Большинство специалистов должны составить официальные деловые письма в какой-то момент своей карьеры. Если вы ищете работу, оставляете работу или общаетесь с клиентом, правильное форматирование и написание делового письма указывают на ваш уровень профессионализма. Чтобы написать такое письмо, следуйте правильному формату и используйте профессиональный язык, отвечая всем необходимым требованиям.
Блок форматирования
Наиболее распространенным форматом формального делового письма является блочный формат. В этом формате весь текст отображается по левому краю с полями в 1 дюйм по всей странице. Написать письмо в этом формате:
$config[code] not found- Введите свой адрес, если только на его фирменном бланке не напечатана печать, в этом случае вы начинаете с даты.
- Пропустите строку, затем добавьте дату.
- Пропустите другую строку и добавьте имя и адрес получателя письма.
- Пропустите другую строку и вставьте приветствие, а затем двоеточие.
- Пропустите другую строку и начните свое письмо.
- После тела письма введите закрытие.
- Пропустите три строки, а затем введите свое имя и заголовок.
Форматирование с отступом
Форматирование с отступом следует аналогичному шаблону для форматирования блока с точки зрения расстояния между разделами. Однако есть некоторые различия с выравниванием секций:
- Введите свой адрес и дату с левым краем линий, выровненных по центру страницы. Опять же, если вы используете печатный бланк, не вводите свой адрес заново.
- Пропустите строку и введите имя и адрес получателя. Они должны быть вровень влево, как в стиле блока.
- Сделайте отступ каждого абзаца тела буквы на полдюйма с одним пробелом между абзацами.
- Введите закрывающую и подписную строки так, чтобы они совпадали с адресом и датой вверху страницы, а левый край был выровнен по центру страницы.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемСодержание письма
Как правило, официальное деловое письмо можно разделить на пять отдельных частей:
- Введение, которое говорит получателю о чем письмо.
- Повод для написания.
- Информация о любых вложениях.
- Дополнительные замечания или заявления.
- Закрытие, которое ссылается на будущий контакт.
Например, если вы пишете для продолжения информационного интервью, вы должны начать с ссылки на собрание и сказать, что вы пишете для продолжения. Если вы отправляете документы, такие как копия вашего резюме или образец письма, отметьте это в письме; например, «Как мы уже говорили, я приложил копию статьи, для которой я написал XYZ Journal о маркетинговой тактике ». В завершение подтвердите, что вы высоко оценили встречу и что вы будете оставаться на связи во время поиска работы. Избегайте использования каких-либо сокращений или сленга в вашем письме и тщательно вычитайте их перед отправкой.
Особые соображения
Если кто-то другой печатает письмо за вас, укажите это в строке под строкой подписи. Пропустите строку, а затем введите свои инициалы заглавными буквами, затем косую черту и инициалы машинистки в нижнем регистре.
Если вы включаете вложения в своем письме, предупредите получателя, добавив примечание внизу письма. Пропустите две строки из строки подписи или одну из строки машинистки. Введите «Enclosures», а затем укажите число вложений в скобках или двоеточие, а конкретные вложенные элементы перечислены в отдельных пронумерованных строках, например, Enclosures: 1. Resume 2. Writing Sample.
Если вы отправляете копию письма кому-то еще, включите также строку CC. После строки вложений пропустите строку. Введите CC, затем двоеточие и имя дополнительного получателя. Если есть несколько человек, включите каждое имя в отдельной строке.
Наконец, выберите консервативный и легкий для чтения шрифт. Times New Roman или Arial в 10 или 12 баллов являются наиболее распространенным выбором для деловых писем.
