Планшет или даже смартфон могут заменить ноутбук, находясь вдали. Просто потратьте время, чтобы заранее загрузить несколько ключевых мобильных приложений. Хорошее приложение может сделать мобильные транзакции быстрее и проще.
К документам, хранящимся в облаке, можно получить доступ со смартфона или планшета. Если вы не используете облако, перед отправкой важных файлов на флэш-диск отведите несколько минут.
12. Поделитесь воспоминаниями
Помните: немного R и R может принести некоторую ROI (возврат инвестиций).
По возвращении поделитесь своими воспоминаниями с командой на несколько минут. Не для того, чтобы утомлять их или заставлять их чувствовать себя плохо из-за того, что вы были в отпуске, а они не из-за них, а чтобы показать вашу человеческую сторону Это укрепляет отношения с персоналом.
Приятный штрих - принести что-нибудь недорого для членов команды, если это возможно. Коробки из ириски с морской водой, футболки или кофейные кружки повсюду показывают, что вы думаете о своей команде и заботитесь о ней.
Бонусный совет: избегайте социальных сетей «Dead Giveaway»
Хорошо планировать, чтобы «почти» все знали, что вы уезжаете в отпуск. Но сегодня есть большое исключение: сайты социальных сетей. Вот несколько советов по безопасности:
- Не поддавайтесь желанию рассказать всем в Facebook, что вас не будет в течение двух недель. Вы не хотите рисковать тем, что кто-то может ворваться в ваш дом - или в вашу фирму, если у вас нет постоянного персонала - пока вас нет. Грабители, как было известно, контролировали сайты как Facebook.
- Не пользуйтесь «приложениями для регистрации», такими как Foursquare, которые показывают вас в аэропорту или ужинают в отдаленном месте.
- Старайтесь не загружать веселые семейные фотографии из какого-то отдаленного места в Instagram или Twitter, пока вас нет. Сохраните эти фотографии и живописные описания этого прекрасного пляжа на Мауи до вашего возвращения. Фотографии и воспоминания сохранятся. Ваши коллеги, клиенты, друзья и большая семья будут любить слышать о ваших приключениях так же, как когда вы снова благополучно вернетесь домой.
Отпуск Фото через Shutterstock
Ещё в: Мотивационная 2 Комментарии ▼
